社内備品の貸出管理をZapierで自動化するレシピ — Slack申請から返却督促まで

社内備品の貸出管理を紙や表計算ソフトで続けると、申請の記録、返却期限の確認、督促に手間がかかります。Zapier と Slack、Google スプレッドシートを組み合わせれば、総務担当者が約 45 分で貸出管理の流れを整えられます。

📌 この記事のポイント

• Slack で備品の貸出申請を受け付ける流れを自動化
• Google スプレッドシートに貸出状況を記録
• 返却期限の 3 日前と当日に督促を送信
• 返却報告を受けて貸出状況を更新
• 無料プランから試せる構成と注意点を確認

🎯 このレシピでできること

このレシピでは、総務担当者が Slack を窓口にして、次の 3 つの流れを自動化します。

自動化される業務の全体像

導入前後の比較

このレシピの適用範囲

このレシピは、次のような備品の管理に向いています。

• ノート PC やタブレットなどの IT 機器
• プロジェクターや会議室備品などの共有機器
• 工具や測定器などの現場用備品
• 来客用の名札や案内板などの受付備品

一方、次のような管理には専用システムが向いています。

• 高額資産の厳密な管理が必要な場合
• 在庫数をリアルタイムで管理する場合
• QR コードやバーコードで管理する場合

次は、導入に必要なサービスと、始める前の準備を確認します。

🛠 必要なものと準備

このレシピに必要なものは、次の 3 つです。

Zapier の有料プラン料金や実行上限は変更される可能性があります。導入前に、Zapier 公式の料金ページで確認してください。

事前準備のチェックリスト

自動化の設定前に、次の準備を済ませます。

1. Slack の申請用チャンネルを作成する（例: #備品貸出管理）
2. Google スプレッドシートの台帳を作成する
3. Zapier アカウントを作成する
4. Slack と Google スプレッドシートを Zapier に接続する

Google スプレッドシートのテンプレート

貸出管理台帳には、次の列を用意します。

列名は日本語でも英語でも構いません。ただし、Zapier で参照するため、運用開始後は列名を統一してください。

次は、この台帳に Slack の申請を自動で記録する設定です。

⚙️ Zap 1: Slack の申請をスプレッドシートに記録する

最初の Zap は、Slack への申請投稿をきっかけに、Google スプレッドシートへ行を追加します。

Zap 1 の設定概要

申請フォーマットを固定する

申請内容を正しく記録するには、投稿形式をそろえることが重要です。次のテンプレートをチャンネルにピン留めしてください。

【備品貸出申請】
備品名: [ここに備品名を入力]
借り手: [ここに氏名を入力]
部署: [ここに部署名を入力]
返却予定日: [YYYY/MM/DD形式で入力]
備考: [特記事項があれば入力]

Zap 1 の設定手順

ステップ 1: トリガーを設定する

1. Zapier のダッシュボードで「Create Zap」を選択
2. トリガーアプリに「Slack」を選択
3. トリガーイベントに「New Message Posted to Channel」を選択
4. 接続する Slack ワークスペースを選択
5. 監視するチャンネルに #備品貸出管理 を選択
6. 「Test trigger」で動作を確認

ステップ 2: アクションを設定する

1. アクションアプリに「Google Sheets」を選択
2. アクションイベントに「Create Spreadsheet Row」を選択
3. 接続する Google アカウントを選択
4. スプレッドシートとワークシートを選択
5. 各列に対応するデータを設定

ステップ 3: データを割り当てる

Zap 1 のテスト方法

1. Zapier の「Test action」を選択
2. #備品貸出管理 にテスト投稿を行う
3. Google スプレッドシートに行が追加されたか確認
4. 列名や日付の形式を確認

次は、返却期限が近づいたときに通知する Zap 2 を設定します。

⏰ Zap 2: 返却期限の督促を自動送信する

Zap 2 は、毎日決まった時間に台帳を確認し、返却期限が近い備品の借り手へ通知します。

Zap 2 の設定概要

督促のタイミングを決める

通知は、次の 2 回に絞ると運用しやすくなります。

Zap 2 の設定手順

ステップ 1: トリガーを設定する

1. トリガーアプリに「Schedule by Zapier」を選択
2. トリガーイベントに「Every Day」を選択
3. 実行時刻を「09:00」に設定
4. 「Test trigger」で動作を確認

