旅館・ホテルの予約情報をZapierで自動集約！顧客管理システムへの登録を自動化するレシピ

楽天トラベル、じゃらん、Booking.comなど、複数の予約サイトから届く情報を顧客台帳へ転記していませんか？ Zapierで予約通知メールを検知し、氏名や宿泊日を台帳へ登録する流れを作れます。この記事では、中小規模の旅館・ホテルが約2時間で試せる設定方法と、料金、個人情報の扱いを紹介します。

📌 この記事のポイント

• 予約通知メールを起点に自動化し、複数サイトの情報を一つの台帳へ集約
• 氏名・宿泊日・人数・部屋タイプを顧客管理システムへ登録
• 月約 27 時間の削減を試算した具体的な設定手順を紹介
• 料金は無料から。月 100 タスクの範囲なら Free プランを試せる
• 1 つの予約サイトから始める段階的な導入方法を解説
• メール形式の変更や個人情報に関する注意点を確認

なぜ予約情報の手入力が問題なのか

旅館・ホテルでは、複数の予約サイトを使うことがあります。サイトごとに通知メールの形式や管理画面が異なるため、予約情報を確認して台帳へ移す作業が発生します。

予約情報がバラバラに届く現状

担当者は各サイトの通知を確認し、必要な項目を顧客台帳へ入力します。予約が入るたびに作業が発生するため、件数が増えるほど負担も増えます。

手入力による転記ミス・二重登録・漏れのリスク

手入力では、次のような入力ミスが起こり得ます。

• 氏名の誤記: 同音異字や漢字の入力間違い
• 日付の誤入力: チェックイン日を 1 日ずらす
• 部屋タイプの取り違え: 似た部屋名を選び間違える
• 人数の入力漏れ: 大人と子どもの内訳を記録し忘れる
• 二重登録: 同じ予約を 2 回入力する
• 登録漏れ: 忙しい時間帯に入力を後回しにする

繁忙期の対応遅れが顧客対応に影響する

ゴールデンウィークやお盆、年末年始は、予約と問い合わせが重なりやすい時期です。フロント担当者が接客と入力を同時に行うと、予約確認や台帳更新が遅れる場合があります。

入力作業を減らせれば、担当者はチェックイン対応や問い合わせへの回答に時間を回せます。自動化後も、登録内容を確認する担当者は必要です。

工数と人件費の試算

次の試算は、予約 1 件の入力に 5 分、月 30 件の予約がある場合を想定しています。

台帳への入力だけなら、5 分 × 30 件で月 2.5 時間です。予約サイトの確認や修正対応を含め、繁忙期に月 30 時間かかる場合は、時給 ¥1,200 で月 ¥36,000、年間約 ¥430,000 相当になります。実際の削減幅は、予約件数や確認方法によって変わります。

この試算を基に、次は Zapier で予約通知を台帳へ移す仕組みを確認します。

Zapierで実現する自動化の全体像

Zapierは、異なるサービスをつなぐ自動化ツールです。予約通知メールを検知し、本文の情報を顧客台帳へ登録する流れを作れます。

自動化の仕組み

自動化は、次の 3 つの要素で構成します。

1. トリガー: 予約通知メールを検知する
2. 処理: メール本文から予約情報を抜き出し、形式を整える
3. アクション: 顧客管理システムや表計算シートへ登録する

必要なツール構成

代表的な連携先には、HubSpot、Zoho CRM、Salesforce、Google スプレッドシートがあります。料金や連携できる機能は契約内容と時期によって異なるため、導入前に各公式サイトで確認してください。

Zapierの料金とタスク数

以下は、Sakura確認時点の料金情報です。ドル円相場、請求条件、プラン内容は変更される可能性があります。

Professional は約 ¥3,000〜、Team は約 ¥7,400〜、Company は約 ¥10,400〜の目安です。実際の請求額は為替、税、契約期間などで変わります。

月 30 件の予約で、予約 1 件につき「メール検知」「台帳登録」の 2 タスクを使うなら、単純計算で月 60 タスクです。追加の整形や通知を含めると必要数は増えます。Free の月 100 タスクは、1 件 1 タスクの単純な構成なら予約 100 件までが上限の目安ですが、複数ステップでは予約 100 件を処理できません。

