子育て支援講座の参加者フォローを自動化 — 受講後アンケートをZapierで集計し、次回案内を自動配信するレシピ
子育て支援講座の終了後は、アンケート集計や次回案内の送付に時間がかかります。Zapierを使えば、Googleフォームの回答を記録し、回答内容に応じたメールを自動で送れます。自治体や団体の担当者が、導入前に確認すべき費用、個人情報、運用手順まで整理します。
📌 この記事のポイント
- Zapierの基本構成（きっかけと処理）を子育て支援講座のフォロー業務に当てはめて理解できます
- Googleフォーム回答→スプレッドシート記録→メール送信の流れを設定できます
- 個人情報を扱う際の確認事項を把握できます
- 初期設定を含めて約2時間で、月数時間の手作業を減らす考え方がわかります
- 回答内容に応じた条件分岐で、案内の送り分けができます
- 担当者の異動後も引き継ぎやすい仕組みを作れます
編集長の見解: 子育て支援の現場では、定型業務まで手作業にすると、参加者と向き合う時間が減ります。アンケートの記録や案内メールは、一定の条件で自動化しやすい業務です。ただし、個人情報を扱うため、自治体や団体の情報管理担当者に確認してから導入してください。
🎯 このレシピで解決できる課題
子育て支援講座では、終了後のフォローに共通した負担があります。まずは、Zapierで改善を検討できる課題を整理します。
課題1: 受講後アンケートの回収率が低い
紙のアンケートは、その場で記入されないと回収しにくくなります。講座終了後に「後で送る」となり、そのまま未回答になることもあります。
紙配布の回収率は5〜7割程度にとどまるケースがあります。これは一般的な傾向で、講座の内容や対象者によって変わります。
Googleフォームなら、講座終了時にスマートフォンから回答できます。QRコードを配布すれば、回答のきっかけを作れます。フォーム方式で9割以上の回答が集まる場合もありますが、結果は運用方法や参加者の属性によって変動します。
課題2: アンケート集計に時間がかかる
紙のアンケートは、自由記述の確認や項目別の集計に時間がかかります。1回の講座で2〜3時間かかる想定なら、翌週まで作業が残る可能性があります。
Zapierでスプレッドシートへ記録すれば、回答を自動で一覧化できます。担当者は、講座終了後に内容を確認し、次回企画の改善へ移りやすくなります。
課題3: 次回案内の送付が遅れる
講座終了後の案内を手作業で送ると、1〜2週間後になる場合があります。参加者の関心が高い時期に案内を届けられない点が課題です。
自動化すれば、回答後の数分以内に案内を送る設定もできます。ただし、送信前の確認や、参加者が案内を希望しているかの確認は必要です。
課題4: 担当者が変わると手順がわからない
自治体では、3〜5年周期の異動が行われることがあります。これは組織や部署によって異なる傾向です。
手作業の手順が担当者の記憶に頼っていると、引き継ぎ時に抜け漏れが起きます。Zapierの設定と手順書を残せば、後任者が仕組みを確認しやすくなります。
⚠️ 注意: 自動化は、アンケート設計やメール文面の問題まで解決するものではありません。まずは現在の作業を書き出し、定型化できる範囲を見極めてください。
次は、このレシピで使う処理の順番を確認します。
🔄 自動化の全体像（3ステップ）
このレシピは、次の3段階で構成します。
ステップ1: アンケート作成 受講後アンケートをGoogleフォームで作成します。次回参加意向を尋ねる設問を入れます。
ステップ2: 自動記録 Zapierが新しい回答を検知し、Googleスプレッドシートへ記録します。
ステップ3: 条件分岐と案内 回答内容に応じて、次回講座の詳細や追加情報をメールで送ります。
Googleフォームの回答を記録し、条件に応じて案内を送る流れ
ステップ1: 受講後アンケートをGoogleフォームで作成
まず、受講後アンケートをGoogleフォームで作成します。次回参加意向は、メールの送り分けに使うため、必須項目にします。
| 設問 | 形式 | 必須・任意 | 目的 |
|---|---|---|---|
| お名前 | 記述式 | 任意 | 回答者を確認するため |
| メールアドレス | 記述式 | 必須 | 次回案内を送るため |
| 講座の満足度 | 選択式（5段階） | 必須 | 講座の品質を確認するため |
| 次回講座への参加意向 | 選択式 | 必須 | 案内の送り分けに使うため |
| 自由記述（感想・改善点） | 記述式 | 任意 | 講座改善のヒントを得るため |
ステップ2: Zapierで回答をスプレッドシートに記録
