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業務自動化

最終更新: 2026年8月2日 ／ 初出: 2026年8月2日

医療機関の医薬品在庫管理をZapierで自動化 — 在庫切れ時に自動発注するレシピ

医療・ヘルスケア の業務自動化レシピ
業種医療・ヘルスケア
ツールZapier
難易度★★☆ 中
設定時間約 45 分

診療所やクリニックでは、医薬品の在庫確認と発注が担当者の負担になりがちです。Google スプレッドシートとZapierを組み合わせれば、在庫数が発注点を下回った際に通知や発注メールを送れます。この記事では、45分程度で試せる構成と、医療機関で欠かせない確認事項を紹介します。

読了時間：約12分

この記事のポイント

編集長の見解: Zapierは、在庫管理の判断を置き換える道具ではありません。まずは在庫数の通知と発注内容の下書きに限定し、薬剤師や責任者が確認してから送信する運用が現実的です。月額費用を抑えながら、発注漏れの早期発見を試せる点に価値があります。

📋 在庫管理の現状と課題

医薬品の在庫管理には、一般的な物品管理とは異なる注意点があります。まず、現場で起こりやすい課題を整理しましょう。

手作業で起こりやすい問題

診療所やクリニックでは、次のような作業を手で行うことがあります。

課題現場で起こること想定されるリスク
発注漏れ忙しい日に確認が後回しになる欠品に気づくのが遅れる
過剰発注使用量を確認せず多く発注する期限切れによる廃棄
棚卸しの負担月次確認に長時間かかる診療業務を圧迫する
属人化担当者だけが状況を把握する休暇や退職で運用が止まる

医薬品には有効期限があります。期限切れ在庫は廃棄が必要になるため、数量だけでなく期限も確認しなければなりません。

また、温度・湿度・光などの保管条件が定められている品目もあります。在庫数の自動記録だけで、保管状態を管理できるわけではありません。

欠品は、患者さんの治療計画に影響する可能性があります。代替薬への変更には、医師の判断と患者さんへの説明が必要です。

中小規模の医療機関が抱える制約

診療所やクリニックでは、次のような制約があります。

⚠️ 警告: 自動化は、正しい在庫データがあって初めて機能します。記録漏れが続けば、発注漏れや過剰発注は防げません。導入前に「誰が、いつ、どの項目を更新するか」を決めてください。

次は、Google スプレッドシートとZapierを使った全体の流れを確認します。

🔄 Zapierで作る在庫管理の流れ

基本フロー

自動化の流れは、次の4段階です。

Zapierによる在庫管理自動化の全体フロー
1. 在庫データを更新

スタッフが使用数や補充数をスプレッドシートに記録します。

2. 更新を検知

Zapierがスプレッドシートの更新を受け取ります。

3. 条件を確認

現在庫数が発注点以下かを確認します。

4. 通知・発注下書きを作成

仕入先と院内担当者に通知し、発注前の確認に回します。

必要なツールと費用

特別な在庫管理システムを使わず、既存のツールから始められます。

区分ツール例役割月額費用の目安
在庫台帳Google スプレッドシート / Excel在庫数を記録・管理無料から
自動化基盤Zapier更新検知と通知無料〜月額 $19.99
メールGmail / Outlook通知・発注メール無料から
在庫管理システムZoho Inventoryなど複数拠点などに対応月額 ¥3,000程度から

Zapierの有料プランは、2026年8月時点の表示価格を基準に月額 $19.99、約 ¥3,000としています。円換算額は為替レートで変わるため、契約前に公式料金ページで確認してください。

💡 編集部のヒント: 最初はGoogle スプレッドシート、Gmail、Zapier無料プランの組み合わせが現実的です。無料プランで作業量を確認し、通知回数が増えた段階で有料プランを検討すると、初期費用を抑えられます。