料金とタスク数を確認したら、実際の設定を 5 ステップで進めます。

具体的な設定手順

設定時間の目安は約 2 時間です。予約通知の形式や台帳の項目数によって変わります。

ステップ 1: Zapierアカウントとメールの設定

Zapierの公式サイト（https://zapier.com/）でアカウントを作成します。Gmailを使う場合は、Google アカウントでログインできます。

アカウント作成後、予約通知を受信するメールを連携します。

1. Zapierのダッシュボードで「設定」を開く
2. 「接続済みアカウント」から Gmail を選ぶ
3. 予約通知を受信するアカウントでログインする
4. 表示された権限を確認し、許可する

ステップ 2: 新しいZapとトリガーの設定

Zapierのダッシュボードから「Create Zap」を開きます。

1. アプリに Gmail を選ぶ
2. 「New Email Matching Search」を選ぶ
3. Gmail アカウントを接続する
4. 送信元や件名などの検索条件を設定する

検索条件の例:

• 送信元: no-reply@jalan.net（じゃらんの場合）
• 件名: ご予約 など

送信元アドレスは予約サイトの公式案内で確認してください。メールアドレスは変更される場合があります。

ステップ 3: メール本文から予約情報を抽出

Formatter の Text 機能を使い、メール本文から必要な項目を抽出します。

1. 「+」ボタンで Formatter を追加する
2. 「Text」を選ぶ
3. 「Extract Pattern」を選ぶ
4. メール形式に合わせてパターンを設定する

メール本文の表記がサイトごとに異なる場合は、サイトごとに Zap を分けると管理しやすくなります。

ステップ 4: 顧客管理システムへの登録設定

抽出した情報を顧客管理システムまたは Google スプレッドシートへ登録します。

1. 「+」ボタンでアクションを追加する
2. 登録先を選ぶ
3. 「Create Contact」または「Create Record」を選ぶ
4. 各項目に抽出データを割り当てる

予約番号を保存すると、重複登録の確認に役立ちます。既存データとの照合方法は、使う顧客管理システムの機能を確認してください。

ステップ 5: テストと動作確認

設定後は、実際の予約に影響しないテストメールで確認します。

1. Zapの画面で「Test」を選ぶ
2. テスト用の予約メールを送信する
3. 台帳へ正しく登録されるか確認する
4. エラーがあれば内容を確認して修正する

確認する項目は次のとおりです。

• 氏名が正しいか
• 日付の形式が合っているか
• 人数が正しいか
• 部屋タイプが合っているか
• 予約番号が保存されているか
• 同じ予約が重複していないか

設定が終わったら、次は小規模施設での使い方を具体的に確認します。

経営者・事業主がこの自動化をどう使うか

この仕組みは、予約情報を一つの台帳で確認したい旅館・ホテルに向いています。予約の受付や在庫調整そのものを自動化するものではありません。

具体的なシナリオ: 従業員 3 名の旅館

従業員 3 名の旅館が、じゃらん、楽天トラベル、自社サイトを使っているとします。経営者は、まず予約件数の多い 1 サイトを選び、通知メールから Google スプレッドシートへ登録する Zap を作成します。

導入前の例:

• 各サイトの管理画面を 1 日 3 回確認
• 予約情報を紙の台帳へ転記
• その後、顧客台帳へ入力
• 繁忙期に関連作業が月 30 時間になる

導入後の例:

• Zapierが予約通知を検知
• 予約番号や宿泊日を台帳へ登録
• 担当者は登録内容とエラー履歴を確認
• 1 週間安定したら、次の予約サイトを追加

フロント業務に時間を回す

転記作業が減ると、フロント担当者はチェックイン対応や問い合わせ対応に時間を回しやすくなります。ただし、自動登録されたデータを確認する手順は残してください。

• チェックイン時の案内
• 問い合わせへの回答
• 館内設備の確認
• お客様の要望の記録

自動化の目的は、入力作業をなくすことではなく、確認しやすい状態を作ることです。

顧客データを今後の接客に活用する

予約情報を蓄積すると、同意や利用目的の範囲内で、次のような接客に活用できます。

次は、導入後に起こりやすい問題と、事前に決めておきたい対策を確認します。

編集部の警告（失敗パターン）

自動化には、メール形式の変更や登録先の制限など、手作業とは異なる注意点があります。導入前に担当者と復旧方法を決めておきましょう。

失敗パターン 1: メール形式の変更で自動化が止まる

予約サイトのメール形式が変わると、抽出パターンが合わなくなる場合があります。

回避策:

