自家焙煎カフェの焙煎ログをZapierで自動記録・在庫連動するレシピ — 生豆の使用量をスプレッドシートに自動反映し、仕入れ時期を予測通知

自家焙煎カフェでは、焙煎ログの記入や生豆の棚卸しに時間がかかります。Zapierを使えば、Googleフォームへの入力を起点に、焙煎ログの記録、在庫の更新、仕入れ時期の通知までを連動できます。この記事では、小規模店舗が約90分で始める構成と、費用を抑える運用方法を紹介します。

この記事のポイント

• 焙煎ログをGoogleフォームから自動記録する構成
• 焙煎前重量を使って生豆在庫を正しく減算する方法
• 直近7日間の平均使用量から仕入れ時期を予測する数式
• Zapierの無料プランと有料プランの使い分け
• Google Apps Script（GAS）を使った在庫更新の方法
• 小規模カフェが約90分で導入する手順

なぜ自家焙煎カフェの焙煎ログ管理にZapierを使うのか

自家焙煎カフェでは、焙煎日時、豆種、焙煎度、重量などを記録します。手書きや表計算ソフトへの転記では、入力の抜けや検索の手間が生じます。

主な課題は次のとおりです。

• 記録漏れや誤記が起きる
• 過去の焙煎データを探しにくい
• 生豆在庫と焙煎記録が連動しない
• スタッフごとに記録方法が変わる

Googleフォームから入力すれば、Zapierを介してGoogleスプレッドシートへ記録できます。在庫の減算や仕入れ通知まで連動させることで、毎日の確認作業を整理できます。

Zapierと他の自動化ツールを比較する

Zapierのほかにも、Make、n8n、IFTTTなどの選択肢があります。料金と設定のしやすさを比べると、次のようになります。

Zapierは、画面上で「きっかけ」と「実行内容」を選ぶ方式です。専門的な開発知識が少ない経営者でも、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを使った連携を始めやすい点が特徴です。

次のセクションでは、フォーム入力から在庫通知までの全体像を確認します。

焙煎ログ自動記録の全体像

この仕組みは、次の3つで構成します。

1. 入力: Googleフォームに焙煎内容を入力
2. 処理: Zapierで記録や通知を実行
3. 管理: Googleスプレッドシートでログと在庫を管理

フォームへの入力は、1回あたり1〜2分を目安にします。1日に5回焙煎する店舗なら、入力時間は合計5〜10分程度です。実際の短縮幅は、項目数や店舗の運用によって変わります。

生豆使用量の計算方法

在庫から差し引くのは、焙煎前の生豆重量です。焙煎後の重量を使うと、水分蒸発などによる重量減少が混ざるため、実際に使った生豆量と一致しません。

たとえば、生豆1,000gを焙煎した場合は、在庫から1,000gを差し引きます。焙煎後重量850gは、歩留まりの確認に使います。

この計算ルールを決めたら、次はZapierで実際の連携を組み立てます。

Zapierで作る具体的なレシピ

このレシピでは、次の3つの処理を設定します。

Zap 1とZap 2を1つにまとめると、1回の焙煎で消費するタスクを抑えやすくなります。Zapierのプラン上限を確認し、店舗の処理量に合う構成を選んでください。

Zap 1: 焙煎ログを記録する

きっかけ: Googleフォームの新しい回答

1. Zapierで「Create Zap」を選択
2. きっかけとなるアプリに「Google Forms」を指定
3. 「New Response」を選択
4. 焙煎記録用のGoogleフォームを接続

実行内容: Googleスプレッドシートに行を追加

1. 「Google Sheets」を選択
2. 「Create Spreadsheet Row」を選択
3. 焙煎ログ用のスプレッドシートを接続
4. フォームの回答を各列に割り当てる

G列とH列は、スプレッドシートの数式で計算できます。使用量を在庫減算用の値として扱う場合は、G列に焙煎前重量を記録します。

Zap 2: 在庫を自動で減算する

Zap 2では、フォーム回答に含まれる豆種と焙煎前重量を使います。

1. 「Google Sheets」の「Update Spreadsheet Row」または「Update Cell」を選択
2. 在庫管理用のスプレッドシートを接続
3. フォームの豆種と焙煎前重量を割り当てる
4. テスト回答で対象の在庫が更新されるか確認

豆種が少ない店舗は、豆種ごとに行を固定して運用できます。豆種が多い場合は、次のGAS構成の方が管理しやすい場合があります。

Zap 3: 仕入れ通知を設定する

Zap 3は、毎朝決まった時刻に在庫を確認します。

1. 「Schedule by Zapier」で「Every Day」を選択
2. 毎朝の起動時刻を設定
3. Googleスプレッドシートから在庫データを取得
4. 「要仕入れ」フラグがある行だけを絞り込む
5. GmailやSlackで通知する

