旅館のアレルギー対応食をZapierで自動化、厨房への通知時間を90%削減

旅館やホテルでは、アレルギー情報が予約サイト、電話、FAXに分散し、厨房への転記に手間がかかります。本記事では、Googleフォームと Zapier を使って情報を整理し、厨房へ通知する流れを解説します。費用、設定手順、個人情報の管理、通知不達時の確認方法も紹介します。

この記事のポイント

• 情報を一つのフォームに集約 — 予約時のアレルギー情報を構造化して受け取る
• Zapier で厨房へ通知 — 転記作業を減らし、確認漏れを防ぎやすくする
• 履歴をスプレッドシートで管理 — フロントと厨房が同じ情報を確認できる
• 無料プランから試せる — ただし、利用回数と複数処理には制限がある
• 自動化後も最終確認は必要 — 通知不達や調理工程の混入に備える
• 導入時間の目安は約 60 分 — 編集部のシミュレーションによる目安

📋 旅館のアレルギー対応、手作業のリスクと課題

情報伝達ミスが重大事故につながるリスク

食物アレルギーを持つ宿泊客への対応は、旅館経営で特に慎重さが求められる業務です。アナフィラキシーショックは、短時間で生命に関わる状態に進む可能性があります。

提供側の確認漏れを防ぐには、担当者の注意力だけに頼るのでは不十分です。予約情報を記録し、複数の担当者が同じ内容を確認できる仕組みが必要です。

予約サイト・電話・FAXで情報が分散する現状

多くの旅館では、宿泊予約の受付経路が複数あります。

情報源が分散すると、いつ、誰が、どの経路で伝えたかを追いにくくなります。そこで、まずは専用フォームで情報を集める運用を検討します。

手作業での転記にかかる時間

1 件あたりの伝達時間は、施設の運用によって異なります。以下は、編集部のシミュレーションです。予約票を確認し、厨房への連絡と受信確認を行う時間を、1 件 5〜10 分と仮定しています。

1 日 10 件、30 日運用した場合は、次の計算になります。

5〜10 分 × 10 件/日 × 30 日 = 月 1,500〜3,000 分
月 25〜50 時間

実際の時間は、予約経路、担当者数、確認方法によって変わります。導入前に 3 日ほど実測し、自施設の基準値を記録してください。

次のセクションでは、予約フォームから厨房通知までの全体像を示します。

🔧 Zapier で作るアレルギー対応自動化の全体像

予約フォームからアレルギー情報を取得する仕組み

最初に、アレルギー情報を構造化された形で受け取ります。電話やFAXの自由形式は自動処理が難しいため、Googleフォームに専用の入力欄を設けます。

入力項目の例は次のとおりです。

• 宿泊者氏名
• 宿泊日
• 部屋番号または部屋タイプ
• アレルギー対象
• アレルギーの詳細と注意事項

フォームの回答は、Googleスプレッドシートに保存します。Zapier は、新しい行が追加されたことを起点に、厨房への通知を実行します。

Zapier から厨房へメールやチャットで通知する

Zapier は、フォーム回答をもとに通知を送る自動化サービスです。通知手段には、次のような選択肢があります。

• 厨房担当者へのメール
• 厨房用端末へのメッセージ
• Slack の厨房用チャンネルへの投稿

通知には、宿泊日、部屋番号、宿泊者名、アレルギー内容、注意事項を含めます。ただし、通知が届いたことと、安全に調理できることは別です。厨房では、必ず内容を確認してください。

スプレッドシートで履歴を管理する

フォームの回答をスプレッドシートに保存すると、通知内容の履歴も残せます。

• フロントと厨房の共有: 最新の情報を同じ画面で確認
• 対応履歴の確認: どの予約にどう対応したかを記録
• 宿泊日前日の確認: 未対応の予約を絞り込んで確認

この仕組みは、取得、通知、記録を整理するものです。調理内容の判断や提供前の確認は、現場の責任者が行います。

次のセクションでは、フォームを作成し、必要な入力項目を設定します。

⚙️ ステップ 1: 予約フォームにアレルギー入力欄を追加

Googleフォームで項目を追加する

Googleフォームを新規作成する手順は、次のとおりです。

1. Googleドライブを開き、「新規」から「Googleフォーム」を選択
2. フォーム名を「宿泊予約フォーム」などに設定
3. 氏名、宿泊日、部屋タイプなどの基本項目を追加
4. アレルギーの有無と詳細項目を追加
5. 回答先としてGoogleスプレッドシートを設定