• 週 1 回、実行履歴を確認する
• 予約サイトからの案内を確認する
• 抽出パターンの修正手順を文書化する

失敗パターン 2: 顧客管理システムの連携制限

顧客管理システムによっては、Zapierとの連携機能や API の利用条件が異なります。APIは、サービス同士がデータをやり取りするための接続窓口です。

回避策:

• Zapierの連携アプリ一覧を確認する
• APIの利用条件と上限を確認する
• 連携できない場合は Google スプレッドシートを候補にする

失敗パターン 3: 個人情報の扱い

予約情報には、氏名、連絡先、宿泊日などが含まれます。Zapierを経由して送る場合は、個人情報保護法、予約サイトの規約、Zapierと登録先の契約条件を確認してください。法令への対応は、施設の規模や取り扱う情報によって異なるため、必要に応じて専門家へ相談します。

回避策:

• 業務に必要な項目だけを転送する
• 保存先と閲覧権限を決める
• 保存期間と削除方法を決める
• 二段階認証などの設定を確認する

失敗パターン 4: 最初から複数サイトを自動化する

複数サイトを同時に設定すると、エラーの原因を特定しにくくなります。

回避策:

• 予約件数の多い 1 サイトから始める
• 1 週間程度のテスト運用後に対象を追加する
• サイトごとに Zap を分ける

導入ステップと費用の目安

導入期間は 1〜2 週間を目安にします。担当者の確認時間や予約メールの形式によって前後します。

費用の目安

料金は為替、税、契約期間、プラン変更により変わります。Salesforceは機能が豊富な一方、施設の規模によっては設定や運用の負担が大きくなる可能性があります。

顧客管理システムの選定ポイント

連携可否や料金は変更される場合があります。契約前に、Zapierと各サービスの公式情報を確認してください。

費用と導入期間を把握できたら、最後に運用中の疑問を確認します。

よくある質問（FAQ）

Q1: 予約サイトがメール通知に対応していない場合は？

まず、予約サイトの施設向け管理画面や公式サポートで、通知機能と連携方法を確認してください。

APIを使う方法もありますが、APIは技術知識や利用申請が必要な場合があります。管理画面を自動取得する方法は、利用規約に抵触する可能性があるため、許可を得ずに行わないでください。

Q2: 顧客管理システムがZapierと連携していない場合は？

Webhooksで API にデータを送れる場合があります。ただし、接続先の仕様確認や設定が必要です。

小規模施設では、Google スプレッドシートを一時的な台帳として使い、手動で顧客管理システムへ移す方法もあります。移行時は重複や権限を確認してください。

Q3: 個人情報の取り扱いで注意すべきことは？

次の項目を確認してください。

• 必要最小限にする: 業務に必要な氏名、宿泊日、人数などに絞る
• 不要な情報を転送しない: クレジットカード情報やパスポート番号を送らない
• 利用目的を確認する: 法令、予約サイトの規約、各サービスの条件を確認する
• 権限を制限する: 台帳の閲覧・編集権限を必要な担当者に限定する
• 保存期間を決める: 不要になったデータの削除方法を決める

Q4: 自動化が止まった場合の検知方法は？

Zapierの実行履歴とエラーログを週 1 回確認します。エラー通知を設定し、担当者が対応できる体制も作ってください。

予約件数が多い施設では、台帳の登録件数と予約サイトの件数を定期的に照合すると、登録漏れに気づきやすくなります。

Q5: Zapierの無料プランで足りますか？

Free は月 100 タスクです。1 件 1 タスクの単純な構成なら、月 100 件までが上限の目安になります。

一方、メール検知、情報抽出、台帳登録、通知など複数の処理を行うと、予約 1 件あたりのタスク数が増えます。月 30 件の予約でも、構成によっては 100 タスクを超えるため、実行履歴で確認してください。

出典・参考情報

• Zapier公式サイト: https://zapier.com/
• Zapier料金プラン: https://zapier.com/pricing
• じゃらん公式サイト: https://www.jalan.net/
• 楽天トラベル公式サイト: https://travel.rakuten.co.jp/
• Booking.com公式サイト: https://www.booking.com/
• HubSpot公式サイト: https://www.hubspot.jp/
• Zoho CRM公式サイト: https://www.zoho.com/jp/crm/
• 個人情報保護委員会: https://www.ppc.go.jp/

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

本記事は、中小企業・個人事業主の経営者を対象に、予約情報の自動集約による業務効率化を解説したものです。記載の料金や機能は変更される場合があります。導入前に各公式サイトで最新情報と利用条件を確認してください。