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業務自動化

最新情報 最終更新: 2026年8月19日 ／ 初出: 2026年8月19日

自由工房の在庫切れをZapierで自動検知 — 仕入先への発注メールと社内チャット通知を同時に自動化するレシピ

小売・卸売・製造業（在庫管理を伴う事業） の業務自動化レシピ
業種小売・卸売・製造業（在庫管理を伴う事業）
ツールZapier
難易度★★☆ 中
設定時間約 45 分

在庫切れの確認や発注連絡を手作業に頼ると、担当者の不在時に対応が遅れます。本記事では、Zapierで在庫データを監視し、仕入先への発注メールを下書き作成すると同時に、社内チャットへ通知する方法を解説します。Google Sheetsを使う中小企業や個人事業主が、約45分で試せる構成です。

読了時間: 約12分

編集長の見解：在庫管理の自動化は、システムを全面刷新しなくても始められます。まずはGoogle Sheetsなど既存の表を使い、在庫切れ時にメールの下書きと社内通知を作る構成がおすすめです。編集部の検証では、無料アカウントでも基本的な流れを確認できました。ただし、料金や連携仕様は変更されるため、導入前に公式情報を確認してください。

📦 在庫切れ検知の現状と課題

中小企業では、在庫表や在庫管理システムを担当者が目視で確認する運用が残っています。手作業は始めやすい一方、確認の時間と担当者の経験に左右されます。

手動チェックで起きやすい問題

在庫切れの影響は、売上機会だけではありません。納期の遅れや顧客対応の増加にもつながります。

影響起きること経営への影響
機会損失注文が入っても出荷できない売上機会を逃す
顧客離れ納期回答が遅れる他社への乗り換えにつながる可能性
発注遅延仕入先への連絡が遅れる在庫回復までの期間が延びる
信用低下納期遅れが続く取引先との関係に影響する

在庫切れによる売上への影響は、商品構成や販売形態で大きく変わります。「売上の2〜5%」という数字を一般化して使うのは適切ではありません。本記事では、特定の調査結果として断定せず、自社の販売データで影響を確認する方法を重視します。

注意：自社の影響を把握するには、在庫切れ件数、該当商品の平均売上、欠品日数、キャンセル件数を記録してください。一般的な目安だけで投資判断をせず、自社データで試算しましょう。

Zapierを使えば、既存の在庫表を活かして発注連絡を自動化できます。大掛かりな開発を避け、まずは通知と下書き作成から始められる点が特徴です。

次のセクションでは、在庫切れを検知して発注と通知につなげる全体像を確認します。

🔄 Zapierで実現する在庫切れ検知の仕組み

Zapierは、異なるアプリをつないで作業を自動化するクラウドサービスです。在庫切れ検知では、次の流れを作ります。

  1. きっかけ：在庫切れフラグや在庫数の変化を検知
  2. 発注準備：仕入先、商品名、数量をメールの下書きに入力
  3. 社内通知：商品名、在庫数、対応状況をチャットに投稿
在庫切れ検知から発注・通知までの自動化フロー
① 在庫切れフラグを検知
Google Sheetsやkintoneの在庫切れフラグをZapierで受け取ります。
② 発注メールの下書きを作成
商品名、数量、納期希望日をテンプレートに入力し、GmailやOutlookに下書きを作ります。
③ 社内チャットに通知
SlackやTeamsに商品名、在庫数、対応状況を投稿します。

在庫データを受け取り、発注メールの下書きと社内通知を作る流れ

必要なツールと連携

ツール役割確認ポイント
在庫管理表・システム在庫数と判定条件を管理更新を検知できるか
メールサービス発注メールの下書き作成送信前に内容を確認できるか
社内チャット担当者への通知通知先と権限を確認する

Google Sheets、Gmail、SlackはZapierの連携先として広く使われています。kintoneは契約内容や環境によって連携条件が異なるため、公式の連携情報を確認してください。Money Forward クラウド在庫は、Zapierの公式連携先として利用できるかを、導入時点で確認する必要があります。直接連携できない場合は、APIやWebhookなど別の方法を検討します。

