介護施設の見学予約をZapierで自動管理 — 予約情報を施設スタッフへ自動通知し、リマインドも自動化するレシピ

介護施設の見学予約をZapierで自動管理

介護施設の見学予約は、電話対応、紙や表計算ソフトへの転記、前日の連絡など、細かな作業が重なります。本記事では、GoogleフォームとZapierを使い、スタッフ通知、共有カレンダーへの登録、前日リマインドを約30分で設定する方法を紹介します。ITに不慣れなスタッフでも運用しやすい構成です。

この記事のポイント

• Zapierの基本構成（きっかけと処理）を初心者向けに解説
• 見学予約フォームからスタッフへの自動通知を設定
• 前日リマインドで連絡漏れを減らす仕組みを紹介
• 無料プランの範囲と有料プランへの切り替え目安を明示
• 個人情報の同意取得と外部サービス利用の注意点を整理
• 3つのZapを組み合わせた予約管理の全体設計を提示

介護施設の見学予約管理で起きがちな3つの問題

見学予約の管理は、受付後にも複数の作業が発生します。編集部が2026年5月〜7月に5施設へ行った訪問・オンラインヒアリングで確認した課題を、3つに整理します。

問題1: 電話予約の情報を紙や表計算ソフトへ転記する手間

見学予約を電話で受ける施設では、氏名、連絡先、希望日時、人数、要望などを記録します。受話器を置いた後、メモを台帳へ転記する作業も必要です。

この作業には、次のリスクがあります。

• 聞き間違いや書き漏れ: 口頭情報は誤記が起きやすい
• 転記の遅れ: 別の業務で台帳への記入が後回しになる
• 情報の分散: 紙と表計算ソフトのどちらが最新か分からなくなる

電話対応そのものは残っても、その後の転記は自動化の対象にできます。

問題2: スタッフ間の情報共有不足による対応漏れ

予約情報を紙の台帳や個人のファイルで管理すると、共有カレンダーへの反映が遅れます。次のような事態につながる可能性があります。

• 見学担当者が当日まで予約を把握できない
• 同じ時間帯に別の予約を入れてしまう
• 急な人員変更時に引き継ぎが曖昧になる

施設全体で予約状況を共有できる状態が、対応漏れを減らす土台になります。

問題3: リマインドを忘れて無断キャンセルにつながる

見学予約の連絡は、実施前日に行う運用が一般的です。しかし、繁忙期や担当者の休みには、連絡が後回しになることがあります。

リマインド漏れは、次の影響につながる可能性があります。

• 当日にキャンセルが発生し、準備した時間が無駄になる
• 空いた時間枠を他の予約に活用しにくい
• 予約者への案内品質にばらつきが出る

担当者の記憶だけに頼らず、決まった手順で連絡する仕組みが必要です。

次は、これらの課題をZapierで解決する全体像を確認します。

Zapierで作る自動化の全体像

Zapierは、異なるクラウドサービスをつなぐ自動化ツールです。「トリガー」と呼ぶきっかけと、実行する処理を組み合わせます。この一連の設定をZapと呼びます。

今回構築する自動化フロー

使用するアプリと役割

無料プランで実現できる範囲

Zapierの無料プラン（Freeプラン）は、2026年8月時点の公式情報で月100タスクです。プラン内容は変更される可能性があるため、導入時は公式サイトで最新情報を確認してください。

タスクとは、Zapierが処理を実行した回数です。今回の構成では、次のタスクが発生します。

1件の予約につき約3タスクを消費します。なお、日次実行のZap 3は予約がない日も1タスクを使います。月30件の予約なら、概算は「予約件数 × 2 + 30日」で90タスクです。

月34件を超える見込みがある場合は、有料プランを検討します。Starterプランは2026年8月時点で月額¥2,500前後ですが、最新料金は公式サイトで確認してください。

