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業務自動化

最新情報 最終更新: 2026年9月24日 ／ 初出: 2026年9月24日

介護施設のシフト管理を自動化！Googleフォーム×Zapier×LINEで月10時間削減

介護・福祉 の業務自動化レシピ
業種介護・福祉
ツールZapier
難易度★★☆ 中
設定時間約 90 分

介護施設のシフト管理では、希望の集計や調整後の連絡に時間がかかります。この記事では、GoogleフォームとスプレッドシートをZapierでつなぎ、LINEで確定通知を送る方法を解説します。スタッフ20名程度の施設を前提に、費用、設定手順、個人情報保護の注意点まで確認できます。

読了時間: 約12分 | 設定時間: 約90分

🎯 この記事のポイント

編集長の見解：介護施設のシフト管理は、毎月発生する一方で、集計や連絡が手作業になりやすい業務です。Zapierを使うと、プログラミングなしで定型作業を減らせます。ただし、勤務配置の最終判断は管理者が行います。まずは1か月、少人数で試すのが現実的です。

📋 シフト管理の課題と自動化の効果

介護施設のシフト管理では、スタッフの希望収集、集計、調整、確定通知が必要です。これらを毎月手作業で行うと、管理者の負担が増えます。

手作業によるシフト管理の3つの課題

  1. 集計の手間：紙や表計算ソフトの希望を、手作業で転記・集計する
  2. 調整の負担：希望が重なったとき、管理者が個別に連絡する
  3. 通知の漏れ：掲示板や口頭だけでは、確認漏れや認識違いが起きる

介護施設では、夜勤、早番、遅番などの勤務区分があります。時間帯ごとに必要な人数を確保する必要があるため、希望を集計した後の確認も欠かせません。

自動化による月10時間以上の削減効果

どの程度の時間を削減できるかは、施設の規模や運用方法で変わります。以下は、スタッフ20名程度の介護施設が、月1回シフト希望を集める場合の編集部による試算です。

業務プロセス手作業の場合（月あたり）自動化後（月あたり）削減時間
希望収集の集計3〜4時間自動集計、確認のみ約10分約3時間
シフト表の作成2〜3時間自動反映、微調整のみ約2時間
確定通知の送付2〜3時間LINEで自動送信約2〜3時間
変更対応の連絡1〜2時間フォーム再提出と自動通知約1時間
合計8〜12時間約1時間月7〜11時間

この試算は、スタッフ20名程度、月1回の希望収集、定型的な通知を前提にしています。施設の規模、勤務区分、変更回数、管理者の確認方法によって、実際の効果は変わります。「月10時間以上」はすべての施設に当てはまる保証値ではなく、導入判断の目安としてご覧ください。

💡 編集部メモ：削減時間は、シフト調整の品質確認や急な欠勤への備えに使うと効果的です。空いた時間で希望の偏りを確認し、予備の勤務体制を検討できます。

スタッフ満足度向上と入力ミスの防止

自動化の利点は、管理者の工数削減だけではありません。スタッフ側にも次のようなメリットがあります。

⚠️ 注意：自動化できるのは、主に集計と通知です。人員配置や勤務の調整には、資格、経験、休憩、労務上の条件などを踏まえた管理者の判断が必要です。

次のセクションでは、必要なツールと費用を確認します。

🔧 必要なツールと準備

シフト管理には、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、LINE公式アカウント、Zapierを使います。無料プランから試せますが、利用量や料金体系は変更される可能性があります。

ツール役割料金の目安必要な準備
Googleフォームシフト希望の収集無料Googleアカウント
Googleスプレッドシートシフト表の集計無料スプレッドシート
LINE公式アカウント確定通知の送信無料プランあり公式アカウント
Zapierツール間の連携無料プランありZapierアカウント

Googleフォーム・Googleスプレッドシートの準備

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば使えます。

  1. Googleフォームを作成：Googleドライブから「新規」→「Googleフォーム」を選びます
  2. スプレッドシートを作成：シフト表のベースとなる表を作成します
  3. フォームと連携：フォームの「回答」タブから「スプレッドシートにリンク」を選びます

