入札漏れ防止！GASで公共工事の締切を自動管理する方法

公共工事の入札締切を「誰かの記憶」に頼っていませんか？Google Apps Script（GAS）を使えば、入札日・書類締切をGoogleカレンダーに自動登録し、担当者へリマインドメールを自動送信できます。本記事では、工務店の入札管理を属人化から解放する具体的なレシピを、コード付きで解説します。

この記事のポイント

• 入札締切の自動管理：スプレッドシートに入力するだけで、カレンダー登録とリマインドメール送信を自動化できます
• 二重登録・送信漏れ防止：イベントID管理と送信済みフラグで、入力ミスや確認漏れを減らします
• 無料で始めやすい：Googleアカウントがあれば追加費用なしで試せます。利用上限は公式の割り当てを確認してください
• 担当者依存からの脱却：属人化した入札管理を、チーム全員で共有できる仕組みに変えられます
• 約90分でセットアップ：コードのコピーと貼り付けを中心に、今日から運用を始められます

📋 入札管理の現状と課題

公共工事の入札は、中小工務店にとって重要な売上機会です。しかし、管理が担当者の記憶に依存している現場もあります。

手作業による入札管理の3つのリスク

入札スケジュールを手作業で管理している工務店には、次のリスクがあります。

1. 締切漏れによる入札機会の喪失：書類提出の締切を過ぎると、その入札に参加できません。1件の漏れが売上計画に影響する場合があります。
2. 書類不備による失格：必要書類が1点でも欠けると、参加できない場合があります。公告を読み、書類をそろえるには注意が必要です。
3. 担当者依存による属人化：「あの案件は担当者が把握している」という状態では、休暇や異動時に管理が止まります。経営者が全体を把握しにくい点も課題です。

中小工務店が抱える入札管理の負担

大手ゼネコンには、入札管理を専門に行う部署やシステムがあります。一方、従業員10〜30名規模の工務店では、現場監督や事務員が本業の合間に対応するケースも少なくありません。

本レシピで解決できること

本記事で紹介するレシピは、次の3業務を自動化します。

次のセクションでは、使うツールと全体の流れを整理します。

🎯 レシピの全体像

全体フローを3行で要約

本レシピは、次の3ステップで動きます。

1. 入力：案件名、発注機関、入札日、書類締切日、担当者をスプレッドシートに入力します。
2. 自動処理：GASが毎日スプレッドシートを確認し、カレンダー登録とメール送信を実行します。
3. 確認：担当者はメールで締切を確認し、経営者は台帳で全体状況を把握します。

必要なもの

所要時間と難易度

次のセクションでは、入札管理用スプレッドシートを作成します。

🔧 事前準備：スプレッドシートとGASのセットアップ

入札管理用スプレッドシートの作成

次の手順で入札情報を管理するスプレッドシートを作成します。

1. Googleドライブを開き、「新規」→「Googleスプレッドシート」を選択します。
2. ファイル名を「入札管理台帳」に変更します。
3. 1行目に見出し行を作成します。次の7列を設定してください。

日付列の表示形式設定

1. 列Cと列Dを選択します。
2. メニューから「表示形式」→「数字」→「日付」を選択します。
3. 「2026/08/20」のような日付として表示されることを確認します。

ステータス列の設定（任意）

ステータス列をプルダウン形式にすると、入力ミスを減らせます。

1. 列Gのセルを選択します。
2. メニューから「データ」→「データの入力規則」を選択します。
3. 次の項目を選択肢として登録します。

公告確認済
書類準備中
書類提出済
入札完了
失格・辞退

Google Apps Scriptのエディタを開く

1. スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。
2. 新しいタブでApps Scriptのエディタを開きます。
3. プロジェクト名を「入札管理自動化」に変更します。

スプレッドシートとGASの連携設定

GASからスプレッドシートを操作するため、スプレッドシートIDを取得します。

1. スプレッドシートのURLを確認します。URLは次の形式です。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/【スプレッドシートID】/edit

