在庫データから発注書を自動作成！飲食店の仕入れ業務をZapierで時短化

飲食店の在庫確認と仕入れ発注は、毎日続く一方で、売上を直接生まない作業です。ZapierとGoogle Sheetsを組み合わせれば、在庫数が発注点を下回った商品を見つけ、発注書の下書きや通知まで効率化できます。月間の作業時間と導入費用を試算し、無理なく始める方法を紹介します。

🎯 この記事のポイント

• 発注自動化の全体像 — Google Sheetsの在庫データを確認し、発注点を下回った商品を発注書の下書きに反映します
• 導入効果 — モデルケースでは、月間作業時間を35時間から12.5時間へ減らせる可能性があります
• 必要な道具 — Zapier、Google Sheets、Gmailを基本に、SlackやPOSレジ連携を必要に応じて追加します
• 導入手順 — 在庫表の準備、Zapの設定、発注書の作成と確認という3段階で進めます
• 注意点 — 入力ミス、発注点の設定、料金プラン、仕入れ先の受注方法を確認します

📦 飲食店の在庫発注業務の課題

手作業による発注漏れ・過剰発注のリスク

飲食店の仕入れ発注は、スプレッドシートや紙の台帳で管理されることがあります。毎日の在庫確認と発注書作成には、次の課題があります。

まず、発注漏れです。忙しい時間帯に在庫を確認すると、確認し忘れる商品が出ます。売れ筋商品の在庫切れは、その日の売上にも影響します。

次に、過剰発注です。発注実績を確認せず、感覚で数量を決めると、仕入れた食材を使い切れないことがあります。廃棄率は店舗や食材によって異なるため、本記事では一律の業界平均とは断定せず、試算上の前提として4%を使います。

月商300万円の店舗で廃棄率が4%の場合、廃棄額は月12万円です。廃棄率を2%まで下げられた場合、差額は月6万円になります。これは店舗ごとの実績を基に検証する試算です。

在庫確認から発注までの時間コスト

月商300万円、従業員5名の飲食店を例に、1日あたりの作業時間を試算します。

月間25時間を時給1,500円で換算すると、発注業務に月37,500円相当の時間を使っている計算です。実際の削減効果は、店舗の作業内容と人件費単価によって変わります。

属人化による担当者依存の問題

在庫発注は、店長や経験の長いスタッフに属人化しがちです。「この商品は毎週火曜日に発注する」といったルールが、個人の経験に頼っているためです。

• 担当者の休暇・退職で業務が止まる — 発注方法が共有されていないと、代わりの担当者が判断できません
• 発注基準がばらつく — 同じ在庫状況でも、担当者によって数量が変わります
• 改善点が見えにくい — 手順が記録されていないと、作業時間を比較できません

この課題には、ルールに基づく自動化が役立ちます。発注点を定め、在庫数と照合すれば、発注対象を同じ基準で確認できます。

次のセクションでは、Zapierで在庫データを発注書の下書きにつなげる仕組みを説明します。

🔧 Zapierで作る在庫発注の仕組み

Google Sheetsを在庫データの置き場にする

Zapierで在庫発注を効率化する場合、Google Sheetsを在庫データの置き場にすると始めやすくなります。

• 費用を抑えやすい — 既存のGoogleアカウントで始められます
• 表形式で確認しやすい — 現在庫数や発注点をスタッフが確認できます
• Zapierと連携できる — 行の検索やデータの受け渡しに対応しています

在庫管理表は、次のように設計します。

「現在庫数」が「発注点」以下になった商品を、発注候補にします。上の例では、鶏もも肉と玉ねぎが対象です。

発注点を下回った商品を見つけるZapの設計

ZapierのZapは、**トリガー（きっかけ）とアクション（実行する処理）**で構成されます。基本の流れは次のとおりです。

この仕組みのポイントは、**「在庫数 ≤ 発注点」**という基準を明文化することです。自動化しても、発注点の見直しと最終確認は必要です。

発注書をメール本文またはPDFで作成する

発注書の作成方法は、主に2つあります。

次のセクションでは、在庫表を準備し、毎日の更新方法を決めます。

⚙️ ステップ1: 在庫データを準備する

Google Sheetsで在庫管理表を作る

自動化で最も重要なのは、在庫データの正確性です。最初に次の項目を用意します。

1. 商品名 — 仕入れ先に伝わる正式名称で統一します
2. SKU（在庫管理コード） — 商品を識別するコードです
3. カテゴリ — 肉類、野菜、調味料などに分類します
4. 仕入れ先名 — 発注先を特定するために使います
5. 現在庫数 — 毎日の確認後に入力します
6. 発注点 — 発注を検討する在庫数の基準です
7. 発注単位 — 仕入れ先の最小注文単位です
8. 仕入れ単価 — 金額を表示する場合に使います
9. 納品までの日数 — 発注点を考える材料になります

