Zapier で英会話スクールの予約・振替を自動化 — 月¥3,300 で講師の事務を週 6 時間削減

英会話スクールの講師は、レッスンより事務作業に時間を奪われます。とくに「振替の調整」「無料体験のフォロー」「月謝の入金確認」 は手作業の温床です。本レシピは Zapier Professional (旧 Starter 相当、月¥3,300 前後) を中心に、Calendly + Stripe / Square + Notion + Discord 通知を連結し、週 6 時間の事務を圧縮する具体設計を、料金・Tasks 試算・つまずきポイントまで含めて示します。

• 初期投資 ¥0、月額 ¥3,300 前後 (Zapier Professional $19.99 / 旧 Starter 相当) + 決済手数料で開始可能
• Zap 6 本で「予約・振替・キャンセル・月謝入金確認・無料体験フォロー・休会再開案内」までカバー
• 差別化ポイントは「振替チケットの自動付与」と「無料体験→本契約への 7 日間ステップメール」
• LINE Notify は 2025 年 3 月末で終了。代替として LINE 公式アカウント Messaging API か Discord Webhook を採用
• Tasks は 30 生徒・月で概ね 月 600 タスク 程度。Professional プランの 750 タスク階層 (旧 Starter 相当) で運用可能、生徒増加時は上位タスク階層へスライド

このレシピで解決する英会話スクール特有の課題

英会話スクール (個人〜10 名規模、生徒数 30〜80 名) の事務作業を整理しました。

1. レッスン予約の受付: Web フォームやメールで来た予約を 1 件ずつカレンダーに転記
2. 振替の調整: 「来週月曜のレッスンを再来週水曜に振り替えたい」 という個別調整
3. キャンセル時のチケット返戻: ポイント制スクールではキャンセル時に残レッスン回数の戻し処理
4. 月謝の入金確認: Stripe / Square の入金通知を確認して未払い生徒を特定
5. 無料体験後のフォロー: 「いかがでしたか?」 〜 「本契約のご案内」 を手動メール
6. 休会・再開案内: 長期未来塾の生徒へ再開声かけ

中小英会話スクールでは、講師兼経営者 1 名あたり 週 8〜10 時間 をこれら定型業務に費やします。Zapier は、Web 予約フォーム・決済通知・Notion 顧客 DB・LINE / Discord をつなぐことで、この大半を自動化できます。

完成形 (全体フロー)

必要なツールと料金 (2026-06 時点)

合計 (固定費): 月 ¥5,800 前後 (Zapier + Notion + Google Workspace)。生徒側通知を Discord 中心にすれば追加コストなし、LINE 連携を追加する場合のみ Messaging API 従量分が乗ります。決済手数料は別途売上の 3.6% 程度。料金は各社公式情報源を必ず確認してください。

Tasks の試算 — Zapier Professional (月 750 タスク階層) で足りるか

Zapier の料金プランは「実行されたアクション数 = Tasks」 で決まります。2026 年 6 月時点で Zapier は Free / Professional / Team / Enterprise の 4 プラン構成に再編され、かつての「Starter」 プランは Professional プランの最低タスク階層 (月 750 タスク、$19.99 = 約 ¥3,300) に統合されています。本記事の試算もこの階層を前提とします。

編集部の試算: 1 予約あたり Zap 内アクション数を 4 ステップ、振替は 3 ステップ、入金確認は 3 ステップ、無料体験フォローは 5 ステップ (1 日後・3 日後・7 日後の各分岐含む) として算出。

結論: 生徒数 30 名前後までは Professional の 750 タスク階層 (月¥3,300) で運用可能ですが、50 名を超えたら Professional の上位タスク階層 (2,000 タスク以上、月 $49〜) への引き上げが必要 です。Zapier の Professional プランはタスク階層を段階的に上げられる仕組みのため、生徒数の伸びに応じて柔軟に調整できます。Filter / Path / Looping を多用するレシピは Tasks 消費が増えるため、Step 数を最小化する設計が重要です。

設定手順 (90 分)

Step 1: Calendly で予約フォームを設置 (10 分)