次のセクションでは、カレンダーへの自動登録を実装します。

📅 カレンダー自動登録の実装

専用カレンダーの作成

入札管理用に専用のGoogleカレンダーを作成すると、予定を確認しやすくなります。

• 視認性の向上：他の予定と混ざらず、入札日を確認しやすくなります。
• 権限管理：関係者だけに共有できます。
• 誤登録の防止：カレンダーIDを指定して登録できます。

1. Googleカレンダーを開きます。
2. 「他のカレンダー」の横にある「＋」をクリックします。
3. 「新しいカレンダーを作成」を選択します。
4. カレンダー名を「入札管理」に設定して作成します。

作成したカレンダーのIDは、次の手順で確認できます。

1. カレンダーリストの「入札管理」にある3つの点をクリックします。
2. 「設定と共有」を選択します。
3. 「カレンダーの統合」まで移動し、「カレンダーID」をコピーします。

GASコード：カレンダー自動登録

次のコードをApps Scriptのエディタにコピーして使います。

// 入札管理用カレンダー自動登録スクリプト

const SPREADSHEET_ID = '【スプレッドシートIDをここに入力】';
const CALENDAR_ID = '【カレンダーIDをここに入力】';
const SHEET_NAME = 'シート1';

const DATA_START_ROW = 2;
const COLUMN = {
  CASE_NAME: 1,
  ORDERING_ORG: 2,
  BID_DATE: 3,
  DEADLINE_DATE: 4,
  PERSON: 5,
  EMAIL: 6,
  STATUS: 7,
  EVENT_ID: 8,
};

function syncBidEventsToCalendar() {
  const sheet = getSheet();
  const rows = getBidData(sheet);
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(CALENDAR_ID);

  if (!calendar) {
    throw new Error(`カレンダーが見つかりません: ${CALENDAR_ID}`);
  }

  rows.forEach(row => {
    if (row.eventId) {
      return;
    }

    const bidEventId = createBidEvent(calendar, row);
    const deadlineEventId = createDeadlineEvent(calendar, row);

    if (bidEventId && deadlineEventId) {
      sheet
        .getRange(row.rowNumber, COLUMN.EVENT_ID)
        .setValue(`${bidEventId},${deadlineEventId}`);
    }
  });
}

function getSheet() {
  const ss = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_ID);
  const sheet = ss.getSheetByName(SHEET_NAME);

  if (!sheet) {
    throw new Error(`シート「${SHEET_NAME}」が見つかりません`);
  }

  return sheet;
}

function getBidData(sheet) {
  const lastRow = sheet.getLastRow();

  if (lastRow < DATA_START_ROW) {
    return [];
  }

  const lastColumn = COLUMN.EVENT_ID;
  const values = sheet
    .getRange(DATA_START_ROW, 1, lastRow - DATA_START_ROW + 1, lastColumn)
    .getValues();

  return values.map((row, index) => ({
    rowNumber: DATA_START_ROW + index,
    caseName: row[COLUMN.CASE_NAME - 1],
    orderingOrg: row[COLUMN.ORDERING_ORG - 1],
    bidDate: row[COLUMN.BID_DATE - 1],
    deadlineDate: row[COLUMN.DEADLINE_DATE - 1],
    person: row[COLUMN.PERSON - 1],
    email: row[COLUMN.EMAIL - 1],
    status: row[COLUMN.STATUS - 1],
    eventId: row[COLUMN.EVENT_ID - 1],
  }));
}

function createBidEvent(calendar, row) {
  if (!(row.bidDate instanceof Date)) {
    console.warn(`入札日が日付形式ではありません: ${row.caseName}`);
    return null;
  }

  const title = `【入札】${row.caseName}`;
  const description =
    `発注機関: ${row.orderingOrg}\n` +
    `担当者: ${row.person}`;

  const event = calendar.createAllDayEvent(title, row.bidDate, {
    description,
  });

