GASでGoogleドライブの領収書をOCR→経費表に自動転記 経理を週2時間削減

領収書の束を前に、日付・金額・店名を経費表へ入力する作業は、GoogleドライブのOCRとGoogle Apps Scriptを組み合わせて効率化できます。追加費用の目安は¥0ですが、読み取り結果の確認や紙の原本保管は必要です。中小企業や個人事業主向けに、設定から運用上の注意点まで紹介します。

• Googleドライブ標準のOCRを使い、専用OCRサービスの契約なしで始められる
• フォルダに領収書を入れると、日付・金額・取引先を経費表へ自動追記できる
• 読み取り結果を使ってファイル名を自動変更し、検索しやすく整理できる
• 紙の原本を捨てられるとは限らない。スキャナ保存の要件との違いを確認する
• 設定時間は約45分。まずは領収書1枚でテストする

🔍 領収書の入力に「週2時間」かかる理由

編集部のシミュレーションでは、月80枚の領収書を処理する場合、1枚あたり平均6分かかると、月8時間になります。4週で換算すると、週約2時間です。

この試算は実在企業の計測値ではありません。封筒から出し、内容を読み、経費表へ入力して整理する一般的な作業を想定しています。

作業を分けると、自動化しやすい部分と、人が判断すべき部分が見えてきます。

• 転記: 日付・金額・店名を入力する
• 命名・整理: ファイル名を付け、フォルダへ移動する
• 勘定科目の判断: 接待交際費か会議費か、按分を何割にするか判断する
• 異常値の確認: 金額の桁違いや私用分の混入を確認する

自動化の対象は、前半の転記と整理です。勘定科目や私用分の判断は、人が行う前提で設計します。

次に、追加費用を抑えられるGoogleドライブのOCRの仕組みを確認します。

🧩 GoogleドライブのOCRを変換機能として使う

Googleドライブは、画像やPDFをGoogleドキュメント形式へ変換する際に、OCRを実行できます。OCRとは、画像に含まれる文字を読み取ってテキストに変換する機能です。

Google公式の開発者向け資料では、画像をドキュメントへ変換する際にOCRを使えることが説明されています。ocrLanguage というパラメーターを使えば、日本語などの言語情報も指定できます。

Google Apps Script (以下、GAS) は、Googleアカウントで使えるプログラム実行環境です。GASから変換を呼び出すと、読み取った文章をそのまま取得できます。

GASで4つの機能をつなぐと、領収書の投入から経費表への記録までを自動化できます。

🗺 全体フロー — フォルダに入れて確認する

スマートフォンで撮った領収書やメールで届いたPDFを、「未処理」フォルダへ入れます。GASが読み取り、経費表へ追記した後、処理済みフォルダへ移動します。

4番目の名前変更は、単なる整理ではありません。電子帳簿保存法で求められる検索性との関係を確認します。

📜 電子帳簿保存法との関係

領収書の電子化では、「電子取引データの保存」と「スキャナ保存」を分けて考える必要があります。電子取引データは、メール添付のPDFやWebサイトから取得した領収書など、電子的に受け取ったデータが対象です。

一方、紙で受け取った領収書をスキャンし、原本を廃棄する場合は、スキャナ保存の要件が関係します。

電子取引データの保存では、主に次の項目を確認します。

• 改ざん防止の措置: タイムスタンプ、訂正・削除履歴が残る仕組み、または事務処理規程などの方法を確認する
• 検索性の確保: 日付・金額・取引先で検索できるようにする
• 表示・出力環境の整備: 税務職員から求められたデータを速やかに表示・印刷できるようにする

検索性を確保する方法として、国税庁は次の方法を示しています。

• 索引簿を作る方法: 表計算ソフトで連番・日付・金額・取引先の一覧を作る
• 規則的なファイル名を付ける方法: ファイル名に日付・金額・取引先を入れ、特定フォルダへ集約する

本記事のスクリプトは、経費表とファイル名を自動で作ります。ただし、これだけで法令上の要件を満たすと判断しないでください。保存方法や事業規模などによって、必要な対応は変わります。

要件を切り分けたところで、実際の構築に進みます。

🛠 設定手順 — 約45分で完成

作業は、ドライブとシートを用意し、拡張サービスを有効にしてコードを貼り付ける流れです。プログラミングの知識がなくても始められますが、初回は必ず少量でテストしてください。

貼り付けるコード

以下をApps Scriptエディタの コード.gs に貼り付けてください。未処理フォルダのファイルをOCRし、経費表へ追記して名前を変更し、処理済みフォルダへ移動する processReceipts が本体です。

