Zapier で Typeform→Airtable 自動登録 + Slack 通知 リード管理を月 5 時間削減

Typeform の無料アカウントを作成し、以下のフィールドでフォームを組み立てます。質問の Question ID (内部キー) を後で Zapier の参照に使うので、英数字スネークケースで揃えておくと後工程で迷いません。

• company_name: 会社名 / 屋号 (Short Text, 必須)
• contact_name: 担当者名 (Short Text, 必須)
• email: メールアドレス (Email, 必須)
• phone: 電話番号 (Phone Number, 任意)
• industry: 業種 (Multiple Choice: 製造業 / 卸売・小売業 / サービス業 / IT・情報通信 / 建設業 / 士業 / その他)
• budget: 月額予算 (Multiple Choice: 〜1 万円 / 1-5 万円 / 5-20 万円 / 20 万円以上 / 未定)
• inquiry: お問い合わせ内容 (Long Text, 必須)

選択肢は後で Zapier フィルタの条件式に使うので、表記を変えない運用ルールにしておきます。フォーム公開後 1 回はテスト回答を送り、Zapier 側でフィールドが認識されることを確認します。

Airtable で新規 base を作成 (名前: Leads CRM)。Leads テーブルに以下のフィールドを準備します。フィールド名は Zapier から参照するため、命名を一貫させるのが鍵です。

• Lead ID: Autonumber (主キー代わり)
• Created At: Created time (自動)
• Company Name: Single line text
• Contact Name: Single line text
• Email: Email
• Phone: Phone
• Industry: Single select (Typeform の選択肢と同じオプションを事前登録)
• Budget: Single select (同上)
• Inquiry: Long text
• Status: Single select (新規 / 連絡済 / 商談中 / 受注 / 失注)、デフォルト “新規”
• Assignee: Collaborator (チーム共有時) または Single select (個人運用)
• Hot Score: Formula (後述)

Hot Score フィールドの formula は以下をそのままコピペします。予算と業種でホット度を 0-10 で算出する例です。

IF({Budget} = "20万円以上", 5,
IF({Budget} = "5-20万円", 3,
  IF({Budget} = "1-5万円", 1, 0))) +
IF({Industry} = "製造業", 3,
IF({Industry} = "IT・情報通信", 2,
  IF({Industry} = "サービス業", 1, 0))) +
IF({Inquiry}, 1, 0)

このスコアは後で Zapier の Slack 通知フィルタにも使えますし、Airtable のビュー (Filter View) で「Hot Score >= 5 のリードだけ」 を抽出するのにも便利です。

Zapier のダッシュボードで「Create Zap」 をクリック。トリガーで「Typeform → New Entry」 を選択し、Step 1 で作ったフォームを指定します。テスト回答を 1 件 Typeform で送信し、Zapier 側で全フィールドが取得できていることを確認します。

取得できる主なフィールド名 (Zapier の表示): Answer Company Name / Answer Contact Name / Answer Email / Answer Industry / Answer Budget / Answer Inquiry / Hidden Submitted At。後続ステップで Airtable と Slack にこれらの値をマッピングします。テスト回答が認識されない場合は Typeform 側でフォームを Publish し直すと解決することが多いです。

「+ Add a Step」 から「Formatter by Zapier」 を選択。重複リード検知に備えてメールアドレスを小文字化します。設定は以下です。

• Event: Text
• Transform: Lowercase
• Input: {{Answer Email}}

続けて 2 つ目の Formatter ステップで日時を整形します。Typeform の Submitted At は ISO 8601 形式 (例: 2026-05-30T03:14:22Z) なので、Airtable の Date フィールドにそのまま渡せますが、Slack 通知では日本人に読みやすい形式に変えます。

• Event: Date / Time
• Transform: Format
• To Format: YYYY/MM/DD HH:mm
• To Timezone: Asia/Tokyo

これで 2026/05/30 12:14 のような日本時間表記が Slack 通知に流せるようになります。

「+ Add a Step」 で「Airtable → Create Record」 を選択。以下のマッピングを設定します。

• Base: Leads CRM
• Table: Leads
• Company Name: {{Answer Company Name}}
• Contact Name: {{Answer Contact Name}}
• Email: Step 4 の小文字化結果
• Phone: {{Answer Phone}}
• Industry: {{Answer Industry}}
• Budget: {{Answer Budget}}
• Inquiry: {{Answer Inquiry}}
• Status: 固定値 “新規”

テスト実行で 1 件 Airtable に登録され Hot Score が自動計算されるかを目視確認します。Single select 系は事前にオプションを Airtable 側で作成しておかないとエラーになるので、Step 2 で漏れがないか再チェックします。

「+ Add a Step」 で「Filter by Zapier」 を選択。Slack 通知はホットリード (予算 5 万円以上 or 業種=製造業) のみ流す設定にします。Zapier の Filter は OR 条件もサポートします。

コピペ可能なフィルタ条件 (OR ロジック):

Only continue if...

Rule 1:
Field: Answer Budget
Condition: (Text) Exactly matches
Value: 5-20万円

OR

Rule 2:
Field: Answer Budget
Condition: (Text) Exactly matches
Value: 20万円以上

OR

Rule 3:
Field: Answer Industry
Condition: (Text) Exactly matches
Value: 製造業

Filter ステップ以降は「ホットリードのみ」 が通過するため、Slack 通知のノイズが激減します。コールド (低予算・業種マッチ無し) のリードは Airtable には登録済みなので失われません。

「+ Add a Step」 で「Slack → Send Channel Message」 を選択。チャンネルは #leads-new (事前作成)。Message Text に以下のテンプレートを貼り付けます。マルチライン対応の Slack mrkdwn 記法です。

:fire: *新規ホットリード* (Hot Score: {{Hot Score}})

*会社*: {{Answer Company Name}}
*担当者*: {{Answer Contact Name}}
*業種*: {{Answer Industry}} / *予算*: {{Answer Budget}}
*メール*: {{Step 4 Output}}
*電話*: {{Answer Phone}}

*問い合わせ内容*:
> {{Answer Inquiry}}

*受信時刻*: {{Step 4-2 Formatted Date}}
*Airtable*: {{Step 5 Airtable URL}}

担当アサインは :hand: で挙手してください。

Send as Bot を ON にし、Bot 名を「Leads Bot」、Icon を 🔥 などに設定すると視認性が上がります。「Include a link to this Zap」 はオフ推奨 (社内の Zapier 管理画面 URL は不要)。

Zapier 右上の「Test step」 で各アクションを 1 つずつ実行し、Airtable と Slack 両方に正しく反映されていることを確認します。問題なければ「Publish Zap」 で有効化。最後に Typeform の公開 URL から実フォーム経由でテスト送信 1 件を流し、30 秒以内に Airtable レコードと Slack 通知が出ることを最終チェックします。

本番運用開始後 24 時間は Zapier の「Zap History」 を 1 日 1 回確認し、エラーが出ていないか・タスク消費数が想定通りかをモニタリングします。