  return event.getId();
}

function createDeadlineEvent(calendar, row) {
  if (!(row.deadlineDate instanceof Date)) {
    console.warn(`書類締切日が日付形式ではありません: ${row.caseName}`);
    return null;
  }

  const bidDate = row.bidDate instanceof Date
    ? Utilities.formatDate(row.bidDate, 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd')
    : '未設定';

  const title = `【締切】${row.caseName}`;
  const description =
    `発注機関: ${row.orderingOrg}\n` +
    `担当者: ${row.person}\n` +
    `入札日: ${bidDate}`;

  const event = calendar.createAllDayEvent(title, row.deadlineDate, {
    description,
  });

  return event.getId();
}

イベントの重複登録を防ぐ仕組み

H列のイベントIDを利用し、同じ案件の重複登録を防ぎます。

1. 初回実行時：H列が空のため、カレンダーにイベントを登録します。
2. 登録後：H列に2つのイベントIDを書き込みます。
3. 次回実行時：H列に値があれば、その案件をスキップします。

コードの動作確認

1. スプレッドシートにテストデータを1件入力します。
2. Apps Scriptエディタで「syncBidEventsToCalendar」を選択します。
3. 「実行」をクリックします。
4. 初回は権限承認が求められるため、「権限を確認」→「許可」を選択します。
5. Googleカレンダーにイベントが登録されたことを確認します。

次のセクションでは、担当者へのリマインドメールを設定します。

📧 リマインドメール自動送信の実装

カレンダー登録の次は、担当者へのリマインドメールを設定します。

リマインドメールの設計

GASコード：リマインドメール自動送信

先ほどのスクリプトに、次のコードを追記してください。

function sendReminderEmails() {
  const sheet = getSheet();
  const rows = getBidData(sheet);

  const today = new Date();
  today.setHours(0, 0, 0, 0);

  rows.forEach(row => {
    if (!(row.deadlineDate instanceof Date)) {
      return;
    }

    const deadline = new Date(row.deadlineDate);
    deadline.setHours(0, 0, 0, 0);

    const diffDays = Math.round(
      (deadline - today) / (1000 * 60 * 60 * 24)
    );

    const status = row.status || '';

    if (
      diffDays === 3 &&
      !status.includes('リマインド3日前送信済')
    ) {
      sendReminderEmail(row, 3);
      updateStatus(row.rowNumber, 'リマインド3日前送信済');
    }

    if (
      diffDays === 1 &&
      !status.includes('リマインド前日送信済')
    ) {
      sendReminderEmail(row, 1);
      updateStatus(row.rowNumber, 'リマインド前日送信済');
    }
  });
}

function sendReminderEmail(row, daysBefore) {
  const email = row.email;

  if (!email) {
    console.warn(`担当者メールが設定されていません: ${row.caseName}`);
    return;
  }

  const subject = daysBefore === 3
    ? `【リマインド】${row.caseName} 書類締切まであと3日`
    : `【リマインド】${row.caseName} 書類締切は明日です`;

  const body = createReminderBody(row, daysBefore);

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject,
    body,
  });

  console.log(
    `リマインドメールを送信しました: ${email} (${row.caseName})`
  );
}

function createReminderBody(row, daysBefore) {
  const formattedDeadline = Utilities.formatDate(
    row.deadlineDate,
    'Asia/Tokyo',
    'yyyy年M月d日'
  );
  const formattedBidDate = Utilities.formatDate(
    row.bidDate,
    'Asia/Tokyo',
    'yyyy年M月d日'
  );

  const header = daysBefore === 3
    ? 'お疲れ様です。\n以下の入札案件について、書類締切が近づいています。\n'
    : 'お疲れ様です。\n以下の入札案件について、書類締切は明日です。\n';

  return `${header}
【案件名】${row.caseName}
【発注機関】${row.orderingOrg}
【書類締切日】${formattedDeadline}
【入札日】${formattedBidDate}