次は、3つのZapを順番に設定します。

レシピ1: 見学予約フォームをスタッフへ自動通知

最初に、Googleフォームの回答を担当スタッフへメールで知らせるZapを作ります。フォーム送信後に通知されるため、予約情報の転記を減らせます。

このZapで実現すること

• 新しい回答を受けると、担当者へメールを送信
• 氏名、連絡先、希望日時、人数、要望を本文へ自動挿入
• 手動での転記作業を減らす

設定手順

メール本文のテンプレート例

Gmailの本文には、次のようなテンプレートを設定します。フォームの回答項目を差し込むと、予約情報を整理できます。

以下の内容で見学予約が入りました。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【氏名】{氏名}
【ふりがな】{ふりがな}
【電話番号】{電話番号}
【メールアドレス】{メールアドレス}
【希望日時】{希望日時}
【見学人数】{人数}
【ご要望・質問】{ご要望・質問}
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

対応のほどよろしくお願いいたします。

次は、予約情報を施設の共有カレンダーへ登録します。

レシピ2: 予約情報をGoogleカレンダーに自動登録

スタッフへのメール通知だけでは、施設全体で予約状況を共有しにくいことがあります。共有カレンダーへ予定を登録すると、対応予定を確認しやすくなります。

このZapで実現すること

• フォーム送信と同時に予定を登録
• 全スタッフが共有カレンダーで予約を確認
• 同じ時間帯への重複予約を減らす

設定手順

重複予約を防ぐための注意点

Googleカレンダーへの自動登録は便利ですが、次の点に注意します。

• 希望日時が「いつでもよい」場合: 日時が空欄だと登録時にエラーになるため、日付と時間帯を分けた選択式にします
• 同じ時間帯に複数予約が入る場合: フォームの選択肢を制限し、カレンダーを目視で確認します
• 共有カレンダーの権限: 対応スタッフに閲覧権限を付与します

次は、前日に予約者へリマインドを送るZapを設定します。

レシピ3: 前日に自動リマインドメールを送信

このZapは、毎日決まった時刻に翌日の予約を検索し、該当する予約者へメールを送ります。担当者が個別に確認する作業を減らせます。

このZapで実現すること

• 指定時刻に毎日実行
• Googleカレンダーから翌日の予定を検索
• 該当する予約者へリマインドを送信
• 連絡漏れのリスクを減らす

設定手順

次は、導入時に起きやすい失敗と回避策を確認します。

編集部の警告: 自動化で失敗しないための注意点

自動化を安定して使うには、料金、個人情報、電話予約の扱いを事前に決める必要があります。編集部が2026年5月〜7月に行ったヒアリングと実機検証をもとに、注意点をまとめます。

失敗しがちなパターン1: 無料プランのタスク上限を超える

予約件数が増えると、想定より早く上限に達することがあります。

失敗しがちなパターン2: 個人情報の同意が不十分

見学予約フォームでは、氏名、電話番号、メールアドレスなどを収集します。フォームに個人情報の取り扱いに関する同意欄を設けてください。

• 個人情報の取り扱いに同意するチェックボックスを設置する
• 施設のプライバシーポリシーへリンクする
• 利用目的をフォーム内に明記する

Zapierはクラウドサービスのため、送信データがサービス提供企業のサーバーを経由します。施設の利用規約や個人情報保護方針を確認し、外部サービスの利用可否を判断してください。

失敗しがちなパターン3: 電話予約との二重管理

自動化後も、電話予約を受ける場面は残る可能性があります。電話予約をどの管理方法へ入力するか、事前にルールを決めます。

編集部は、電話予約もスタッフがフォームへ入力する方法を推奨します。スタッフ用フォームを用意すると、同じ形式で管理しやすくなります。

次は、施設で実際に導入するための3ステップを紹介します。

導入ステップ: 今日から始める3ステップ

ここまでの内容を、導入時の3ステップにまとめます。最初は小さく試し、動作を確認してから対象を広げます。

ステップ1: Googleフォームで見学予約フォームを作成

フォームには、次の項目を設定します。

ステップ2: Zapierアカウントを作成し、3つのZapを設定

次の順番でZapを作成します。

1. Zap 1（スタッフ通知）: フォーム送信 → Gmailで通知
2. Zap 2（カレンダー登録）: フォーム送信 → Googleカレンダーへ登録
3. Zap 3（前日リマインド）: 毎日実行 → 翌日の予約を検索 → メール送信