Zapierのきっかけに「Googleフォームの新規回答」を設定します。処理に「Googleスプレッドシートへ行を追加」を設定すると、回答が自動で蓄積されます。
ステップ3: 回答内容に応じて案内を送る
ZapierのFilter機能を使うと、条件に合う回答だけを次の処理へ進められます。
- 「参加したい」: 日時、場所、申込リンクを含む詳細案内
- 「検討中」: 講座の概要や参加メリットを伝える追加情報
- 「参加しない」: 次回案内を送らない、または今後の案内だけ送る
💡 ポイント: この流れを一度作れば、次回以降はフォームやメール文面を調整して使えます。ただし、設問を変更したときは、Zapier側のテストと項目の再確認が必要です。
3段階の流れを確認したら、実際の設定に進みます。
⚙️ Zapierの具体的な設定手順
ここでは、Zapierを初めて使う担当者向けに設定手順を説明します。フォーム作成や確認を含めると、初回は約2時間を見込んでください。Zapier上の設定作業だけなら、約60分が目安です。
事前準備
設定前に、次のものを準備します。
| 準備物 | 内容 | 目安時間 |
|---|---|---|
| Googleアカウント | フォームとスプレッドシートの利用に必要 | — |
| Zapierアカウント | 無料プランで開始可能。2026年5月時点では月間100タスクまで | 5分 |
| Googleフォーム | 受講後アンケートを作成しておく | 30分 |
| 案内メールの文面 | 参加意向別に2〜3パターン用意する | 30分 |
設定手順の全体像
ステップ1: Zapierにログインして「Create Zap」を選ぶ
Zapierの画面にログインし、「Create Zap」を選びます。画面が英語の場合は、ブラウザーの翻訳機能を利用できます。
ステップ2: きっかけに「Google Forms」を選ぶ
「Trigger」の検索欄に「Google Forms」と入力します。イベントは「New Response in Google Forms」を選びます。これは、Googleフォームに新しい回答が追加されたときに動く設定です。
ステップ3: Googleフォームを連携する
「Sign in」からGoogleアカウントを連携します。対象フォームを選び、「Test trigger」で動作を確認します。事前に自分でテスト回答を1件送っておくと進めやすくなります。
ステップ4: 「Google Sheets」を追加する
「＋」から「Google Sheets」を追加します。イベントは「Create Spreadsheet Row」を選び、回答を記録するスプレッドシートを指定します。回答項目を各列に割り当ててください。
ステップ5: Filterで条件分岐を設定する
「Filter」を追加し、次回参加意向が「参加したい」の場合だけ次へ進むよう設定します。「検討中」向けにも別の条件を用意します。
ステップ6: Gmailで自動送信を設定する
Filterの後にGmailを追加し、「Send Email」を選びます。宛先にフォームのメールアドレスを指定し、本文に案内文を入力します。テスト送信後にZapを有効化します。
きっかけ設定の確認項目
きっかけは、Googleフォームの新規回答です。次の項目を確認してください。
- 対象フォーム: 受講後アンケート用のフォームを選ぶ
- テスト回答: フォームからテスト回答を送る
- 回答項目: Zapier上で項目が正しく読み込まれているか確認する
Googleスプレッドシートに回答を追加する
Googleスプレッドシートへの記録は、次の順番で設定します。
- 「Google Sheets」を追加する
- 「Create Spreadsheet Row」を選ぶ
- スプレッドシートとワークシートを指定する
- 回答項目を各列に割り当てる
列は、次のように設計すると確認しやすくなります。
| 列 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| A | タイムスタンプ | 2026/05/10 14:32:05 |
| B | メールアドレス | example@example.com |
| C | 満足度 | 5 |
| D | 次回参加意向 | 参加したい |
| E | 自由記述 | とても参考になりました |
| F | 送信状況 | 送信済み |
送信状況の列を設けると、送信済みの人を確認しやすくなります。誤送信や二重送信の確認にも役立ちます。
Gmailで案内を自動送信する
Gmailの送信は、条件分岐の後に設定します。
- Filter（参加したい）: 次回参加意向が「参加したい」の場合だけ通す