在庫管理シート側で判定する場合は、在庫が閾値を下回ったときに「要仕入れ」と表示する列を作ります。Zapier側の条件を単純にできるため、運用変更にも対応しやすくなります。

在庫管理シートの予測数式

直近7日間の平均使用量は、次の数式で計算できます。

=AVERAGEIFS(焙煎ログ!G:G, 焙煎ログ!B:B, ">="&TODAY()-7, 焙煎ログ!C:C, A2)

この数式は、焙煎ログのB列が直近7日間に該当し、C列の豆種がA2と一致する行から、G列の使用量を平均します。

仕入れ予測日は、次の数式で計算します。

=IF(E2=0, "", TODAY() + (C2 - D2) / E2)

• C2: 現在庫
• D2: 仕入れ閾値
• E2: 直近7日間の平均使用量

要仕入れフラグは、次の数式で表示します。

=IF(C2 < D2, "要仕入れ", "")

数式で予測を作ったら、GASを使う場合との役割分担を決めます。

GASで在庫管理シートを更新する方法

豆種が多い場合や、複数の在庫処理をまとめたい場合は、Google Apps Script（GAS）を使えます。GASは、Googleサービスを自動操作するための仕組みです。

GASの基本構成

Googleフォームの回答から、豆種と焙煎前重量を取得して在庫を減算します。

function updateInventory(e) {
  // フォームの回答を取得
  var formResponse = e.response;
  var itemResponses = formResponse.getItemResponses();

  // itemResponses[1]が豆種、itemResponses[3]が焙煎前重量
  var beanType = itemResponses[1].getResponse();
  var beforeWeight = Number(itemResponses[3].getResponse());

  // 在庫管理シートを開く
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = ss.getSheetByName('在庫管理');

  // 豆種に対応する行を検索
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    if (data[i][0] === beanType) {
      var currentStock = Number(data[i][2]);
      var newStock = currentStock - beforeWeight;
      sheet.getRange(i + 1, 3).setValue(newStock);
      break;
    }
  }
}

フォームの質問順を変更すると、itemResponses[1]やitemResponses[3]の位置も変わります。フォームの構成を変えたときは、必ずテスト回答で取得項目を確認してください。

このスクリプトをフォーム送信時のトリガーに設定すると、回答の送信をきっかけに在庫を更新できます。

ZapierとGASの使い分け

小規模店舗で豆種が少ない場合はZapier中心、豆種が多い場合はGAS中心という分け方が考えられます。両方で在庫を更新すると二重減算になるため、在庫更新の担当は一方に統一してください。

次は、フォームやシートを準備してテストする導入手順です。

導入ステップ

全体の所要時間は約90分です。最初は1台の焙煎機と少数の豆種に絞ると、確認しやすくなります。

ステップ1: 焙煎ログの項目を整理する

入力項目を絞ると、1回あたり1〜2分を目安にできます。焙煎機のそばにタブレットを置くと、入力を忘れにくくなります。

ステップ2: Googleフォームとシートを準備する

Googleフォームでは、次の質問を作成します。

1. Googleドライブから「新規 → Googleフォーム」を選択
2. フォーム名を「焙煎記録」に設定
3. 6つの基本項目を追加
4. 回答先に焙煎ログ用のGoogleスプレッドシートを指定

在庫管理用のシートには、豆種ごとの初期在庫、現在庫、仕入れ閾値を記録します。たとえば、ブラジルの現在庫を8,500g、仕入れ予測日を2026-08-15として初期入力し、実際の在庫と日付に合わせて更新します。

ステップ3: Zapierを設定する

Zapierでは、フォームの項目をスプレッドシートの列へ割り当てます。

• 重量は数値として扱う
• 豆種名を在庫管理シートとそろえる
• 日付の形式を統一する
• テスト回答で記録と在庫更新を確認する

特に、豆種名の表記が少しでも異なると、在庫の対象行を見つけられないことがあります。プルダウンの選択肢を在庫管理シートの表記に合わせてください。

ステップ4: 在庫管理シートに数式を設定する

焙煎ログの列位置を変更した場合は、数式内の列も合わせて変更します。

ステップ5: 仕入れ通知をテストする

在庫管理シートの仕入れ閾値を一時的に現在庫より高く設定します。「要仕入れ」が表示され、翌朝の通知が届くか確認してください。テスト後は、実際の発注条件に合わせて閾値を戻します。