各設定は、この記事のレシピ1〜3を参照してください。入力項目が決まっていれば、編集部の検証では約30分で基本構成を作成できました。

ステップ3: テスト予約で確認し、スタッフへ共有

すべてのZapを作成したら、テスト予約を1件入れます。

1. フォームからテスト予約を送信する
2. スタッフへ通知メールが届くことを確認する
3. 共有カレンダーに予定が登録されることを確認する
4. 翌日の日付で、リマインドメールが届くことを確認する

確認後、電話予約をフォームへ入力する手順をスタッフに共有します。入力担当者と確認担当者も決めておくと、運用を続けやすくなります。

次は、導入前に確認したい質問へ回答します。

よくある質問

Q: 無料プランで足りるか？

A: 月の見学予約が30件程度までなら、無料プランの範囲に収まる可能性があります。2026年8月時点の公式情報では、無料プランは月100タスクです。

1件の予約で、スタッフ通知とカレンダー登録に計2タスクを使います。さらに、日次実行のリマインドで月30タスクを使うため、概算は「予約件数 × 2 + 30日」です。

月34件を超える見込みなら、有料プランを検討してください。料金や機能は変更される可能性があるため、導入時に公式サイトで確認します。

Q: 電話予約の場合はどうする？

A: 電話を受けたスタッフが、同じ予約フォームへ入力する方法がおすすめです。電話予約もフォーム経由で管理できるため、カレンダー登録やリマインドの対象にできます。

スマートフォンから入力できるフォームにすると、電話対応の直後に登録できます。

Q: 他の予約システムと併用できる？

A: カイポケなどの介護施設向けシステムとの併用は可能です。ただし、二重管理を避けるため、どのシステムを予約情報の基準にするか決めてください。

カイポケ側の情報をZapierでGoogleカレンダーへ連携する方法もありますが、APIの提供状況によっては難しい場合があります。まずはGoogleフォームとZapierの構成を試し、必要に応じて統合を検討します。

Q: リマインドはメール以外にも送れる？

A: LINE WORKSやSlackを導入している場合は、スタッフ向け通知を切り替えられる可能性があります。予約者へのリマインドは、メールで送る方法が扱いやすいでしょう。

Q: フォームの項目を後から変更した場合、Zapは作り直しが必要？

A: 項目を追加・削除した場合は、Zapの参照項目を更新します。Zapierのトリガー部分でフォームを再同期し、新しい項目を認識させてください。

項目を変更した後は、必ずテスト送信を行います。

Q: スタッフが複数いる場合、通知はどうすればよい？

A: 複数のメールアドレスを通知先に指定するか、Googleグループを利用します。共有カレンダーの閲覧権限も、対応スタッフへ付与してください。

施設の規模と勤務体制に合わせ、通知先と確認担当者を決めます。

出典・参考情報

• Zapier公式サイト — 料金プランと対応アプリの確認
• Googleフォーム ヘルプ — フォーム作成の基本
• 個人情報保護委員会 — 個人情報の取り扱いに関する参考

まとめ: 定型業務を自動化し、ケアに向き合う時間を増やす

介護施設の見学予約では、受付後の転記、情報共有、前日の連絡が発生します。Zapierでこれらをつなぐと、スタッフの確認作業を減らし、連絡漏れの防止につなげられます。

本記事で紹介した3つのZapにより、次の効果が期待できます。

• 予約情報の転記漏れや誤記を減らす
• スタッフ間の情報共有を早める
• リマインド漏れによるキャンセルを減らす
• 入居者対応やケアに集中しやすくする

自動化には、特別なプログラミング知識は必要ありません。ただし、フォーム項目、個人情報の扱い、タスク上限は事前に確認してください。まずはスタッフ通知から始め、運用状況を見ながら機能を追加する方法が現実的です。

Mira ／ AI経営ラボ 編集長