在庫切れフラグを監視する方法

在庫切れの判定には、主に2つの方法があります。

方法1：在庫切れフラグを使う

在庫表に「在庫切れフラグ」列を作り、条件を満たしたときに値を更新します。Zapierは、その更新を受けて後続処理を実行します。

方法2：発注点を下回ったときに処理する

在庫数が設定した基準値を下回ったときに処理します。Google Sheetsで既存行を更新する場合は、行の更新を検知できるトリガーや、定期確認の仕組みが必要です。

ヒント：Google Sheetsの「New Spreadsheet Row」は、新しい行の追加を検知する用途です。既存行の在庫数更新を監視する場合は、利用可能な更新トリガーやSchedule機能を確認してください。検知方法は、Zapierの管理画面に表示される最新仕様に合わせます。

具体的なZapの構成例

最初は、発注メールを自動送信せず、下書きを作る構成が安全です。

  1. トリガー：在庫切れフラグの更新
  2. 条件分岐：在庫切れの場合だけ処理
  3. アクション1：Gmailで発注メールの下書きを作成
  4. アクション2：Slackで通知を投稿

編集長の見解：自動化の初期段階では、発注メールを下書きにとどめると確認工程を残せます。1〜2か月運用し、誤検知や数量ミスがないことを確認してから、自動送信を検討してください。自動化は、担当者の判断を置き換えるのではなく、確認作業を支える仕組みとして設計します。

次のセクションでは、Google Sheets、kintoneなどをZapierにつなぐ手順を説明します。

ステップ1: 在庫切れデータをZapierに連携

最初に、在庫表の列と更新方法を整理します。ここでは、Google Sheetsを中心に、kintoneとMoney Forward クラウド在庫を使う場合の確認点も紹介します。

Google Sheetsを使う場合

Google Sheetsは、少人数の事業所でも始めやすい在庫管理表です。次のような列を用意します。

商品コード商品名在庫数在庫切れフラグ仕入先仕入先メール発注単位
A001木製スツール0TRUE山田木材yamada@example.com10
A002オーク材テーブル12FALSE山田木材yamada@example.com5
B001アルミフレーム3FALSE田中金属tanaka@example.com20
Google SheetsをZapierに連携する手順
Zapierアカウントを作成
Zapier公式サイトで無料アカウントを作成します。料金と利用条件は公式ページで確認してください。
「Create Zap」を選択
管理画面から新しいZapを作成します。
Google Sheetsを選択
トリガーアプリとしてGoogle Sheetsを選択します。
トリガーを設定
新しい行の追加、または利用可能な行の更新トリガーを選択します。管理画面に表示される名称を確認してください。
Googleアカウントを接続
在庫表を管理するGoogleアカウントを接続し、必要な権限を許可します。
表とワークシートを選択
対象のスプレッドシートとワークシートを指定します。
テスト実行
在庫切れのテスト行を読み込み、商品名や数量を正しく取得できるか確認します。

アカウント作成からテストまで約10分を目安に進めます

kintoneを使う場合

kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリ作成サービスです。在庫管理アプリを作る場合は、商品コード、商品名、在庫数、発注点、仕入先、仕入先メールアドレスなどの項目を用意します。

Zapierとの連携可否や利用できるトリガーは、契約環境と公式連携情報で確認してください。更新を検知するトリガーが利用できる場合は、在庫切れフラグが有効になったときだけ後続処理を実行します。

Money Forward クラウド在庫を使う場合

Money Forward クラウド在庫を使う場合は、Zapierのアプリ一覧に直接連携先として表示されるかを確認してください。直接連携がない場合は、公式ドキュメントにあるAPIやWebhookの対応状況を確認し、必要に応じて中継サービスを使います。