💡 ポイント：Zapierの設定前に、フォームの回答がスプレッドシートへ反映されるか確認しましょう。問題の切り分けがしやすくなります。

Zapierのアカウント作成とプラン選定

Zapierは、異なるサービスをつなぐ自動化サービスです。プログラミングなしで、連携の流れを設定できます。

2026年9月時点では、Zapierの無料プランは月100タスクまでと案内されています。ただし、料金や上限は変更される可能性があるため、利用前にZapier公式の料金ページで確認してください。

スタッフ20名程度で月1回の希望収集なら、無料プランで試せる場合があります。ただし、通知の回数やZapのステップ数によって消費量は変わります。

⚠️ 注意：無料プランの上限は、利用する機能やステップ数によって早く到達します。スタッフ数、通知回数、変更対応の回数を事前に見積もり、Zapier公式の料金ページで最新条件を確認してください。

LINE Messaging APIの設定とアクセストークン取得

LINEへの通知には、LINE公式アカウントとMessaging APIを使います。LINE公式アカウントには無料プランがありますが、送信できる通数や料金はプランによって異なります。最新の条件はLINE公式アカウントの料金ページで確認してください。

  1. LINE公式アカウントを開設：施設用のアカウントを作成します
  2. Messaging APIを有効化：管理画面の設定から有効化します
  3. アクセストークンを取得：設定画面でトークンを発行し、安全に保管します
  4. Webhookを設定：必要に応じてZapierとの連携に使うURLを設定します

⚠️ 注意：アクセストークンはパスワードと同じように扱います。漏えいした場合は、すぐに無効化または再発行してください。

次のセクションでは、ツールをつなぐ自動化フローを確認します。

⚙️ Zapierで作る自動化フロー全体像

基本の流れは、フォーム回答の検知、表計算シートへの記録、確定通知の3段階です。

シフト管理の自動化フロー
トリガー

Googleフォームに新しい回答が送信されたら起動

アクション1

回答内容をスプレッドシートに自動追記

アクション2

確定シフトをLINEでスタッフに通知

トリガー：Googleフォームの新規回答を検知

Zapierのトリガーには、Googleフォームの新しい回答を検知する設定を使います。

アクション1：スプレッドシートに回答を追記

検知した回答を、スプレッドシートのシフト表へ追記します。

アクション2：LINEで確定通知を送信

スプレッドシートへの反映後、管理者が確定した内容をLINEで通知します。希望の受付直後ではなく、確定後に通知する運用がおすすめです。

編集長の見解：最初は、フォーム回答をスプレッドシートへ記録するところから始めましょう。動作を確認してから、確定後のLINE通知を追加すると、設定ミスの影響を小さくできます。

次のセクションから、各ステップの設定方法を詳しく説明します。

📝 ステップ1：Googleフォームでシフト希望を収集

最初に、スタッフが入力しやすいシフト希望フォームを作ります。項目を絞ると、入力漏れや後の調整を減らせます。

シフト希望フォームの項目設計

項目入力形式設定例
氏名記述式テキスト入力
対象月プルダウン2026年7月、2026年8月
希望日チェックボックス1日〜31日
時間帯プルダウン早番、日勤、遅番、夜勤
希望理由記述式、任意家庭の事情、通院など

💡 編集部メモ：希望理由は任意入力にしましょう。入力を必須にすると負担が増えます。希望が重なったときの調整材料として使う項目にすると、運用しやすくなります。

回答期限の設定とスタッフへの周知方法

フォームの期限と周知方法を決めておきます。

⚠️ 注意：回答期限を案内しても、フォームが回答を受け付けていれば送信できます。期限後の回答を止める場合は、フォームの「回答を受け付ける」をオフにしてください。

フォームのURLをZapierに連携する準備

フォームが完成したら、テスト回答を送り、連携を確認します。

  1. フォームのURLを確認：フォームの「送信」からURLをコピー
  2. テスト回答を送信：Zapierの設定前に1件送信
  3. 連携を確認：回答がスプレッドシートに反映されるか確認