【チェックリスト】
□ 入札参加申込書の提出
□ 見積書の作成
□ 工事経歴書の準備
□ 配置予定技術者名簿の作成
□ その他必要な書類の確認

締切に間に合うよう、余裕を持ってご対応ください。
`;
}

function updateStatus(rowNumber, newStatus) {
  const sheet = getSheet();
  const currentStatus = sheet
    .getRange(rowNumber, COLUMN.STATUS)
    .getValue();

  const updatedStatus = currentStatus
    ? `${currentStatus}, ${newStatus}`
    : newStatus;

  sheet
    .getRange(rowNumber, COLUMN.STATUS)
    .setValue(updatedStatus);
}

送信済みフラグの管理方法

G列のステータスを送信済みフラグとして利用します。

次のセクションでは、これらの関数を毎日実行する設定を説明します。

⏰ 定期実行の設定（タイマートリガー）

トリガーの設定手順

1. Apps Scriptエディタで、左サイドバーの「トリガー」をクリックします。
2. 「＋トリガーを追加」をクリックします。
3. 次の設定を選びます。

実行間隔とタイムゾーンの注意点

• 実行時間：午前8時〜9時の間に設定すると、始業時に通知を確認しやすくなります。
• タイムゾーン：Apps Scriptのタイムゾーンを「(GMT+9:00) 東京」に設定します。
• トリガーの重複：同じ関数には、原則として1つだけトリガーを設定します。

タイムゾーンの確認方法

1. Apps Scriptエディタの「プロジェクトの設定」をクリックします。
2. 「タイムゾーン」が「(GMT+9:00) 東京」になっているか確認します。
3. 異なる場合は「(GMT+9:00) 東京」に変更します。

実行ログの確認方法

1. Apps Scriptエディタで「実行数」をクリックします。
2. 各実行の状態が「完了」になっているか確認します。
3. エラーがあれば、メッセージを開いて詳細を確認します。

次のセクションでは、運用時に起きやすい失敗パターンを紹介します。

⚠️ 編集部の警告：よくある失敗パターン

GASによる入札管理には、いくつか注意点があります。

失敗パターン1：カレンダーIDの指定ミス

症状：意図しないカレンダーにイベントが登録されます。

原因：CALENDAR_ID の値が間違っています。

回避策：

1. 「カレンダーの統合」からカレンダーIDをコピーします。
2. 前後にスペースや余分な文字がないか確認します。
3. テスト実行後、登録先のカレンダーを確認します。

失敗パターン2：メール送信が重複する

症状：同じ通知が複数回届きます。

原因：同じ関数に複数のトリガーが設定されています。

回避策：

1. Apps Scriptエディタの「トリガー」画面を開きます。
2. 同じ関数の重複トリガーを確認します。
3. 不要なトリガーを削除します。

失敗パターン3：日付形式が文字列になっている

症状：イベントや通知が作成されません。

原因：日付列が文字列として入力されています。

回避策：

1. 日付列を選択し、「表示形式」→「数字」→「日付」を選びます。
2. 入力済みのデータも日付形式に変換します。
3. 日付は「2026/8/20」のようにスラッシュ区切りで入力します。

失敗パターン4：トリガーの実行時間を誤って設定する

症状：通知の時刻がずれます。

原因：トリガーの時刻やタイムゾーンが適切でない可能性があります。

回避策：

1. トリガーを午前8時〜9時に設定します。
2. プロジェクト設定のタイムゾーンを「(GMT+9:00) 東京」にします。

次のセクションでは、工務店での具体的な活用シナリオを紹介します。

💡 経営者・担当者への活用シナリオ

工務店での運用イメージ

従業員15名の工務店を例に、運用方法を紹介します。

この運用により、次の効果が期待できます。

• 担当者の負担軽減：自動通知で締切を確認できます。
• 経営者の全体把握：台帳で案件と進捗を確認できます。
• 属人化の防止：担当者が変わっても情報を引き継げます。