- Gmail送信: 次回講座の詳細案内を送る
- Filter（検討中）: 次回参加意向が「検討中」の場合だけ通す
- Gmail送信: 講座の概要や追加情報を送る
⚠️ エラー対応: メール送信の失敗に備え、エラー通知を設定してください。ZapierのTask Historyで成功・失敗を確認し、必要に応じて手動送信へ切り替えます。画面上の機能名や設定方法は変更されることがあるため、最新の公式情報も確認してください。
Filterで参加意向別に送り分ける
Filterは、条件を満たす回答だけを次の処理へ進める機能です。「Only continue if…」で、次のように設定します。
- 「Filter」を選ぶ
- フィールドに「次回参加意向」を指定する
- 条件を「テキストと一致」にする
- 値に「参加したい」と入力する
- 後続処理にGmailを配置する
「検討中」には別のFilterとメールを用意します。「参加しない」には案内を送らない設定もできます。
送信失敗を確認する方法
Zapierでは、タスクが失敗したときに通知を受け取れる場合があります。次の方法を組み合わせて確認してください。
- Task History: ダッシュボードで成功・失敗を確認する
- エラー通知メール: 利用できる通知設定を確認する
- 定期確認: 週1回を目安に履歴を確認する
💡 運用のコツ: 無料プランでは履歴の保持期間などに制限がある場合があります。エラー確認の頻度を決め、送信漏れがあった場合の手動対応も事前に用意してください。
設定ができたら、次に削減できる作業時間と導入効果を試算します。
📈 経営者・担当者が得られる効果
この自動化を検討する際は、削減時間だけでなく、導入後に何へ時間を振り向けるかも確認します。
月間の手作業時間を約5時間削減
編集部の試算では、月1回の講座、参加者50名、回答率9割を前提にすると、次の削減効果が見込まれます。実際の時間は、講座の規模や運用方法によって変わります。
| 業務内容 | 自動化前 | 自動化後 | 削減時間 |
|---|---|---|---|
| アンケート集計 | 2時間 | 10分（確認のみ） | 1時間50分 |
| 次回案内の送付 | 3時間 | 10分（文面確認のみ） | 2時間50分 |
| データ整理・名簿管理 | 1時間 | 自動記録と確認 | 1時間 |
| 合計 | 6時間 | 20分 | 約5時間40分 |
※編集部の試算です。実際の所要時間は、講座の規模や参加者数によって変わります。
この時間を、講座内容の改善や参加者との対話に充てられます。
回答を集めやすくする
Googleフォームでは、次の工夫で回答のきっかけを作れます。
- スマートフォン対応: 講座終了時にその場で回答できる
- QRコード: 講座資料に載せて、自宅からも回答できるようにする
- リマインド: 未回答者へフォームのURLを案内する
紙とフォームでは結果が異なります。回収率は講座の内容や対象者、案内方法によって変わるため、自団体の実績で確認してください。
次回講座への参加を後押しする
回答後に案内を送れば、講座終了後の関心が残っているうちに情報を届けられます。
- 参加意向が高い人: 日時や申込方法を早く案内する
- 検討中の人: 講座内容や参加方法を補足する
- 案内を希望しない人: 不要なメールを送らない
自動配信は参加率を約束するものではありません。案内内容や開催条件なども、参加判断に影響します。
異動後も引き継ぎやすい
自治体では、人事異動により担当者が変わることがあります。Zapierの設定、フォーム、スプレッドシートの権限と手順書を整理しておくと、引き継ぎが進めやすくなります。
- 手順の確認: Zapierの設定から処理の流れを確認する
- 属人化の抑制: 手作業の方法を担当者の記憶だけに頼らない
- 改善の継続: 後任者が文面や条件を見直せるようにする
編集長の見解: この自動化の価値は、削減時間そのものではありません。定型業務を減らし、参加者への対面支援や講座の改善に時間を使える点にあります。
効果を得るには、個人情報と送信ミスへの備えが欠かせません。次に、導入時の失敗を防ぐ方法を確認します。
⚠️ 編集部の警告（失敗パターン）
自動化は便利ですが、導入前に確認すべき点があります。特に自治体や団体では、個人情報と権限管理を優先してください。
失敗パターン1: 個人情報の確認が不足する
氏名やメールアドレスを扱う場合は、クラウドサービスの利用条件を確認します。必要な情報だけを収集し、保存期間や閲覧権限も決めてください。
回避策は次のとおりです。