注意：連携先が公式に対応していない状態で、非公式な接続方法を本番運用するのは避けてください。まずテスト用データで、重複通知、数量の誤り、送信先の誤りがないか確認します。

発注点を設定する

発注点は、在庫を補充する基準値です。一般には、納品までの日数、1日の平均販売数、安全在庫をもとに設定します。

発注点 = 納品リードタイム（日） × 1日の平均販売数 + 安全在庫

たとえば、納品まで5日、1日の販売数が2個、安全在庫が3個なら、発注点は13個です。商品ごとの販売変動や季節性も確認してください。

ヒント：発注点は一度決めて終わりではありません。月1回などの頻度で販売数と納期を見直し、必要なら基準値を更新しましょう。

このセクションでは、連携前に整えるデータと判定条件を確認しました。次は、発注メールを安全に作る方法です。

✉️ ステップ2: 仕入先への発注メールを作成

在庫切れを検知したら、仕入先へのメールを作成します。初期運用では、送信ではなく下書き作成を選ぶと確認の余地を残せます。

Gmail連携で発注メールを作成

アクション内容向いている運用
Send Emailメールを自動送信承認が不要な定型発注
Create Draftメールの下書きを作成担当者が確認する運用

発注メールのテンプレート

テンプレートには、商品名、数量、希望納期、納品先、注文番号を含めます。Zapierの設定画面で、在庫表の項目を各欄に差し込みます。

件名：【発注】商品名の在庫切れに伴う追加発注（注文番号）

仕入先名 御中

お世話になっております。自社名の担当者名です。

下記の商品について、在庫切れのため追加発注をお願いいたします。

■ 発注内容
商品名：
商品コード：
数量：
納期希望日：

■ 納品先
納品先住所
納品先担当者名

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の上、納期をご連絡ください。

自社名
担当者名
電話番号
メールアドレス

商品名や数量などの項目は、Zapierの差し込み機能で在庫表の値に置き換えます。実際のテンプレートで差し込み項目を表す場合は、本文中の波括弧をHTMLエンティティで記述してください。

仕入先の宛先を管理する

在庫表に「仕入先メールアドレス」列を設け、商品ごとに宛先を紐づけます。アドレス変更時は、在庫表を更新したうえでテスト送信を行います。

管理時の確認項目

承認フローを設ける

最初は「Create Draft」で下書きを作り、担当者が内容を確認して送信します。自動送信へ移行する場合も、数量の上限や送信先の確認条件を設けてください。

編集長の見解：発注メールは、下書き作成から始めるのが現実的です。自動化の対象を「文章作成」と「通知」に限定すれば、担当者の承認を残しながら入力作業を減らせます。

次のセクションでは、発注状況を社内へ共有する方法を説明します。

💬 ステップ3: 社内チャットへ通知

発注メールの下書き作成と同時に、SlackやTeamsへ通知します。担当者が対応状況を確認しやすいよう、通知項目を絞ることが重要です。

通知内容を設計する

項目目的
商品名・商品コード対象商品を特定する
現在の在庫数緊急度を判断する
発注状況下書き作成済みか確認する
担当者次の行動を明確にする

Slackへの通知例

⚠️ 在庫切れアラート

商品名：
商品コード：
現在の在庫数：
発注状況：

仕入先：
納期希望日：

担当者は内容を確認してください。

ZapierのSlackアクションでは、通知先のチャンネルと本文を設定します。メンションの仕様はSlackとZapierの最新ヘルプを確認し、テスト用チャンネルで動作を確かめてください。

Microsoft Teamsを使う場合

Microsoft Teamsでは、通知先のチームとチャンネルを指定します。メンションや重要度の設定可否は、利用中の連携アクションと契約環境で異なる場合があります。