自動通知の価値

本レシピの価値は、担当者が締切を記憶する負担を減らすことです。

経営者が台帳を活用する方法

これらの情報を使うと、次の判断がしやすくなります。

• 案件が少ない場合は、営業活動を強化する
• 準備中の案件が多い場合は、担当者の負担を確認する
• 失格や辞退が多い場合は、書類作成の手順を見直す

次のセクションでは、よくある質問に回答します。

🔍 よくある質問（FAQ）

Q1. GASの無料枠について教えてください

GASには、Googleアカウントの種類などに応じたサービスの割り当てがあります。編集部確認時点の公式ドキュメントでは、一般的な無料アカウントの目安として次の数値が示されています。

本レシピでは、通常は1日1回のトリガー実行と数通のメール送信を行います。そのため、実際の利用量は上限を大きく下回る想定です。ただし、上限はアカウントの種類やGoogleの仕様変更により変わる場合があります。

最新の数値は、Google Apps Scriptの割り当て（公式ドキュメント）で確認してください。編集部確認日：2026年9月19日。

Q2. 複数担当者へのメール送信は可能ですか？

可能です。担当者メール列に、カンマ区切りで複数のメールアドレスを入力します。

tanaka@example.com, sato@example.com

MailApp.sendEmail の to に、カンマ区切りの文字列を渡すと複数の宛先に送信できます。

Q3. 入札情報の入力は誰が行うべきですか？

入力担当者は1人に限定する必要はありません。Googleスプレッドシートは複数人で編集できるため、代替担当者を決めておくと安心です。

Q4. 入札日が過ぎた案件はどうすればよいですか？

入札日が過ぎた案件は、ステータスを「入札完了」または「失格・辞退」に更新します。

不要なイベントを削除する場合は、次のコードを追記できます。

function cleanupPastEvents() {
  const sheet = getSheet();
  const rows = getBidData(sheet);
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(CALENDAR_ID);

  if (!calendar) {
    throw new Error(`カレンダーが見つかりません: ${CALENDAR_ID}`);
  }

  rows.forEach(row => {
    const isClosed = row.status &&
      (row.status.includes('入札完了') ||
       row.status.includes('失格'));

    if (!isClosed || !row.eventId) {
      return;
    }

    row.eventId.split(',').forEach(id => {
      const event = calendar.getEventById(id.trim());

      if (event) {
        event.deleteEvent();
      }
    });

    sheet
      .getRange(row.rowNumber, COLUMN.EVENT_ID)
      .clearContent();
  });
}

Q5. 入札情報を自動取得する方法はありますか？

可能ですが、自治体ごとにシステムが異なります。一律の方法はありません。

• RSSフィード：自治体がRSSで公告を配信している場合に使えます。
• 入札情報サービス：複数自治体の情報をまとめて取得できます。有料の場合があります。
• 手作業での入力：公告を確認して台帳に入力します。本レシピではこの方法を前提にしています。

次のセクションでは、公式資料と応用方法を紹介します。

📚 参考情報と次のステップ

Google Apps Script公式ドキュメント

• Google Apps Script公式ドキュメント
• CalendarAppリファレンス
• MailAppリファレンス
• GASの割り当て（公式ドキュメント）

入札情報を自動取得する方法

本レシピを応用した自動化アイデア

さらに学ぶためのリソース

本記事では扱わなかった自動化の考え方は、次の記事でも確認できます。

• GASでGoogleドライブのバックアップを自動化する方法
• ZapierでJiraとSlackを連携して課題管理を自動化する方法

まとめ

本記事では、工務店の公共工事入札管理をGoogle Apps Scriptで自動化する方法を紹介しました。

• 入札日と書類締切日をスプレッドシートで一元管理する
• GASでカレンダーに予定を自動登録する
• 締切3日前と前日に担当者へ通知する
• トリガーとステータスで運用状況を確認する

Mira ／ AI経営ラボ編集長