- GoogleフォームとZapierの利用規約、プライバシーポリシーを確認する
- 自治体の個人情報保護に関する規程や手続きを確認する
- 外部サービスの利用について、情報管理担当部署に相談する
- アンケートで収集する情報を必要最小限にする
⚠️ 重要: 自治体では、個人情報を外部サービスで扱う際に、内部規程に基づく手続きが必要な場合があります。導入前に情報管理担当部署へ相談し、指示に従ってください。
失敗パターン2: メールを誤送信する
テストをせずに本番運用を始めると、宛先や文面の誤りに気づけません。個人情報を含むメールでは、誤送信が重大な問題につながる可能性があります。
次の対策を行います。
- 自分宛てにテスト送信する
- 本番前に少人数で試験運用する
- 担当者と上司など、2人で文面と宛先を確認する
失敗パターン3: 無料プランの上限を超える
Zapierの無料プランは、2026年5月時点で月間100タスクまでです。参加者数だけでなく、1回答に対して何個の処理を実行するかを確認してください。
月間の回答数と処理数を見積もり、上限を超えそうな場合は、有料プランを検討します。2026年5月時点の有料プランは、月額$19.99からと案内されています。料金や上限は変更される可能性があるため、利用前にZapierの料金ページで確認してください。
失敗パターン4: 設問設計が不十分になる
次回参加意向が任意だと、条件分岐に使える回答が空欄になることがあります。選択肢の表記が揺れると、Filterの条件に一致しない場合もあります。
- 次回参加意向を必須にする
- 選択肢の表記を統一する
- 自動配信の条件を決めてからフォームを作る
- 設問を変更したら、必ずテストする
失敗パターン5: エラー時の対応を決めていない
タスクの失敗に気づけないと、参加者への案内が遅れます。エラー通知の確認方法と、手動送信への切り替え手順をあらかじめ決めてください。
💡 編集部の推奨: 目指すのは、失敗しない仕組みではありません。失敗を早く見つけ、手動対応へ切り替えられる仕組みです。
リスクへの対策を決めたら、少人数で試しながら本番へ移行します。次は、初日から1週間の進め方です。
🗓️ 導入ステップ（初日から1週間）
いきなり全参加者へ展開せず、準備、テスト、試験運用の順で進めます。
Day 1: GoogleフォームとZapierを準備（30分）
受講後アンケートを作成し、次回参加意向の設問を入れます。同時にZapierのアカウントを準備します。
Day 2: きっかけと処理を設定（60分）
Googleフォームの新規回答をきっかけにし、スプレッドシートへの記録、Filter、Gmail送信を設定します。
Day 3: テスト送信と動作確認（30分）
自分宛てにテスト回答を送り、記録とメール送信が正しく動くか確認します。問題があれば本番前に修正します。
Day 4〜7: 少人数で試験運用
5名程度を目安に試験運用します。参加者からの問い合わせや送信状況を確認し、問題がなければ本番へ移行します。
導入時のチェックリスト
| 確認項目 | 確認内容 | 完了 |
|---|---|---|
| フォーム設問 | 次回参加意向が必須になっているか | ☐ |
| 個人情報 | 情報管理担当部署に確認したか | ☐ |
| メール文面 | 参加意向別に2〜3パターン作ったか | ☐ |
| テスト送信 | 自分宛てに送信して確認したか | ☐ |
| エラー通知 | エラー時の確認方法を決めたか | ☐ |
| 引き継ぎ資料 | Zapierの設定内容を文書化したか | ☐ |
💡 ポイント: 引き継ぎ資料には、フォーム、スプレッドシート、条件分岐、メール文面を記録します。設定画面のスクリーンショットを添えると、後任者が確認しやすくなります。
導入の流れを決めたら、費用や連携先など、現場で出やすい疑問を確認しましょう。
❓ よくある質問
Q1: 無料プランで足りますか？
2026年5月時点のZapier無料プランは、月間100タスクまでです。参加者50名で、回答の記録とメール送信をそれぞれ1タスクと数える設定なら、合計100タスクになります。
ただし、1回答に複数の処理を設定すると、必要なタスク数が増えます。タスクの計算方法はプランや設定によって異なるため、利用前にZapierの料金ページと公式ヘルプを確認してください。
有料プランは、2026年5月時点で月額$19.99からと案内されています。上限を超える可能性がある場合は、料金と必要なタスク数を比較して判断しましょう。
Q2: Gmail以外のメールサービスは使えますか？
Zapierでは、Gmail以外のメールサービスを連携先にできます。