💡 ポイント：項目名は「氏名」「希望日」「時間帯」のように短くしましょう。Zapierの設定画面で項目を見分けやすくなります。

次のセクションでは、スプレッドシートでシフト表を作る方法を説明します。

📊 ステップ2：スプレッドシートでシフト表を自動生成

フォーム回答をスプレッドシートに記録し、シフト表として確認できる形に整えます。

Zapierでフォーム回答をスプレッドシートに自動追記

Zapierでスプレッドシートへの自動追記を設定
Zapを作成

Zapierで「Create Zap」を選び、Google Formsと新規回答のイベントを設定します。

Googleアカウントを連携

使用するGoogleアカウントを接続し、認証を許可します。

フォームを選択

対象のフォームを選び、テスト回答を検知できるか確認します。

Googleスプレッドシートを設定

アクションにGoogle Sheetsを追加し、「Create Spreadsheet Row」を選びます。

項目を対応付け

氏名、日付、時間帯などをスプレッドシートの各列に対応付けます。

テストして有効化

テスト回答が正しく追加されたら、Zapを有効化します。

シフト表テンプレートの作成と数式の活用

回答が追記されたら、管理者が確認しやすいシフト表を作ります。

たとえば、次の数式で「早番」の件数を数えられます。

=COUNTIF(シフト回答!C:C, "早番")

日付と時間帯を同時に条件にする場合は、COUNTIFS関数を使います。

=COUNTIFS(シフト回答!B:B, "2026-07-01", シフト回答!C:C, "早番")

この数式は、2026年7月1日の早番の回答数を集計します。実際の列や日付形式に合わせて修正してください。

💡 編集部メモ：フォームと数式の日付形式をそろえましょう。「2026/07/01」と「2026-07-01」が混在すると、正しく集計できない場合があります。

重複・欠落チェックの自動化

条件付き書式を使うと、確認すべき箇所を目立たせられます。

  1. 重複チェック：同じ日に同じスタッフが複数回回答していないか確認
  2. 人数超過の警告：必要人数を超えた時間帯を強調表示
  3. 未回答者の確認：スタッフ名簿と回答一覧を照合

⚠️ 注意：条件付き書式は、データの修正や勤務配置の決定を行いません。警告が表示された場合は、管理者が内容を確認して調整してください。

次のセクションでは、確定したシフトをLINEで通知する方法を説明します。

💬 ステップ3：LINEで確定通知を自動送信

シフト確定後に、LINEでスタッフへ通知します。通知先と内容を事前に整理しておくことが大切です。

LINE Messaging APIとZapierの連携設定

LINE Messaging APIとZapierの連携設定
LINE公式アカウントを開設

施設用のアカウントを作成し、施設名が分かる名称を設定します。

Messaging APIを有効化

管理画面の設定からMessaging APIを有効化します。

アクセストークンを発行

トークンを発行し、安全な場所に保管します。

ZapierにLINEを連携

Zapierのアクション設定でLINEを選び、トークンを入力します。

送信先を設定

スタッフが公式アカウントを友だち追加したことを確認し、必要な送信先を設定します。

⚠️ 注意：LINEで通知するには、対象スタッフが公式アカウントを友だち追加している必要があります。送信エラーに備え、メールや紙のシフト表などの代替手段も用意してください。