在庫データを毎日更新する方法

在庫データの更新方法は、店舗の規模と予算で選びます。POSレジ連携の費用は機種や契約によって異なるため、導入前に各サービス提供企業へ確認してください。

データの正確性を保つルール

導入時に、次の運用ルールを決めます。

• 更新時刻を固定する — 例として、営業終了後の22時に更新します
• 入力担当者を決める — 誰が入力するかを明確にします
• 週次で棚卸しする — 実際の数量と表の数値を照合します
• 備考欄を設ける — 品切れや未納などの例外を記録します

次のセクションでは、準備した在庫表をZapierで確認する設定を進めます。

⚙️ ステップ2: ZapierのZapを作成する

スケジュールトリガーを設定する

Zapierで最初に設定するのは、**トリガー（きっかけ）**です。毎日の発注なら、指定時刻に実行する方法が扱いやすくなります。

• メリット: 発注時刻を固定できます
• 注意点: 在庫表の更新が終わる前に実行しないようにします

在庫更新を前日の夜までに終え、翌朝に発注候補を確認する流れが、店舗運営では取り入れやすいでしょう。

在庫数と発注点を比較する

次に、在庫数と発注点を比較します。ZapierのFilter機能を使い、条件に合うデータだけを次へ進めます。

複数商品を一度に扱う場合は、Zapierの料金プランと、使用する機能の対応状況を確認してください。無料プランでは、ループ処理や複数ステップの構成が制限される場合があります。

発注書の下書きを作成する

発注候補を確認したら、発注書の下書きを作ります。

仕入れ先へ直接送信する場合も、導入初期は担当者への確認通知を先に設定します。

次のセクションでは、発注書のテンプレートと送信方法を整えます。

⚙️ ステップ3: 発注書を作成して送信する

発注書テンプレートを作る

発注書には、次の情報を含めます。

1. 店舗情報 — 店名、住所、電話番号、発注日
2. 仕入れ先情報 — 会社名、担当者名、メールアドレス
3. 発注明細 — 商品名、SKU、数量、単位、単価、金額
4. 納品情報 — 納品希望日、支払い条件、備考

テンプレートの記載例です。

【発注書】

発注日: {{発注日}}
店舗名: ○○食堂
住所: 東京都○○区○○1-2-3
電話: 03-XXXX-XXXX

仕入れ先: {{仕入れ先名}}
担当者: {{担当者名}}

商品名: {{商品名}}
SKU: {{SKU}}
数量: {{数量}}
単位: {{単位}}
単価: {{単価}}
金額: {{金額}}

納品希望日: {{納品希望日}}
支払い条件: 月末締め翌月末払い

テンプレートを作る際は、差し込み項目の名前を在庫表の列名とそろえます。

仕入れ先ごとに送信方法を確認する

仕入れ先によって、メール、FAX、専用システムなど受注方法が異なります。

Gmailの設定では、次の項目を確認します。

• 宛先 — 在庫表の仕入れ先メールアドレスを指定します
• 件名 — 店名と発注日を入れます
• 本文 — 商品名、数量、納品希望日を記載します
• 添付 — 仕入れ先が求める場合だけPDFを添付します

送信後の確認・承認フローを作る

完全な無人送信は、導入初期には向きません。発注内容を担当者が確認できるよう、SlackまたはGmailで通知します。

Slackを使わない場合は、自分宛ての確認メールでも代用できます。確認方法は、スタッフが毎日続けられる簡単な形にしてください。

次のセクションでは、導入時に起きやすい失敗と回避策を整理します。

⚠️ 導入時の注意点と失敗パターン

失敗パターン1: 在庫データの入力ミス

入力ミスは、誤発注や発注漏れにつながります。実際の在庫が8なのに18と入力すると、発注点10を上回り、発注されない可能性があります。

回避策:

1. 入力後に確認する — 別のスタッフが重要商品の数値を確認します
2. 異常値を目立たせる — 前日比の大きな変動を条件付き書式で表示します
3. 週次で棚卸しする — 実際の数量と表の数値を照合します

失敗パターン2: 発注点の設定を誤る

発注点は、納品までの日数と使用量を考えて設定します。

基本の計算式は次のとおりです。

発注点 = （1日の平均使用量 × 納品までの日数） + 安全在庫

鶏もも肉を1日3kg使い、納品まで2日、安全在庫を2kgとする場合、発注点は8kgです。

失敗パターン3: 仕入れ先の受注方法に合わない

仕入れ先によっては、FAXや専用システムだけを受け付けています。

• FAXのみ: PDF作成まで自動化し、送信は担当者が行う
• 専用システム: その仕入れ先だけ手動発注にする
• メール確認が遅い: 送信後に電話で確認する

失敗パターン4: Zapierの無料プランだけで運用する

複数商品を扱う場合は、Zapierの料金プランと機能制限を事前に確認します。料金やタスク数は変更される可能性があるため、契約前にZapier公式料金ページで確認してください。

無料プランでは、ループ処理や複数ステップの処理が制限される場合があります。特定の1商品だけで試す方法もありますが、商品数が増えると管理が複雑になります。

失敗パターン5: 古い在庫データで発注する

在庫表の更新が止まると、古いデータで発注候補を判定する可能性があります。

1. 更新リマインダーを設定する — 毎日決まった時刻に通知します
2. 更新時刻を固定する — 発注判定の前日までに入力を終えます
3. 最終更新日時を記録する — 更新されていない行を確認できるようにします