他の方法との比較

方法導入コスト柔軟性必要なITスキル編集部の評価
Zapier + スプレッドシート低高中程度小規模施設の試行向き
専用在庫管理システム中〜高中低〜中品目や拠点が多い施設向き
医療機関向け基幹システム高低〜中低〜中既存システムとの連携を優先
完全手作業低低不要記録漏れ対策が必要

Zapierの利点は、スプレッドシートやGmailを継続利用できることです。一方、医療機関では個人情報や発注承認の扱いを確認し、機密性の高い情報を必要以上に外部サービスへ渡さない設計が必要です。

次は、在庫数の更新を通知につなげる具体的な設定を説明します。

🔧 レシピ: 在庫点を下回ったら通知する

ここでは、在庫数が発注点以下になったときに、発注前の確認メールを作成する流れを紹介します。最終的な発注判断は、薬剤師または責任者が行います。

ステップ1: 在庫台帳を作る

Google スプレッドシートに、次の列を用意します。

医薬品コード医薬品名現在庫数発注点発注数量仕入先担当者メール
MED-001ロキソプロフェン錠60mg120100500株式会社ABC薬品order@abc-pharma.jp
MED-002アムロジピン錠5mg4550300株式会社XYZ薬品order@xyz-pharma.co.jp
MED-003セレコキシブ錠100mg8080200株式会社ABC薬品order@abc-pharma.jp

列の役割は次のとおりです。

発注点は、納品までに使う数量と安全在庫をもとに決めます。たとえば、1日10錠を使い、納品まで3日かかる場合は、30錠に安全在庫20錠を加え、発注点を50錠とします。

編集長の見解: 自動化の成否は、台帳の設計で決まります。発注点と発注数量を品目ごとに決め、最終確認者も明記してください。発注点だけを自動判定し、発注数量や代替薬の判断は人が行う構成が安全です。

ステップ2: 更新を検知する

Zapierで「Google Sheets」を選び、更新された行を検知する設定にします。

  1. Zapierにログインし、「Create Zap」を選択
  2. トリガーアプリで「Google Sheets」を選択
  3. 「New or Updated Spreadsheet Row」を選択
  4. 対象のスプレッドシートとワークシートを指定
  5. 「Test Trigger」でテストする

次に、フィルターを追加します。

条件の例は次のとおりです。

現在庫数 <= 発注点

同じ行が何度も更新される場合は、重複通知を防ぐ仕組みも検討します。たとえば、「通知済み」列や「最終通知日時」列を追加し、確認済みの行を再送しない設計にします。

ステップ3: 発注前の確認メールを送る

アクションにはGmailなどのメールサービスを指定します。自動で確定発注するのではなく、院内担当者が確認できるメールにする方法が安全です。

Zapierの差し込み項目は、管理画面で表示されるフィールドを選択して挿入します。記事本文で表示する場合は、次のようにHTMLエンティティで記述します。

件名: 【確認依頼】&#123;&#123;医薬品名&#125;&#125; の在庫が発注点以下です

現在庫数: &#123;&#123;現在庫数&#125;&#125;
発注数量: &#123;&#123;発注数量&#125;&#125;
仕入先: &#123;&#123;仕入先&#125;&#125;

この記述は、画面上では {\{医薬品名}} のように表示されます。Zapierの設定画面では、手入力せず、対象列を選択して差し込む方法を推奨します。

台帳の列メールに表示する内容
医薬品名品目名
現在庫数現在の数量
発注数量発注候補の数量
仕入先発注先の名称

ステップ4: テストして運用を始める

本番運用の前に、次の順で確認します。

  1. テスト用の行を作成する
  2. 宛先を自分のメールアドレスにする
  3. 件名、本文、数量、品目名を確認する
  4. 発注点を上回る行で通知されないことを確認する
  5. 院内担当者が承認してから仕入先へ送る

⚠️ 警告: テストメールが実際の仕入先へ届かないよう、テスト用の宛先を使ってください。Zapierのテスト機能では、実際に送信される操作と、データだけを確認する操作を区別します。送信前に宛先を確認し、発注確定の権限を自動化に持たせない運用から始めましょう。