確定シフトをスタッフ個人に通知するメッセージ設計

通知には、確定内容と変更の連絡先を入れます。

【シフト確定のお知らせ】

{氏名} さん

以下のシフトで確定しました。

■ 7月1日（水）: 早番（7:00-15:00）
■ 7月3日（金）: 日勤（9:00-17:00）
■ 7月5日（日）: 夜勤（16:00-翌9:00）

変更がある場合は、7月25日までに管理者へご連絡ください。

実際のZapier設定では、氏名や日付などの差し込み項目を選択します。上記の波括弧は、MDXで誤って式として解釈されないようにエスケープしています。

通知内容のカスタマイズ

Zapierでは、フォームやスプレッドシートの項目をメッセージに差し込めます。

  1. テンプレートを作成：氏名、日付、時間帯を配置
  2. 複数日の表示を確認：複数選択した日付が想定どおり表示されるか確認
  3. 確定欄を参照：管理者が調整した確定シフトの列を通知元に設定

💡 編集部メモ：希望受付時ではなく、管理者の調整後に確定通知を送ります。希望と確定シフトを混同しないよう、メッセージの見出しも分けてください。

次のセクションでは、運用時に起こりやすい問題と対策を確認します。

⚠️ 編集部の警告：自動化で失敗しないための注意点

自動化を始める前に、タスク数、通知エラー、個人情報の扱いを確認しましょう。

失敗パターン1：Zapierの無料プランではタスク数に制限がある

2026年9月時点で、Zapierの無料プランは月100タスクまでです。料金や上限は変更される可能性があるため、利用前に公式料金ページを確認してください。

スタッフ50名が月1回回答し、1回答につきスプレッドシートへの記録と通知を行う場合、利用量が上限に近づく可能性があります。

⚠️ 重要：Zapierでは、トリガーやアクションの構成によってタスク消費量が変わります。実際のカウント方法は、最新の公式仕様とダッシュボードで確認してください。

失敗パターン2：LINE通知の送信エラーに備える

エラー原因発生状況回避策
友だち追加が未完了通知先が登録されていない事前に全員の登録を確認
ユーザーIDが不正IDの取得ミスなど定期的に登録情報を確認
トークンの問題再発行や設定変更が必要安全な管理表で管理
一時的な障害サービス側で障害が発生メールや掲示板を併用

⚠️ 重要：LINEだけに依存しないでください。特に夜勤の確定通知は、送信エラーに備えてメールや紙のシフト表などの代替手段を用意しましょう。

失敗パターン3：個人情報保護の不備

シフト管理データには、氏名や勤務時間などの情報が含まれます。サービスの共有設定と施設の規程を確認してください。

⚠️ 重要：スタッフのシフト情報には、慎重な取り扱いが必要です。社内の個人情報保護規程を確認し、不明な点は社会保険労務士などの専門家へ相談してください。

失敗パターン4：フォームの項目設計ミス

項目名や選択肢を途中で変更すると、集計式やZapierの対応付けに影響する場合があります。

💡 編集部メモ：本番運用の前に、少人数でテストしてください。回答、集計、管理者の調整、確定通知を一通り確認すると、修正コストを抑えられます。

次のセクションでは、よくある質問に答えます。

❓ よくある質問

導入前に確認したい疑問をまとめます。

Q1. Zapier以外のツールとの比較は？

Makeやn8nなどの選択肢もあります。使いやすさ、費用、管理の手間で比較しましょう。

ツール無料枠の目安特徴編集部の評価
Zapier月100タスク操作が簡単で連携先が多い初心者向け
Make月1,000オペレーション条件分岐などを柔軟に設定複雑な処理向け
n8n自分でサーバーを管理する場合あり高度な設定が可能管理担当者向け

無料枠や機能は変更される可能性があります。各サービスの公式料金ページで最新条件を確認してください。

💡 編集部メモ：まず試すなら、操作が分かりやすいZapierが候補です。運用が複雑になったら、Makeやn8nとの費用と管理負担を比較してください。

Q2. スタッフがLINEを使っていない場合の代替通知方法は？

LINEを使わないスタッフには、別の通知手段を用意します。

対象者が少なければ、その人だけメールに切り替える方法が現実的です。重要な確定情報は、本人が確認できたかも確認しましょう。

Q3. シフト確定後の変更にはどう対応する？

確定後の変更は、受付と通知だけを自動化し、承認は管理者が行う方法が安全です。

  1. 変更申請フォームを作成：交代や休暇の申請を受け付ける
  2. 管理者へ通知：申請内容を管理者へ送信
  3. 承認後に反映：確定した変更を表計算シートへ反映し、関係者へ通知