/**
 * 領収書_未処理フォルダ → DriveのOCRで文字抽出 → 経費表へ追記
 * → 日付_金額_取引先に名前を変更 → 領収書_処理済へ移動
 * 事前に「サービス」からDrive API (v3)を追加しておくこと
 */
function processReceipts() {
  // Apps Scriptは1回の実行が6分で打ち切られる。1回あたりの上限を決めておく
  const MAX_PER_RUN = 40;
  // Googleは精度確保のため2MB以下を推奨。必要なら変更可
  const MAX_FILE_SIZE = 2 * 1024 * 1024;
  // OCR対象の形式
  const OCR_MIME_TYPES = [MimeType.PDF, MimeType.JPEG, MimeType.PNG, MimeType.GIF];
  let processed = 0;

  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const inboxId = props.getProperty('INBOX_FOLDER_ID');
  const doneId = props.getProperty('DONE_FOLDER_ID');
  if (!inboxId || !doneId) {
    throw new Error('INBOX_FOLDER_ID / DONE_FOLDER_IDが未設定です');
  }

  const doneFolder = DriveApp.getFolderById(doneId);
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('経費表');
  if (!sheet) {
    throw new Error('「経費表」という名前のシートが見つかりません');
  }

  const iterator = DriveApp.getFolderById(inboxId).getFiles();
  const targets = [];
  while (iterator.hasNext()) targets.push(iterator.next());

  for (let i = 0; i < targets.length; i++) {
    if (processed >= MAX_PER_RUN) {
      Logger.log('今回の上限 ' + MAX_PER_RUN + '件に達したため終了。残りは次回に処理されます');
      break;
    }

    const file = targets[i];

    if (OCR_MIME_TYPES.indexOf(file.getMimeType()) < 0) {
      Logger.log('OCR対象外の形式のためスキップ: ' + file.getName() + ' / ' + file.getMimeType());
      continue;
    }

    if (file.getSize() > MAX_FILE_SIZE) {
      Logger.log('サイズ超過のためスキップ: ' + file.getName());
      continue;
    }

    let text = '';
    let tempDocId = null;
    try {
      // Googleドキュメント形式へ変換するとOCRが実行される
      const converted = Drive.Files.create(
        { name: 'OCR_TEMP_' + file.getName(), mimeType: MimeType.GOOGLE_DOCS },
        file.getBlob(),
        { ocrLanguage: 'ja' }
      );
      tempDocId = converted.id;
      text = DocumentApp.openById(tempDocId).getBody().getText();
    } catch (e) {
      Logger.log('OCR失敗: ' + file.getName() + ' / ' + e.message);
      continue;
    } finally {
      if (tempDocId) DriveApp.getFileById(tempDocId).setTrashed(true);
    }

    const parsed = parseReceipt_(text);

    sheet.appendRow([
      parsed.date,
      parsed.amount,
      parsed.vendor,
      '',
      false,
      file.getUrl(),
      text.slice(0, 500)
    ]);

    const ext = file.getName().indexOf('.') >= 0
      ? file.getName().slice(file.getName().lastIndexOf('.'))
      : '';

    if (parsed.dateCompact && parsed.amount) {
      const vendor = parsed.vendor || '取引先未読';
      file.setName(parsed.dateCompact + '_' + parsed.amount + '_' + vendor + ext);
    } else {
      file.setName('要確認_' + file.getName());
    }

    file.moveTo(doneFolder);
    processed++;
  }
}

/**
 * OCR結果のテキストから日付・金額・取引先を推定する
 * 読み取れなかった項目は空欄で返し、人の確認に回す
 */
function parseReceipt_(text) {
  const tz = 'Asia/Tokyo';

  let date = '';
  let dateCompact = '';
  const m = text.match(/(20\d{2})\s*[\/年.\-]\s*(\d{1,2})\s*[\/月.\-]\s*(\d{1,2})/);

  if (m) {
    const d = new Date(Number(m[1]), Number(m[2]) - 1, Number(m[3]));
    date = Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy/MM/dd');
    dateCompact = Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyyMMdd');
  }

  const textForAmount = m ? text.replace(m[0], ' ') : text;
  let amount = '';
  const totalLine = textForAmount.match(/(合\s*計|総\s*額|お買上げ計)[^\d]{0,12}([0-9,]{2,})/);