ステップ 2: スプレッドシートを検索する

1. アクションアプリに「Google Sheets」を選択
2. アクションイベントに「Find Spreadsheet Row」を選択
3. スプレッドシートとワークシートを選択
4. 条件を設定する
   • 状況 = 「貸出中」
   • 返却予定日が通知対象の日付

複雑な日付条件は、「Find Spreadsheet Row」だけでは設定しにくい場合があります。その場合は、「Filter by Zapier」や「Formatter」を追加して、日付の差分で対象を絞り込みます。

ステップ 3: Slack メッセージを送信する

1. アクションアプリに「Slack」を選択
2. アクションイベントに「Send Direct Message」を選択
3. 送信先に借り手の Slack ユーザーを指定
4. 次のような本文を設定

【備品返却のリマインダー】
{借り手}さん、お借りいただいている「{備品名}」の返却期限が近づいています。

返却予定日: {返却予定日}
返却が完了しましたら、#備品貸出管理チャンネルに「返却しました」とご報告ください。

よろしくお願いいたします。

Zap 2 のテスト方法

1. 台帳にテスト用の行を追加する
2. 返却予定日を翌日に設定する
3. Zapier の「Test action」を選択
4. Slack に通知が届くか確認する
5. 確認後、テストデータを削除する

次は、返却報告を受けて台帳の状況を更新する Zap 3 です。

✅ Zap 3: 返却報告で状況を更新する

Zap 3 は、Slack に「返却しました」というメッセージが投稿されたら、台帳の該当行を更新します。

Zap 3 の設定概要

返却報告のフォーマット

返却報告も、申請と同じように形式を固定します。

【備品返却報告】
備品名: [貸出時に申請した備品名]
返却日: [YYYY/MM/DD形式で入力]
備考: [傷や故障があれば入力]

Zap 3 の設定手順

ステップ 1: トリガーを設定する

1. トリガーアプリに「Slack」を選択
2. トリガーイベントに「New Message Posted to Channel」を選択
3. 監視するチャンネルに #備品貸出管理 を選択
4. フィルター条件に「返却しました」を含める

ステップ 2: 該当行を検索する

1. アクションアプリに「Google Sheets」を選択
2. アクションイベントに「Find Spreadsheet Row」を選択
3. 条件を設定する
   • 備品名 = 返却報告から取り出した名前
   • 借り手 = 返却報告を投稿したユーザー
   • 状況 = 「貸出中」

ステップ 3: 状況を更新する

1. アクションアプリに「Google Sheets」を選択
2. アクションイベントに「Update Spreadsheet Row」を選択
3. 次の列を更新する
   • 返却日 = 返却報告の日付
   • 状況 = 「返却済」
   • 備考 = 返却報告から取り出した内容

Zap 3 のテスト方法

1. 台帳にテスト用の「貸出中」データを追加
2. #備品貸出管理 に「返却しました」と投稿
3. 台帳の状況が「返却済」に変わるか確認
4. 返却日が正しく記録されるか確認

次は、3 つの Zap を導入する順番と所要時間をまとめます。

🚀 導入のステップと所要時間

導入は、台帳を作成してから 3 つの Zap を順番に設定します。

導入時の注意点

次は、導入時に起こりやすい失敗と、その回避策です。

⚠️ 編集部の警告・失敗パターン

自動化は、設定よりも日々の運用でつまずくことがあります。代表的な 3 つの例を確認しましょう。

失敗パターン 1: 申請形式がばらばらになる

原因: 申請形式を固定していないと、入力内容を正しく取り出せないことがあります。

具体例:

• 「備品名: ノート PC」と「ノート PC 借ります」が混在
• 日付が「5/13」「2026 年 5 月 13 日」「2026-05-13」で混在
• 部署名が「営業部」「営業」「営業課」で混在

回避策:

