介護事業所のケアプラン作成をZapierで自動化 — 利用者の状態変化をケアマネジャーに自動通知するレシピ

介護事業所では、利用者の状態変化を記録しても、担当者への共有が遅れることがあります。Zapier を使えば、バイタル異常や服薬変更をきっかけに、通知や見直し候補の登録を自動化できます。この記事では、45 分で試せる 2 つのレシピと、個人情報に配慮した運用方法を紹介します。

この記事のポイント

• Zapier で記録、条件判定、通知をつなげる方法
• バイタル異常を担当ケアマネジャーへ知らせる手順
• 服薬変更や食事量低下を見直し候補に登録する方法
• 個人情報を外部サービスへ送る際の確認事項
• 無料プランから始める場合の考え方

1️⃣ 介護事業所のケアマネジャーが抱える 3 つの課題

介護事業所では、訪問介護計画書の作成、モニタリング、家族対応、記録など、多くの業務が発生します。中でも負担になりやすいのが、利用者の状態変化を記録し、関係者へ伝える作業です。

課題 1：記録入力の二重化による時間ロス

現場では、紙の連絡ノートと記録システムの両方へ入力することがあります。システムに直接入力した後、電話や口頭で報告する場合もあります。

この二重入力による時間ロスは、1 人の利用者につき週 30 分から 1 時間程度発生すると編集部では想定しています。これは編集部の推定であり、特定の調査結果に基づくものではありません。

課題 2：状態変化の見逃しによる見直しの遅れ

体調変化や服薬変更は、ケアプラン見直しの重要なきっかけです。しかし、日々の記録に埋もれ、確認が遅れることがあります。

記録を確認するタイミングが担当者ごとに異なると、見逃しのリスクも残ります。自動通知は、確認のきっかけをそろえる手段になります。

課題 3：チーム内の情報共有不足による対応のばらつき

同じ利用者を複数のスタッフが担当すると、情報が均等に伝わらないことがあります。担当者によって伝達速度が異なると、対応にもばらつきが生じます。

3 つの課題に共通するのは、「記録」と「通知」が手動で行われていることです。次に、この構造を Zapier で改善する基本設計を確認します。

2️⃣ Zapier で作る「状態変化自動通知」の基本設計

Zapier は、複数のクラウドサービスをつなぐ自動化ツールです。「トリガー」と呼ぶきっかけと、「アクション」と呼ぶ実行を組み合わせ、Zap という自動化の流れを作ります。

基本構成：トリガー → 条件判定 → アクション

介護業務に当てはめると、次の構成になります。

この構成を使えば、服薬変更の記録をきっかけに、ケアマネジャーのタスクを作ることもできます。

介護記録システムとの連携方法

連携方法は、主に次の 3 つです。

• Zapier 連携済み：アプリ検索で対象システムが見つかれば、比較的短時間で設定できます。対応状況は各社の公式サイトで確認してください。
• Webhook 対応：Webhook は、外部サービスから通知を受け取る仕組みです。対応していれば、Zapier で受信できます。
• 未対応：Google フォームや Google スプレッドシートを中継点にする方法があります。ただし、二重入力にならない設計が必要です。

フィルター設定の考え方

すべての記録を通知すると、スタッフが通知を確認しなくなるおそれがあります。本当に必要な情報だけに絞り込みましょう。

条件を絞るほど、通知後の確認もしやすくなります。次は、具体的な 2 つのレシピを見ていきます。

3️⃣ レシピ 1：バイタル異常を自動検知して担当者に通知

血圧や体温の記録が設定した基準値を超えたら、担当ケアマネジャーへ Slack で知らせるレシピです。

設定手順

通知文面のテンプレート

Slack の通知文面には、利用者 ID、バイタル値、基準値、記録者、記録日時を含めます。氏名や病歴など、不要な個人情報は送らない設計が適切です。

【要確認】バイタル異常の記録が入りました

利用者 ID：A-001
記録日時：2026 年 5 月 15 日 09:30
血圧：152/95 mmHg（基準値：140/90）
体温：36.8 度
記録者：訪問介護員

※ケアプラン見直しの要否をご判断ください。

編集部シミュレーション：月間の時間削減効果

以下は編集部のシミュレーションです。利用者 30 名の訪問介護事業所で、バイタル記録が 1 日 15 件、異常値が週 2 件発生する想定です。

この試算は、通知と確認にかかる時間を比較したものです。医療費削減や重症化予防の効果を保証するものではありません。状態変化への対応は、医療職やケアマネジャーが個別に判断してください。

次のレシピでは、通知だけでなく、ケアプラン見直し候補のタスク化まで行います。

4️⃣ レシピ 2：服薬変更や食事量低下を記録したら見直しを提案

服薬変更や食事量低下を検知し、ケアプラン見直しのタスクを自動生成するレシピです。通知の後に必要な作業を登録し、対応漏れを減らします。

設定手順

フィルター条件の具体例

条件は、記録システムのフィールド名に合わせて設定します。次は編集部が推奨する設定例です。

編集部シミュレーション：見直しの遅延防止効果

以下は編集部のシミュレーションです。ケアマネジャー 1 名が利用者 30 名を担当し、服薬変更・食事量低下の記録が月 10 件、そのうち 6 件で見直しが必要になる想定です。