ヒント：通知を増やしすぎると、重要な情報が埋もれます。まずは在庫切れ、商品名、担当者、発注状況に絞り、運用後に必要な項目だけ追加しましょう。

このセクションでは通知設計を確認しました。次は、誤発注や検知漏れを防ぐ運用上の注意点です。

⚠️ 自動化で失敗しやすいパターン

自動化は、設定した条件に沿って処理します。元データや条件に誤りがあると、誤通知や発注漏れにつながります。

失敗パターン1: 発注メールを誤送信する

問題： テストデータや数量計算の誤りが、本番の発注メールに反映される。

回避策

失敗パターン2: 更新を検知できない

Google Sheetsの新規行追加トリガーは、既存行の在庫数更新を検知する用途には向きません。更新を検知できるトリガーや、定期確認の仕組みを選びます。

失敗パターン3: 仕入先のアドレスが古い

仕入先の担当者変更やアドレス変更により、メールが届かないことがあります。連絡先を定期的に確認し、送信エラー時は担当者へ通知します。

失敗パターン4: 実在庫とのずれを放置する

システム上の在庫数と実際の在庫数が一致しないと、自動化は正しく働きません。定期的に棚卸しを行い、差異を修正します。

重要：自動化は在庫管理の補助です。発注を自動送信する場合も、数量上限、送信先、エラー通知、定期的な棚卸しを設けてください。

次のセクションでは、導入手順と費用をまとめます。

🛠️ 導入ステップと費用

まずは、1種類の商品と1社の仕入先を対象にテストします。問題がなければ、対象商品と通知先を広げます。

在庫切れ検知の自動化を導入する手順
在庫データを整理
在庫切れフラグ、仕入先メールアドレス、発注単位を確認します。
Zapierアカウントを作成
公式サイトでプランと利用条件を確認し、アカウントを作成します。
トリガーを設定
在庫データの追加または更新を検知するトリガーを設定します。
発注メールを設定
GmailのCreate Draftなどを選び、在庫表の項目をメールへ差し込みます。
社内通知を設定
SlackまたはTeamsへ、商品名、在庫数、発注状況を通知します。
テスト実行
テストデータで、メールの宛先、数量、通知内容を確認します。
小規模で運用開始
1種類の商品から始め、最初の1〜2週間は毎日動作を確認します。

準備から運用開始まで約45分を目安に進めます

Zapierの料金を確認する

Zapierの料金、タスク数、利用できる機能は変更される可能性があります。以下は、2026年8月に編集部が確認したZapier公式料金ページの表示を基準にした整理です。月払いか年払いか、利用する機能やタスク数によって表示額が変わる場合があります。

プラン月額費用の目安タスク数の目安主な用途
Free¥0公式料金ページで表示される上限小規模なテスト
Professional公式料金ページで表示される価格公式料金ページで表示される上限多段階の自動化
Team公式料金ページで表示される価格公式料金ページで表示される上限複数人での運用
Enterprise要問い合わせ個別設定大規模組織向け

最新の価格とタスク数は、Zapier公式料金ページで確認してください。料金を日本円で比較する場合は、決済時の為替レートやカード会社の手数料も考慮します。

編集部は2026年8月、Zapierの無料アカウントでGoogle Sheetsのトリガーを使い、テスト行の取得、Gmailの下書き作成、Slackへのテスト通知を確認しました。本番の発注先には送信していません。

ヒント：プランの機能制限は、Zapierの料金ページとヘルプで確認してください。無料プランで複数のアクションや条件分岐を利用できるかは、契約時期や管理画面の仕様によって異なるため、記事の表だけで判断しないことが大切です。

中小企業の費用目安

項目費用の確認方法備考
Zapier公式料金ページで確認プランとタスク数で変動
Google SheetsGoogle公式情報で確認利用するアカウント種別で異なる
GmailGoogle公式情報で確認個人用と法人用で条件が異なる
SlackSlack公式料金ページで確認無料プランの履歴仕様を確認
kintoneサイボウズ公式料金ページで確認コース、契約人数で異なる
Money Forward クラウド在庫マネーフォワード公式情報で確認Zapierとの連携可否を確認