• 申請形式をチャンネルにピン留めする
• 新入社員向けに申請方法を説明する
• 形式に沿わない投稿は総務担当者が確認する
• 定期的に形式を再周知する

失敗パターン 2: Zapier の実行回数上限に達する

原因: Zapier の無料プランには、月間のタスク実行上限があります。

具体例:

• 月 30 件の貸出で、Zap 1 が 30 回、Zap 2 が約 30 回、Zap 3 が 30 回
• 検索や通知などの追加ステップで、実行数がさらに増える

回避策:

• 貸出件数と 1 件あたりのタスク数を事前に見積もる
• 必要に応じて有料プランを検討する
• 通知頻度や不要な Zap を見直す

失敗パターン 3: 督促メッセージが多すぎる

原因: 督促を細かく設定しすぎると、社員が通知を見落とすことがあります。

具体例:

• 返却期限の 7 日前、5 日前、3 日前、前日、当日に通知する
• 同じ備品に複数の通知が届く

回避策:

• 通知を 3 日前と当日の 2 回に絞る
• 期限を過ぎた場合は総務担当者が確認する
• 備品名と返却期限を本文の目立つ位置に置く

次は、料金や複数拠点での運用に関する質問です。

❓ よくある質問

Q1: 無料プランでこのレシピは動きますか？

回答: 基本的な構成は無料プランから試せます。ただし、Zapier の月間タスク上限や Slack の機能制限はプランによって異なります。貸出件数が少ない会社でも、検索や通知のステップ数によって上限に達する可能性があります。導入前に、Zapier 公式の料金ページとSlack 公式ヘルプで確認してください。

Q2: 備品の写真や型番も管理できますか？

回答: 管理できます。台帳に「型番」や「写真 URL」の列を追加し、写真は Google ドライブなどに保存して URL を記録します。申請形式にも「型番:」を追加すると、入力内容をそろえやすくなります。

Q3: 複数拠点で使う場合はどうすればよいですか？

回答: 次の 2 つの方法があります。

Q4: 返却期限を延長したい場合はどうすればよいですか？

回答: 現在の構成では、総務担当者が台帳の「返却予定日」を手動で更新します。運用は次のとおりです。

1. 借り手が Slack に延長申請を投稿
2. 総務担当者が申請内容を確認
3. 承認後、台帳の返却予定日を更新
4. 新しい期限に合わせて督促対象を確認

延長申請が多い場合は、自動更新の Zap を追加できます。ただし、承認が必要な会社では、手動確認を残す方が安全です。

Q5: この仕組みは他の用途にも応用できますか？

回答: 応用できます。基本構造は「Slack で申請受付 → 台帳に記録 → 期限管理 → 通知」です。

Q6: データを誤登録した場合はどうすればよいですか？

回答: 台帳の該当行を修正し、原因を確認します。入力形式が原因なら再周知し、Zap の設定が原因ならテスト後に再稼働してください。

Q7: Zapier の無料プランに期間制限はありますか？

回答: Zapier には無料プランと有料プランがあります。無料プランは期間ではなく、タスク実行数などの条件で利用範囲が決まります。料金や上限は変更される場合があるため、Zapier 公式の料金ページで最新情報を確認してください。

次は、導入前に確認したい要点と参考情報です。

📚 まとめと参考情報

この記事では、社内備品の貸出申請、返却期限の通知、返却報告の更新を Zapier で自動化する方法を紹介しました。

この記事の要点

導入前のチェックリスト

• Slack の申請用チャンネルを作成した
• 申請形式を固定し、チャンネルにピン留めした
• Google スプレッドシートの列名を統一した
• Zap 1 の設定とテストを終えた
• Zap 2 の設定とテストを終えた
• Zap 3 の設定とテストを終えた
• 総務担当者に運用方法を共有した
• Zapier と Slack の料金・機能制限を確認した

参考情報

• Zapier 公式サイト: https://zapier.com/
• Zapier の料金ページ: https://zapier.com/pricing
• Slack 公式ヘルプ: https://slack.com/help
• Google スプレッドシートのヘルプ: https://support.google.com/docs/answer/6000292

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Mira ／ AI経営ラボ 編集長