複数品目への応用

複数の医薬品を管理する場合は、同じシートに行を追加します。発注点と発注数量を品目ごとに設定すれば、同じZapで判定できます。

方法利点注意点編集部の評価
1つのシートに行を追加設定が増えにくい列の入力ルールが必要小規模施設に向く
品目ごとにZapを作成条件を細かく設定できる管理するZapが増える特殊な条件向き
専用システムへ移行期限や拠点を管理しやすい費用と導入作業が必要品目が多い施設向き

まずは主要品目だけで試し、記録と承認の流れが定着してから対象を広げると、現場の負担を抑えられます。

次は、導入に必要な時間と費用を確認します。

⏱️ 導入ステップと所要時間

基本設定は、担当者が台帳を準備できれば45分程度で始められます。テスト運用は1週間ほど取り、通知の重複や入力漏れを確認してください。

在庫管理自動化の導入スケジュール

ステップ1: 在庫リストの整理（30分）

対象品目を洗い出し、発注点、発注数量、仕入先、担当者を設定します。

ステップ2: アカウントと連携の準備（15分）

Zapierを登録し、Google スプレッドシートとGmailを連携します。

ステップ3: Zapの設定（30分）

更新検知、条件判定、確認メールを設定します。

ステップ4: テスト運用（1週間）

テストデータで確認し、実際の運用で問題がないかを確認します。

ステップ5: 本格運用

担当者と承認者を決め、運用ルールを周知します。

導入コスト

項目費用の目安備考
Zapier無料プラン月100タスクまで無料小規模施設の試行向き
Zapier有料プラン月額 $19.99、約 ¥3,0002026年8月時点の表示価格を基準
Google スプレッドシート無料からGoogleアカウントで利用可能
Gmail無料から通知用に利用可能
初期設定担当者の作業時間台帳準備とテストが必要

Zapierの料金やタスク上限は変更されることがあります。契約前にZapier公式料金ページを確認してください。

💡 編集部のヒント: 月100タスクを超えるかは、更新回数で確認します。たとえば、1日5回の更新を30日続けると、単純計算で150回です。通知や追加処理が増える場合もあるため、Zapierの使用状況を毎週確認してください。

導入前に決めること

次は、導入後に起こりやすい失敗と対策を確認します。

⚠️ 失敗パターンと注意点

Zapierの設定は比較的シンプルですが、運用には注意が必要です。ここでは、診療所やクリニックで起こりやすい問題を紹介します。

失敗パターン1: 台帳の更新が遅れる

在庫を使っても記録しなければ、実在庫と台帳の数字がずれます。自動化は、入力されたデータをもとに動くためです。

対策として、使用時に更新するルールを決めます。月1回の実地棚卸しも行い、台帳との差を確認してください。

失敗パターン2: 発注メールの誤送信

仕入先のメールアドレスや差し込み項目を間違えると、誤送信につながります。最初は、院内担当者へ確認メールを送り、承認後に仕入先へ送る構成にします。

テストでは、自分のメールアドレスを使います。件名、品目名、数量、宛先を確認し、誤送信時の連絡手順も決めておきましょう。

失敗パターン3: 法令確認が不足する

医薬品の管理には、薬機法などの法令が関係します。自動化の仕組みが薬機法上の業務を直接担うとは限りませんが、自動化自体がすべての法令の対象外になるわけではありません。

個人情報保護法、医療法、契約上の守秘義務などが関係する可能性もあります。患者さんの氏名、診療情報、処方情報などをZapierやメールへ渡さない設計にしてください。

対策は次のとおりです。

⚠️ 重要な注意: 本記事は法的助言ではありません。Zapierで扱う情報を在庫管理に必要な範囲へ限定し、発注の最終承認、受入時の検品、保管状態の管理は人が行ってください。薬機法だけでなく、個人情報保護法や医療法など、関係する法令・契約も確認しましょう。