- Outlook / Office 365: Microsoft製品を使う自治体向け
- Mailchimp: 多数の参加者へ一括配信したい場合
- SendGrid: 別途設定が必要ですが、大規模な配信向け
対応状況や機能制限は変わる場合があります。導入時は、各サービスとZapierの公式情報を確認してください。
Q3: 回答の集計だけならExcelでもよいですか？
集計だけなら、Excelでも対応できます。Zapierは、回答の記録から案内メールの送信までをつなげたい場合に向いています。
- 転記作業を減らせる: 回答を自動で記録できる
- 案内までつなげられる: 集計後の送信も自動化できる
- 回答を早く確認できる: 講座終了後に一覧を確認しやすい
集計だけが目的ならExcel、自動記録と案内まで行うならZapierという考え方で比較してください。
Q4: 回答データはどこに保存されますか？
回答データは、主に次の2箇所に保存されます。
- Googleフォームの「回答」タブ
- Zapierが記録するGoogleスプレッドシート
Googleアカウント内で管理する場合でも、自治体や団体の規程に沿った権限設定が必要です。保存期間、閲覧者、削除方法を導入前に決めてください。
Q5: 担当者が異動したら設定はどうなりますか？
Zapierの設定はクラウド上に保存されます。ただし、担当者変更後も運用できるよう、次の準備が必要です。
- アカウント管理: 組織のルールに沿って管理者を設定する
- 権限確認: Googleフォームとスプレッドシートの権限を引き継ぐ
- 文書化: 設定内容、送信条件、停止方法を手順書に残す
Q6: スマートフォンから設定や確認はできますか？
Zapierのダッシュボードは、スマートフォンのブラウザーから確認できる場合があります。タスクの状況確認などはスマートフォンで行えることがありますが、機能や表示は環境によって異なります。
Filterの変更や新しい処理の追加は、パソコンのブラウザーで行う方が操作しやすいでしょう。最新の対応状況は、Zapierの公式情報を確認してください。
Q7: フォームの設問を変更したら、Zapierも更新が必要ですか？
設問を変更した場合は、Zapier側の項目も確認します。
- Googleフォームの設問を変更する
- Zapierのきっかけ設定で新しい回答を取得する
- スプレッドシートの列との割り当てを確認する
- Filterの条件を確認する
- テスト送信を行う
設問名や選択肢を変更すると、条件に一致しなくなる場合があります。変更後は、本番運用の前に一連の流れを確認してください。
次は、導入前に確認すべき要点をまとめます。
📚 まとめ
Zapierを使うと、子育て支援講座後のアンケート記録と次回案内をつなげられます。定型作業を減らす一方で、個人情報、送信条件、料金上限は担当者が確認してください。
このレシピでできること
- アンケートを自動記録: Googleフォームの回答をスプレッドシートへ蓄積
- 案内を送り分ける: 参加意向に応じてメールを送信
- 月約5時間の削減を試算: 実際の効果は講座の規模や運用方法で変動
- 引き継ぎをしやすくする: 設定と手順書を残して属人化を抑える
導入時の3つの確認事項
- 個人情報を確認する: 自治体や団体の規程、情報管理担当部署の指示を確認する
- テストを行う: 自分宛ての送信と少人数での試験運用を行う
- タスク数を見積もる: 月間100タスクの上限と、実際に使う処理数を確認する
次に行うこと
- 現在のアンケート設問を確認する
- 次回参加意向の設問を追加する
- Googleフォームを作成する
- Zapierの無料プランでテストする
- 問題がなければ少人数で試験運用する
編集長の見解: 自動化は、支援を機械的にするためのものではありません。集計や定型メールの負担を減らし、担当者が参加者一人ひとりに向き合う時間を確保するための手段です。小規模な講座から試し、運用上の問題を確認しながら広げてください。
📖 出典・参考情報
本記事では、次の公式情報を参考にしています。
- Zapier公式サイト: https://zapier.com/
- Zapier料金ページ: https://zapier.com/pricing
- Googleフォーム公式ヘルプ: https://support.google.com/docs/answer/6281888?hl=ja
編集部メモ: 設定手順、料金、タスク数の情報は、2026年5月時点の内容を基にしています。Zapierは仕様変更が行われる場合があるため、設定時は画面と料金を公式情報で確認してください。
Mira ／ AI経営ラボ 編集長