⚠️ 注意：人員配置や公平性に関わる変更は、自動で承認しないでください。申請の受付と通知にとどめ、最終判断は管理者が行います。

Q4. Zapierの無料プランでタスク数が足りなくなったら？

まず、月間のタスク消費量と不要なステップを確認します。

Zapierの料金やタスク上限は変更される可能性があります。2026年9月時点の条件を確認する場合も、利用前に公式料金ページをご覧ください。

💡 編集部メモ：スタッフ数、回答回数、通知数から月間消費量を見積もりましょう。上限に近づく前に、構成変更やプラン変更を検討できます。

Q5. シフト管理の自動化に必要な初期費用は？

無料プランを組み合わせれば、初期費用をかけずに試せる構成です。ただし、継続費用や送信数に応じた料金が発生する場合があります。

項目費用の考え方
Googleフォーム無料で利用できる範囲あり
Googleスプレッドシート無料で利用できる範囲あり
LINE公式アカウント無料プランあり
LINE Messaging API無料プランあり。送信数などで料金が変わる場合あり
Zapier無料プランあり。タスク上限を超えると有料プランを検討

⚠️ 注意：LINE Messaging APIの利用料金は、LINE公式アカウントのプランや月間のメッセージ数で変わります。一定数を超えると従量課金が発生する場合があるため、最新の条件をLINE公式アカウントの料金ページで確認してください。

Q6. シフト管理の自動化に必要なITスキルは？

基本的なフォーム作成と表計算シートの操作ができれば、試せる構成です。

編集長の見解：最初から全機能を設定する必要はありません。まずはフォーム回答をスプレッドシートに記録し、動作を確認してから通知を追加すると、管理者が運用を理解しやすくなります。

Q7. シフト管理の自動化で、スタッフの不満は出ない？

導入目的とスタッフ側の利点を先に説明し、入力や通知の負担を抑えます。

💡 編集部メモ：導入前にスタッフの意見を聞き、試用期間を設けましょう。運用後も通知の頻度やフォームの項目を見直すと、現場に定着しやすくなります。

次のセクションでは、料金と設定の確認に使える公式情報を紹介します。

🔗 参考情報

料金や仕様は変更される可能性があるため、導入前に公式情報を確認してください。

Zapier公式情報

LINE公式情報

介護事業者向けの業務効率化情報

編集長の見解：この方法は、スタッフ20名程度の施設が月次の希望収集を効率化する際の試しやすい構成です。実際の削減時間や料金は、施設規模、通知数、利用プランで変わります。まずは無料枠と小規模な試用で運用を確認してください。

📝 まとめ：シフト管理自動化の全体像

自動化の流れは、希望収集、集計、管理者による調整、確定通知です。

ステップ内容ツール所要時間の目安
ステップ1シフト希望の収集Googleフォーム約30分
ステップ2シフト表への反映Googleスプレッドシート、Zapier約30分
ステップ3確定通知の設定LINE Messaging API、Zapier約30分
  1. Googleフォームで希望を収集：スタッフが希望日と時間帯を入力
  2. Zapierで記録：回答をスプレッドシートへ反映
  3. 管理者が調整・確定：人員配置と勤務条件を確認
  4. LINEで通知：確定した勤務をスタッフへ送信

編集長の最終見解：シフト管理は毎月発生するため、自動化の効果を確認しやすい業務です。この記事の構成なら、介護施設の管理者が小さく試せます。ただし、削減時間や料金は運用条件で変わるため、1か月の試用で実績を測り、施設に合う範囲で広げてください。

Zapierの料金やLINE公式アカウントの送信条件を確認し、まずはフォーム回答の集計から始めると、無理なく導入できます。

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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