自動化によって候補の確認はしやすくなりますが、見直しの要否はケアマネジャーが判断します。次に、導入から運用までの流れを確認します。

5️⃣ 導入ステップ：Zapier を介護事業所で運用する流れ

2 つのレシピを試す前に、連携可否、テスト、スタッフへの周知を順番に確認します。

ステップ 1：記録システムの連携可否を確認

Zapier のアプリ検索で、現在使っている記録システムを検索します。未対応の場合は、API や Webhook などの外部連携機能を確認してください。

Google フォームを中継点にする方法もあります。ただし、二重入力になるため、現場の負担が増えない設計が必要です。

ステップ 2：テスト環境で動作確認

本番運用の前に、テスト用の記録と通知先を用意します。

• テストデータ：条件を満たすデータと満たさないデータを用意する
• 通知先：Slack のテストチャンネルやテスト用メールアドレスを使う
• エラー時の動作：連携エラー時の通知先を確認する

ステップ 3：スタッフへ周知して運用開始

運用前に、何が自動化されるかをスタッフへ説明します。スタッフには、これまでどおり正確に記録を入力してもらいます。

ステップ 4：月次レビューで条件を調整

月 1 回、通知件数、通知漏れ、誤通知、エラー率を確認します。数値は事業所の業務量に合わせた確認の目安です。

各事業所で通知の量と対応時間を記録すると、導入効果を判断しやすくなります。次は、導入時に起こりやすい失敗を確認します。

6️⃣ 編集部の警告：自動化で失敗する 3 つのパターン

Zapier は便利ですが、設計を誤ると現場の負担が増えます。ここでは、避けたい失敗例を紹介します。

失敗パターン 1：通知が多すぎる

すべての記録を通知すると、1 日に数十件届くことがあります。通知を確認しない状態になれば、自動化の効果が失われます。

回避策：「異常値のみ」「変更ありのみ」など、条件を絞ります。緊急時は電話、通常時は Slack など、緊急度で通知先を分けましょう。

失敗パターン 2：連携仕様の変更で動かなくなる

クラウドサービスの連携仕様が変更されると、Zap が動かなくなる場合があります。重要な連絡を Zapier だけに任せるのは避けてください。

回避策：Zapier のエラー履歴を定期的に確認します。緊急時の連絡には、電話など別の経路も用意しましょう。

失敗パターン 3：個人情報を外部サービスへ送りすぎる

介護記録には、氏名、病歴、服薬情報などが含まれます。Zapier を経由する場合は、送信する情報を必要最小限にします。

回避策：氏名の代わりに利用者 ID を使い、病歴などの詳細を通知に含めない方法があります。事業所の個人情報保護規程に照らし、外部送信の可否を事前に確認してください。

個人情報の確認と通知経路の冗長化を済ませてから、本番運用へ進みましょう。

7️⃣ よくある質問

Q1. Zapier の無料プランでどこまで自動化できますか？

無料プランにはタスク実行回数などの上限があります。最新のプラン内容は、Zapier 公式サイトで確認してください。

バイタル異常の通知だけなら、少ない実行回数で収まる可能性があります。複数のレシピを使う場合は、有料プランを検討します。

Q2. 介護記録システムが Zapier 未対応の場合は？

Google フォームや Google スプレッドシートを中継点にする方法があります。訪問介護員がフォームへ入力し、Zapier が新しい行を検知して通知します。

ただし、二重入力になる場合があります。現場スタッフの負担を測り、導入前より作業が増えないか確認してください。

Q3. 個人情報保護の観点で注意する点は？

通知文面に含める情報を最小限にします。氏名の代わりに利用者 ID を使い、病歴などの詳細情報を通知へ含めない方法があります。

Zapier の利用規約とプライバシーポリシーを確認し、データの保存場所や保存期間も把握してください。事業所の規程や契約内容も確認しましょう。

Q4. 導入費用はどのくらいですか？

無料プランの範囲で始める場合、Zapier の利用料はかかりません。無料プランの上限を超える場合は、有料プランの料金を確認してください。

最新の料金やタスク実行回数は、Zapier 公式サイトで確認します。介護記録システム側の連携費用は、サービス提供企業へ確認してください。

Q5. スタッフの IT リテラシーが高くなくても導入できますか？

設定は管理者やケアマネジャーが行い、現場スタッフは普段どおり記録を入力します。新しい操作を増やさない設計なら、導入時の説明も簡潔にできます。

Q6. 通知後の見直し作業は誰が行いますか？

Zapier が自動化するのは、通知やタスク作成です。ケアプランを見直すかどうかは、ケアマネジャーが記録と利用者の状態を確認して判断します。

自動化で生まれた時間を、状態確認や関係者との調整に充てることが導入の価値です。

Q7. 複数の事業所を担当している場合も使えますか？

事業所ごとに Zap を作成すれば、分けて運用できます。Slack の通知先やタスクの担当者も事業所ごとに設定し、情報が混ざらないようにします。

8️⃣ 参考情報

• Zapier 公式サイト：プラン・料金、対応アプリの最新情報
• 厚生労働省：介護現場の業務効率化・ ICT 活用に関する情報
• 日本高血圧学会：高血圧治療ガイドラインや血圧区分に関する情報

Mira ／ AI経営ラボ 編集長