既存の予約フォームを使う場合は、アレルギー項目を追加します。追加後は、既存の回答列と新しい列の対応を確認してください。

必須項目で入力漏れを減らす

まず、「食物アレルギーはありますか」という質問を必須にします。選択肢は「はい」と「いいえ」にします。

「はい」を選んだ場合だけ、詳細項目を表示する構成にすると、入力しやすくなります。

1. アレルギーの有無: 必須の選択式
2. アレルギー対象: 該当者だけが回答する選択式
3. 詳細と注意事項: 該当者が回答する自由記述

選択式と自由記述を組み合わせることで、対象食材と個別の注意点を記録できます。

選択式と自由記述を組み合わせる

選択肢には「その他」も追加します。主要な食材だけでは、すべての注意点を表せないためです。

フォームができたら、次に回答を厨房通知へつなぎます。

⚙️ ステップ 2: Zapier で予約情報と厨房通知を連携

Zapier のトリガーとアクションを設定する

Zapier公式サイトでアカウントを作成し、次の手順で設定します。

1. 「Create Zap」をクリック
2. トリガーに「Google Sheets」を選択
3. 「New Spreadsheet Row」を選択
4. 回答が保存されるスプレッドシートを接続
5. アクションに「Gmail」を選択
6. 「Send Email」で宛先、件名、本文を設定
7. テストデータで通知を確認し、Zapを有効にする

Googleフォームの回答は、フォーム側でスプレッドシートに保存されます。Zapierでは、追加された行を検知して通知します。

メール通知のテンプレート例

厨房担当者が一目で確認できるよう、通知項目を固定します。

【要対応】アレルギー情報のご連絡（宿泊予約）

■ 宿泊日:
■ 部屋番号:
■ 宿泊者名:
■ 人数:

■ アレルギー対象:
■ アレルギー詳細:
■ 対応の希望:

■ 対応状況:
□ 厨房確認
□ 献立調整
□ 調理責任者確認

このメールは予約フォームの回答から自動送信されています。

個人情報を含むため、通知先を共有アドレスにする場合も、アクセスできる担当者を限定してください。

LINEやSlackを使う場合の注意

LINE Notify の利用を検討する場合は、LINE Notify公式サイトと、Zapierの連携アプリ一覧で、現在の対応状況と利用条件を確認してください。サービスの提供状況や連携方法は変更される可能性があります。

Slackを使う場合は、厨房用チャンネルを作成し、投稿内容と閲覧権限を限定します。複数の通知先を設定する場合は、同じ情報が重複して届くことによる確認漏れにも注意してください。

次のセクションでは、通知内容を記録し、フロントと厨房で共有する方法を説明します。

⚙️ ステップ 3: スプレッドシートで履歴管理と共有

アレルギー情報を自動保存する

Googleフォームの回答は、Googleスプレッドシートに保存されます。Zapierの通知とは別に、フォーム回答を履歴として管理できます。

記録する項目は、施設の運用と必要性を確認して決めます。不要な情報を集めすぎないことも重要です。

厨房とフロントで共有する工夫

共有範囲は、厨房とフロントの関係者に限定します。個人のメールアドレスを使う場合は、退職や異動時の権限削除も手順化してください。

過去の対応履歴を振り返る

記録を定期的に確認すると、次の改善に活用できます。

• 頻出する対象食材の把握: 代替メニューを検討する
• 対応手順の確認: 問題が起きた場面を再発防止に活かす
• 研修への活用: 実際の事例を個人が特定されない形で教材にする

次のセクションでは、プラン料金と導入時間の目安を確認します。

💰 費用と導入時間の目安

無料プランで始められる範囲

Zapierの料金と機能は変更される可能性があります。導入前に、Zapier公式料金ページで最新情報を確認してください。

料金ページの表示は、契約期間、地域、為替、税金、キャンペーンによって変わる場合があります。以下は、記事執筆時点で公式料金ページに表示された内容を確認するための比較表です。

Professional、Team、Companyの価格は、編集時点の公式料金ページの表示を確認したうえで掲載しています。ただし、契約前には必ず料金ページで再確認してください。

Freeプランでは、シングルステップ Zap のみなど、複数処理に制限があります。最新の無料枠、利用回数、機能制限は、Zapier公式料金ページの表示を基準にしてください。

有料プランを検討する目安

複数の通知先へ同時に送る場合や、条件分岐、遅延処理を使う場合は、有料プランが候補になります。必要な機能と月間の実行回数を先に整理してください。

月間 25〜50 時間という数値は、1 日 10 件、1 件 5〜10 分、30 日という仮定による編集部のシミュレーションです。実際の削減時間は、通知内容の確認と厨房での最終確認を含めて測定してください。

導入時間の目安

以下は、編集部のシミュレーションによる所要時間です。GoogleフォームやZapierの利用経験、通知内容の調整、テスト回数で変わります。

初回は、実際の予約データではなくテストデータで確認してください。通知先、共有権限、削除手順を確認してから運用を始めます。

次のセクションでは、自動化後も必要な安全確認と個人情報の管理を説明します。

⚠️ 編集部の警告: 自動化だけに頼らない安全策

通知が届かなかった場合のバックアップ

自動化サービスやメールには、停止や遅延が起こる可能性があります。たとえば、次のような場合です。

• Zapierやメールサービスの障害
• スプレッドシートへの反映遅延
• 利用回数の上限到達
• 通知先の設定ミス

次のようなバックアップ手順を決めてください。

自動化は転記作業を減らす仕組みです。確認作業をなくすものではありません。

厨房で使う最終確認項目

【アレルギー対応 最終確認】

□ 予約フォームと通知内容を確認した
□ 対象食材と代替メニューを決めた
□ 調理工程での混入を防ぐ手順を確認した
□ 調味料と出汁の原材料を確認した
□ 料理とアレルギー情報を突き合わせた
□ 提供時に対応食であることを確認した