次のセクションでは、作業時間と費用をモデルケースで試算します。

💰 導入効果の試算

月間作業時間の削減

以下は、月商300万円の居酒屋を想定した編集部の試算です。実際の効果は、商品数、発注頻度、スタッフの作業方法で変わります。

• 店舗規模 — 月商300万円、従業員5名
• 対象商品 — 80商品
• 仕入れ先 — 5社
• 発注頻度 — 生鮮食品は毎日、その他は週2回

導入前

導入後

月間22.5時間の削減を時給1,500円で換算すると、月33,750円相当です。これは人件費の実支出が必ず減るという意味ではなく、別の業務に振り替えられる時間の目安です。

発注漏れと廃棄ロスへの影響

廃棄率4%から2%への改善は、店舗の記録を基に検証してください。自動化だけで同じ改善が起きるとは限りません。

導入費用と効果のバランス

費用は契約時点の公式情報で確認してください。ZapierのProfessionalプランは、公式料金ページで月額料金、タスク数、更新間隔、ループ処理の対応状況を確認します。以下の金額は試算用の目安です。

月額費用は、Zapierの料金、Googleの契約、通知サービス、POSレジ連携の有無で変わります。まずは無料または既存契約の範囲で試し、必要な機能だけ追加してください。

次のセクションでは、料金、POS連携、承認フローなどの疑問に答えます。

❓ よくある質問

Q1: Zapierの無料プランで足りる？

店舗の商品数と処理量によります。複数商品を扱う場合は、無料プランのタスク数、処理ステップ、ループ処理の制限を確認してください。

契約前に、Zapier公式料金ページで次の項目を確認します。

• 月間タスク数
• 更新間隔
• 複数ステップの対応
• ループ処理の対応
• Google Sheets、Gmail、Google Docsとの連携可否

有料プランを検討する場合も、実際に10商品ほどでテストし、月間の処理量を確認してから選びましょう。

Q2: POSレジと連携できる？

連携方法はPOSレジの機種と契約によって異なります。CSV出力、API連携、自動同期の対応状況を確認してください。

連携費用も機種ごとに異なります。月額数千円と一律に決めず、見積もりを取ってください。

Q3: 複数店舗で使える？

使えますが、店舗ごとに発注点と仕入れ先が違う場合があります。

1. 店舗ごとに表とZapを分ける — 2〜3店舗なら管理しやすい方法です
2. 1つの表に店舗列を追加する — 店舗ごとのデータをまとめて管理します
3. 在庫管理サービスと連携する — 店舗数が多い場合に検討します

Q4: 在庫データの入力は毎日必要？

POS連携をしない場合は、毎日の入力が必要です。ただし、すべての商品を同じ頻度で数える必要はありません。

売れ筋商品を毎日確認し、使用量の少ない商品を週数回にする方法もあります。上位商品の比率は店舗ごとに異なるため、「上位20商品で売上の80%」といった一般則は目安として扱い、自店の売上データで確認してください。

Q5: 発注書を承認してから送信できる？

できます。発注書の下書きを作成し、担当者が確認した後に送信する流れを作ります。

導入直後はこの確認を省略せず、処理が安定してから自動送信の範囲を検討してください。

Q6: 発注書の書式は変えられる？

変えられます。Google Docsのテンプレートに、店名、納品希望日時、税の表示、支払い条件などを追加できます。

仕入れ先ごとに指定書式がある場合は、テンプレートを分けてください。酒類など、個別の記載事項がある商品は、仕入れ先へ必要項目を確認しましょう。

次のセクションでは、設定に役立つ公式情報と関連資料を紹介します。

📚 参考情報

Zapier公式情報

Zapierの料金や機能は変更される可能性があるため、設定前に公式ページを確認してください。

• Zapierの料金ページ
• Google Sheets連携ガイド
• Schedule連携ガイド
• Filter連携ガイド
• Zapierヘルプセンター

Google Sheetsの関数

在庫表では、次の関数が役立ちます。

関連記事

• GASで在庫管理を自動化する方法 — 在庫データの更新をGoogle Apps Scriptで効率化する方法
• ChatGPTで発注書の下書きを作成する活用術 — 発注書の文面作成を効率化する方法
• 飲食店の売上管理を自動化するZapierレシピ — 売上データの集計を効率化する方法

まとめ: 在庫発注の自動化で時間と費用を見直す

本記事では、飲食店の在庫発注をZapierで効率化する方法を紹介しました。導入時は、次の順番で進めます。

1. Google Sheetsで在庫表を作る — 商品名、SKU、現在庫数、発注点から始めます
2. 1社を対象にテストする — メール発注に対応した仕入れ先を選びます
3. 確認後に送信する — 導入初期は発注書を担当者が確認します
4. 発注点を見直す — 使用量や季節変動を基に月1回を目安に更新します

Mira ／ AI経営ラボ 編集長