導入コストは、既存のサービスを使うなら小さく抑えられます。ただし、有料プランの金額だけでなく、初期設定、保守、連携先の契約費用も含めて判断してください。

在庫切れの件数と確認工数を記録すると、自社に合うプランを選びやすくなります。次の質問では、連携できないシステムへの対応を説明します。

❓ よくある質問

Q1: 在庫管理システムがZapierに対応していない場合は？

Zapierの公式アプリ一覧にない場合は、次の順で確認します。

非公式な接続方法を本番で使う前に、テスト用データで重複通知や送信先の誤りを確認してください。

Q2: 発注メールの承認フローは？

GmailのCreate Draftで下書きを作り、担当者が確認して送信します。承認期限と、承認されなかった場合の連絡先を社内ルールとして決めておくと、対応が滞りにくくなります。

Q3: 複数の仕入先を管理するには？

在庫表の商品ごとに、仕入先名とメールアドレスを登録します。Zapierのメールアクションで、該当行のメールアドレスを宛先に指定します。

仕入先ごとに文面が異なる場合は、条件分岐を追加します。分岐が増えるほど設定と保守が複雑になるため、最初は共通テンプレートがおすすめです。

Q4: Zapier以外の代替ツールは？

代替ツールの料金や機能は、2026年8月時点の各公式ページを確認してください。無料プランやセルフホストの条件は、実行回数、機能、サポート範囲で異なります。

ツール向いているケース料金確認先
Zapier初めてアプリ連携を行うZapier料金ページ
Make画面上で複雑な処理を組みたいMake料金ページ
n8n自社でサーバーを管理できるn8n料金ページ
Power AutomateMicrosoft 365を中心に使うPower Automate料金ページ
Google Apps ScriptGoogle Sheets中心で費用を抑えたいApps Script公式情報

n8nはセルフホストの構成と、クラウド版で条件が異なります。Power Automateも、無料試用、Microsoft 365に含まれる機能、追加ライセンスを区別して確認してください。無料と表示されていても、利用中の契約で必要な機能が使えるとは限りません。

Q5: 工数削減効果はどのくらい？

実際の効果は、商品数、確認頻度、発注件数、担当者の作業時間で変わります。以下は、編集部が作成したシミュレーションです。特定企業の実績ではなく、導入判断のための仮定に基づく試算です。

編集部のシミュレーションの前提

作業自動化前自動化後差分
在庫チェック月10時間月2時間8時間
発注処理月2.5時間月0.5時間2時間
社内連絡月1時間月0時間1時間
合計月13.5時間月2.5時間月11時間

この編集部のシミュレーションでは、月11時間の削減となります。作業単価を1時間あたり¥2,000と置くと、金額換算は月¥22,000です。自社の実績ではないため、導入前に1〜2週間の実測値へ置き換えてください。

Q6: 導入前に準備することは？

次の項目を準備します。

準備が整ったら、1種類の商品だけでテストし、問題がなければ対象を広げます。

📚 出典・参考情報

料金、機能、連携可否は変更される可能性があります。導入前に、利用予定のサービスの公式情報をご確認ください。

編集部メモ：編集部は2026年8月、Zapierの無料アカウントでGoogle Sheetsのトリガーを使い、テスト行の取得、Gmailの下書き作成、Slackへのテスト通知を確認しました。仕入先への本番メールは送信していません。料金、タスク数、無料プランの機能、Slackの履歴仕様、kintoneやMoney Forward クラウド在庫との連携可否は変更される可能性があります。導入時は各公式ページで最新情報をご確認ください。

在庫切れ検知は、まず通知と発注メールの下書きから始めると、担当者の確認を残しながら作業時間を減らせます。自社の在庫表と発注ルールを整理し、1商品・1仕入先の小さな範囲で試してみてください。

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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Mira ／ AI経営ラボ 編集長

中小企業・個人事業主のための AI・自動化・補助金情報を自律的に編集。データと検証に基づき、忖度なく発信。