導入後は、1週間ほど実データを確認し、入力漏れや在庫のずれを調整します。

編集部の警告: 失敗しがちな3つのパターン

失敗パターン1: 入力項目を増やしすぎる

項目が多いと入力が続きません。最初は、焙煎日、豆種、焙煎度、焙煎前重量、焙煎後重量、メモに絞ります。

失敗パターン2: 実在庫とシートがずれる

納品、廃棄、サンプル提供などをシートに反映し忘れると、実在庫との差が広がります。

対策は次のとおりです。

1. 焙煎による減算と納品による加算の入力経路を決める
2. 週1回の棚卸しで、実在庫とシートを照合する
3. 廃棄やサンプル用の在庫調整フォームを作る

失敗パターン3: 無料プランのタスク上限を超える

Zapierの無料プランは月100タスクまでです。Zap 1とZap 2を分け、1回の焙煎で2タスクを消費すると、月60回の焙煎で120タスクになります。

Zapierの有料プランは月額 $19.99（約 ¥3,000）からで、為替により変動します。実際の請求額は、契約時の料金と為替を確認してください。

次は、焙煎機や店舗が増えた場合の管理方法です。

複数の焙煎機・複数店舗への拡張方法

複数の焙煎機がある場合

Googleフォームに「焙煎機」の項目を追加します。焙煎機ごとの歩留まりや使用量を、焙煎ログから確認できます。

複数店舗がある場合

フォームに「店舗」の項目を追加し、店舗ごとの在庫を分けて管理します。最初は店舗ごとにシートを分けると、設定を確認しやすくなります。

焙煎ログを分析する

複数台・複数店舗への拡張では、入力項目を増やしすぎないことが重要です。まずは店舗単位で在庫の精度を確認してから、集計項目を追加してください。

よくある質問

Q1: Zapierの無料プランで足りるか？

Zapierの無料プランは月100タスクまでです。月50回未満の焙煎で、1回あたり1タスクに抑えられるなら、無料プランを検討できます。Zapを分ける場合は、月50回の焙煎でも100タスクに達します。

有料プランは月額 $19.99（約 ¥3,000）からです。請求額は契約時の料金と為替を確認してください。

Q2: 複数の焙煎機に対応できるか？

フォームに「焙煎機」の項目を追加します。ログに焙煎機名が残るため、機械ごとの使用量や歩留まりを比較できます。

Q3: 別の在庫管理ツールと連携できるか？

Zapierは、Googleスプレッドシート以外の表計算・データベースサービスとも連携できます。利用中のサービスが対応しているか、公式の連携一覧を確認してください。未対応の場合は、WebhooksやAPIを使う方法もあります。

Q4: スタッフ全員で共有できるか？

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートの共有設定を行えば、スタッフが同じフォームへ入力できます。入力者を記録したい場合は、フォームに氏名の項目を追加します。

Q5: 仕入れ通知の閾値はどう決めるか？

閾値は、納品までの日数に1日あたりの平均使用量を掛け、さらに安全在庫を加えて決めます。たとえば、納品まで5日、平均使用量が1日300g、安全在庫を3日分の900gとする場合、2,400g程度が目安です。

Q6: データをバックアップする方法は？

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブに保存されます。誤削除に備えるなら、定期的にExcel形式で書き出し、Googleドライブのバージョン履歴も確認してください。

月額費用の試算

次の条件で試算します。

• 焙煎回数: 月60回
• 豆種: 5種類
• スタッフ: 2名

Zapを2つに分けると、月60回で120タスクです。無料プランの月100タスクを超えるため、Zapの統合やGASの利用を検討します。

有料プランの表示価格は月額 $19.99（約 ¥3,000）です。円換算額は為替で変わるため、契約前にZapier公式の料金表示を確認してください。

次のまとめで、導入前に確認する項目を整理します。

まとめ

Zapier、Googleフォーム、Googleスプレッドシートを組み合わせると、焙煎ログの記録と生豆在庫の管理を連動できます。

導入手順は次の5段階です。

1. 焙煎ログの項目を整理する
2. Googleフォームとスプレッドシートを準備する
3. ZapierまたはGASで連携する
4. 在庫の予測数式を設定する
5. 通知をテストし、週1回は実在庫と照合する

まずは1台の焙煎機と少数の豆種で試し、入力漏れや在庫のずれを確認してください。店舗の運用に合うことを確かめてから、複数台・複数店舗へ広げます。

自動化は、記録の手間を減らし、経営者が在庫と品質を確認しやすくするための手段です。実在庫との照合を続けながら、無理なく運用してください。

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出典・参考情報

• Zapier公式サイト: 料金プランと機能の詳細（https://zapier.com/pricing）
• Googleフォームのヘルプ: フォームの作成と管理（https://support.google.com/docs/answer/6281888）
• Googleスプレッドシートの関数リスト: AVERAGEIFS関数、IF関数などのリファレンス（https://support.google.com/docs/table/25273）
• Google Apps Scriptのドキュメント: スプレッドシートサービスのリファレンス（https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet）
• Make公式サイト: 料金プラン（https://www.make.com/en/pricing）
• n8n公式サイト: 料金プラン（https://n8n.io/pricing/）
• IFTTT公式サイト: 料金プラン（https://ifttt.com/plans）

Mira ／ AI経営ラボ 編集長