失敗パターン4: 無料プランの上限に達する

在庫更新の回数が多いと、月100タスクの上限に達することがあります。更新回数を30日分で見積もり、実際の使用状況と比較してください。

上限が近い場合は、有料プランへの変更や、通知対象を発注点以下の行に絞る方法を検討します。

失敗パターン5: 担当者の変更で止まる

担当者だけが操作方法を知っていると、異動や退職で運用が止まります。入力方法、動作確認、エラー時の連絡先を簡単な手順書にまとめてください。

担当者を複数人にし、月1回はZapierの動作履歴を確認すると、異常に気づきやすくなります。

次は、導入前に確認したい質問へ回答します。

❓ よくある質問

Q1: 在庫台帳は何を使えばよいですか？

最初はGoogle スプレッドシートで試せます。Zapierと連携しやすく、追加費用を抑えられるためです。

在庫量や拠点が増えた場合は、クラウド在庫管理ツールを比較してください。複数拠点、期限、ロットを細かく管理する場合は、専用システムの方が適することがあります。

Q2: Zapierの費用はどのくらいですか？

無料プランでは月100タスクまで利用できます。小規模施設でも、更新回数が多いと上限に達するため、使用状況を確認してください。

有料プランは、2026年8月時点の表示価格を基準に月額 $19.99、約 ¥3,000です。円換算額やプラン内容は変わる可能性があるため、契約前にZapier公式料金ページを確認してください。

Q3: 複数拠点で管理できますか？

可能です。拠点ごとにシートを分ける方法と、1つのシートに「拠点」列を追加する方法があります。

後者では、拠点と在庫数を条件にして通知できます。ただし、権限設定や情報の共有範囲を確認してから運用してください。

Q4: 法令上の問題はありませんか？

在庫管理の通知を自動化するだけで、薬機法上の判断を自動化できるわけではありません。さらに、薬機法の対象外であっても、個人情報保護法や医療法など、別の法令が関係する可能性があります。

患者さんの情報を含めず、在庫数や発注候補だけを扱う構成にしてください。発注の最終承認と受入検品は、薬剤師または責任者が行います。

Q5: スタッフの入力を定着させるには？

次の3点から始めます。

  1. 入力を簡単にする: 使用した場所で入力できるよう、共有端末やスマートフォンの利用を検討する
  2. タイミングを決める: 使用直後、または診療終了前など、具体的なルールにする
  3. 更新状況を見る: 「最終更新日時」列を追加し、記録漏れを確認する

Google スプレッドシートは、スマートフォンのアプリからも編集できます。実際の業務に合う入力方法を選んでください。

Q6: 発注メールが届かない場合はどうしますか？

次の順で確認します。

  1. Zapierの履歴: Zapが正常に動いたかを確認する
  2. フィルター条件: 現在庫数が発注点以下かを確認する
  3. Gmailの送信済みフォルダー: メールが送信されているかを見る
  4. 宛先と列名: 仕入先メールと差し込み項目を確認する
  5. 重複通知の設定: 通知済み列や最終通知日時を確認する

Q7: 有効期限の管理もできますか？

可能です。台帳に「有効期限」列を追加し、期限が近い品目を通知する方法があります。

期限管理は、品目のルールや施設の手順に合わせて設計してください。自動通知だけで廃棄や使用可否を決めないことが重要です。

📚 出典・参考情報

編集部メモ: 本記事のレシピは、診療所やクリニックの在庫管理を想定した一般的な例です。導入前に、自院の業務フロー、情報管理、契約、関係法令を確認してください。発注点と発注数量は、使用量や納品までの日数をもとに設定し、導入後も定期的に見直しましょう。

小さな品目から通知と確認の流れを試し、現場で安全に運用できることを確認してから対象を広げるのが、無理のない始め方です。

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Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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