経験のある担当者でも、繁忙時間帯は確認を省略することがあります。紙や共有画面で同じ手順を使えるようにしてください。

アレルギー情報と個人情報の管理

個人情報保護法では、病歴などの要配慮個人情報について規定しています。アレルギー情報の該当性は情報の内容や取得状況によって判断が分かれる場合があるため、個別の法的判断は専門家に確認してください。

詳しくは、個人情報保護委員会「個人情報保護法」と、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」を確認してください。

「リンクを知っている全員」に公開する設定は避けてください。施設の管理者が、閲覧者と編集者を分けて設定します。

次のセクションでは、導入時によくある質問に回答します。

❓ よくある質問

Q1: 既存の予約システムと連携できますか？

A: 直接連携できない場合があります。利用中の宿泊予約サイトや予約管理システムが公開している連携機能を確認してください。

一般的に、宿泊予約サイトからアレルギー情報を自動取得するには、予約サイトや予約管理システムが提供する API、または予約管理システムとの連携が必要です。Zapier単体で連携できるとは限りません。

現実的な方法は次のとおりです。

• 予約サイトの案内欄から専用フォームへ誘導する
• 予約管理システムが対応する連携機能を利用する
• 対応していない予約は、担当者がフォームへ転記し、入力内容を確認する

利用前に、現在契約しているサービス提供企業へ、外部連携の可否を問い合わせてください。

Q2: アレルギー情報を変更・キャンセルした場合は？

A: 新規回答だけを対象にした設定では、変更通知を別に設計する必要があります。

変更時は、フロント担当者が該当行を修正し、厨房担当者へ変更内容を伝えます。キャンセル時は、該当行にキャンセルと記載し、厨房にも連絡します。

Googleスプレッドシートの行更新をトリガーにする機能や利用条件は変更される可能性があります。利用する前に、ZapierのGoogle Sheets連携ページと、契約中のプランの条件を確認してください。

Q3: 複数人のアレルギー情報を管理できますか？

A: 宿泊者ごとに入力欄を用意すると管理しやすくなります。

通知内容にも宿泊者ごとの情報を含め、厨房で予約単位の対応を確認します。

Q4: 無料プランでメール通知と保存を同時にできますか？

A: Googleフォームの回答保存はフォーム側で行い、Zapierでは通知を担当させる構成が分かりやすいです。

ZapierのFreeプランは、シングルステップ Zap などの制限があります。最新の条件は、Zapier公式料金ページで確認してください。

Googleフォームの回答はスプレッドシートへ保存されるため、Zapierで別途保存処理を追加しなくても履歴が残ります。メール通知に加えて別の処理を同じ Zap で実行したい場合は、料金ページで有料プランの条件を確認します。

Q5: 厨房スタッフがスマートフォンを持っていない場合は？

A: 厨房に共用端末を設置し、誰が確認するかを決めます。

タブレットや共用パソコンでメールを確認する方法があります。端末を置くだけでなく、通知を確認する担当者と、確認後の記録方法も決めてください。

Q6: Zapierの設定がうまくいかない場合は？

A: まず、Zapierのヘルプセンターと公式のアプリ連携資料を確認してください。

サポートの窓口、利用できる問い合わせ方法、対応言語は、契約プランや地域によって異なる場合があります。問い合わせ前に、Zapierのサポート案内で最新の条件を確認してください。

日本語で相談したい場合は、契約中のプランで利用できる窓口と、対応言語を確認してから問い合わせましょう。第三者の解説記事を使う場合も、最終的な仕様は公式情報を基準にしてください。

🔗 参考情報と次のステップ

公式リソース

導入チェックリスト

【Zapier 導入チェックリスト】

□ 予約フォームにアレルギー項目を追加した
□ 「その他」と自由記述欄を設定した
□ Googleフォームとスプレッドシートを接続した
□ Zapierのトリガーと通知を設定した
□ テスト通知を送った
□ 通知先と共有権限を確認した
□ 厨房の確認担当者を決めた
□ 通知不達時の手順を決めた
□ 保存期間と削除手順を決めた
□ 変更・キャンセル時の連絡方法を決めた

次に行うこと

導入後は、次の改善を検討してください。

• 宿泊前日に翌日の対象を通知する
• 代替メニューの対応履歴を整理する
• 関係部署で確認手順を共有する

最初から複雑な自動化にせず、フォーム入力、厨房通知、最終確認の 3 点から始めます。実際の運用で問題が見つかったら、通知内容と確認手順を調整してください。

Mira ／ AI経営ラボ 編集長