  if (totalLine) {
    amount = totalLine[2].replace(/,/g, '');
  } else {
    const nums = (textForAmount.match(/[0-9,]{3,}/g) || [])
      .map(function (s) { return Number(s.replace(/,/g, '')); })
      .filter(function (n) { return !isNaN(n) && n < 10000000; });

    if (nums.length) amount = String(Math.max.apply(null, nums));
  }

  let vendor = '';
  const lines = text.split('\n')
    .map(function (s) { return s.trim(); })
    .filter(function (s) { return s.length > 1 && s.length < 30; });

  for (let i = 0; i < Math.min(lines.length, 5); i++) {
    if (!/^[0-9,.\-\/:¥￥\s]+$/.test(lines[i])) {
      vendor = lines[i];
      break;
    }
  }

  vendor = vendor.replace(/[\\\/:*?"<>|]/g, '');

  return {
    date: date,
    dateCompact: dateCompact,
    amount: amount,
    vendor: vendor
  };
}

読み取れなかった項目は、空欄のまま経費表に並びます。空欄は人が確認する行です。

日付か金額を読み取れなかった領収書は、ファイル名の先頭に 要確認_ が付きます。処理済みフォルダの中でも、確認対象を見つけやすくなります。

設定が終わったら、読み取り精度と限界を確認します。

⚠️ 失敗パターンと読み取り精度

このレシピを「全自動の経理」と考えると、運用でつまずきます。特に注意したい点は、ファイル条件と読み取り結果の確認です。

読み取り精度は、領収書の状態で変わります。Googleは、文字の高さ10ピクセル以上、正しい向き、一般的なフォント、明暗が均一で鮮明な画像などを条件として挙げています。

GASには、1回の実行につき6分という時間上限があります。自動実行の合計時間も、無料のGoogleアカウントでは1日90分、Google Workspaceでは1日6時間までです。

日々数枚ずつ処理するなら対応しやすい範囲ですが、領収書を一度に大量投入すると、6分を超えて途中で止まることがあります。コードは1回40枚で区切っています。初回は数回に分けて実行し、それでも時間を超える場合はMAX_PER_RUNを20などに下げてください。

GoogleドライブやGASの無料枠、Google Workspaceの最新の条件は、Apps Scriptの割り当てと制限で確認してください。

限界を把握したところで、経営者が設定時間をどう回収するかを見ていきます。

🚀 経営者は設定時間をどう回収するか

編集部の想定シナリオを紹介します。従業員3名の設計事務所で、代表が月末に自分と従業員の領収書80枚を入力しているケースです。実在企業の事例ではありません。

• 導入前: 1枚6分 × 80枚で月約8時間。月末の夜に作業が集中する
• 導入後: 領収書を撮影してフォルダへ入れ、月末に空欄と未確認の行を確認する
• 効果の試算: 入力作業から確認・判断へ、月約6時間を振り替える。週では約1.5〜2時間に相当する

追加費用の目安は¥0です。ただし、GoogleドライブやGASの利用状況によっては、Google Workspace契約などが必要になる場合があります。無料枠内に収まる想定規模で始め、利用量が増えたら最新の料金と上限を確認してください。

基本形が動いたら、次の応用も検討できます。

• 索引簿の期間別出力: 経費表を課税期間ごとに分け、検索しやすくする
• 消費税率の抽出: OCR原文から「8%」「10%」の記載を拾い、確認項目にする
• カード明細との照合: 明細の金額・日付と経費表を照合し、領収書が未提出の取引を探す

当サイトでは、経理まわりの自動化も紹介しています。

• GASでスプレッドシートから請求書PDFを自動生成してメール送信するレシピ
• GASでGoogleドライブを自動バックアップするレシピ
• Power AutomateとAI Builderで請求書OCRを自動化するレシピ
• Zapier×Slackで領収書から経費精算を自動化するレシピ

電子帳簿保存法の全体像や勘定科目の付け方も確認すると、この自動化の使いどころが明確になります。関連書籍を探す場合は、次のリンクをご利用ください。

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出典・参考情報

• Google Drive API — Manage file uploads（画像のOCR変換とocrLanguage）
• Google Drive API v3 — files.create リファレンス
• Apps Script — Advanced Drive Service
• Googleドライブ ヘルプ — PDFや写真のファイルをテキストに変換する
• Apps Script — 高度なGoogleサービスの有効化（バージョン指定について）
• Apps Scriptの割り当てと制限
• 国税庁 — 電子取引データの保存方法をご確認ください（令和6年1月以降用）
• 国税庁 — はじめませんか、書類のスキャナ保存（令和6年1月以降用）
• 国税庁 — 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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