英会話スクールは「レッスン種別」 と「担当講師」 で時間枠が異なります。Calendly の Event Type をレッスン単位で作成します。

• 無料体験レッスン: 30 分枠 (自動返信に申込書 URL を同梱)
• マンツーマン 50 分: 担当講師固定 (Round Robin OFF)
• グループ (定員 4 名): Calendly の Group Event 機能を有効化
• 振替リクエスト: 専用 Event Type を作り「振替コード」 を必須項目化

振替用 Event Type を分けることで、後段の Zap で「新規予約」 と「振替」 を判別できます。これが本レシピのキーになります。

Step 2: Notion で 3 テーブルを構築 (20 分)

英会話スクール特有のデータ構造として、以下 3 テーブルを作ります。

[生徒] テーブル: 生徒 ID / 氏名 / メール / 担当講師 / 月謝プラン / 残チケット数 / 入会日 / ステータス (在籍 / 休会 / 退会 / 無料体験中)

[予約履歴] テーブル: 予約 ID / 生徒 ID (relation) / レッスン日時 / 講師 / メニュー / 状態 (予約済 / 完了 / キャンセル / 振替済) / Calendly URL

[振替チケット] テーブル: チケット ID / 生徒 ID (relation) / 発行日 / 有効期限 (発行から 30 日推奨) / 使用済フラグ / 元レッスン日

Notion の relation 機能 で生徒と予約・チケットを紐付けると、生徒詳細ページから「過去レッスン」「現在のチケット」 が一目で見えるダッシュボードになります。

Step 3: Zap A — 予約 → Notion 追加 + Discord 通知 (15 分)

• Trigger: Calendly “Invitee Created”
• Action 1: Filter — Event Type ≠ 「振替」 (新規・通常予約のみ)
• Action 2: Notion “Find Database Item” — 生徒テーブルからメールで検索
• Action 3: Notion “Create Database Item” — 予約履歴に追加
• Action 4: Discord “Send Channel Message” — 講師通知

Discord 通知の例:

新規予約: Tanaka 様
日時: 6/15 (土) 14:00
メニュー: マンツーマン 50 分
担当: Hayato 先生
残チケット: 3 / 4 回

Step 4: Zap B — 振替リクエストの自動処理 (15 分) ★差別化ポイント

これが英会話スクール特化の核です。生徒が振替 Event Type 経由で予約した瞬間、旧レッスンを「振替済」 にして残チケットを 1 つ増やし、新レッスンを予約履歴に追加します。

• Trigger: Calendly “Invitee Created” (Event Type = 振替)
• Action 1: Notion “Find Database Item” — 振替元レッスンを生徒 ID + 振替コードで特定
• Action 2: Notion “Update Database Item” — 旧レッスンを「振替済」 に変更
• Action 3: Notion “Update Database Item” — 生徒の残チケット数を +1 (振替元の戻し)、新予約で -1 (差し引き 0、ただし期限管理のため両方記録)
• Action 4: Notion “Create Database Item” — 振替チケット履歴を残す
• Action 5: Discord “Send Channel Message” — 講師通知

振替コードは予約完了時に Calendly 自動返信で発行する 6 桁の数字を使います (Zapier の Formatter で生成)。生徒には「振替する場合はこのコードを入力してください」 と案内します。

Step 5: Zap C — Stripe 入金 → Notion 月謝ステータス更新 (10 分)

• Trigger: Stripe “New Invoice Payment Succeeded” (または Square “Payment Created”)
• Action 1: Notion “Find Database Item” — 生徒テーブルから Stripe Customer ID で特定
• Action 2: Notion “Update Database Item” — 当月の支払ステータスを「入金済」 に
• Action 3: Notion “Update Database Item” — 残チケット数を月謝プランの規定回数にリセット

サブスクリプションは Stripe Billing または Square Online サブスクで構築します。Stripe は Stripe Billing でサブスクリプション課金が可能。Square も Square 公式 でサブスクリプション機能を提供しています。

Step 6: Zap D — 無料体験フォロー (15 分) ★差別化ポイント

英会話スクールの無料体験者は、来てくれた瞬間が最大の本契約チャンスです。手動メールで取りこぼすと、確実に他社へ流れます。

• Trigger: Calendly “Invitee Created” (Event Type = 無料体験)
• Action 1: Delay by Zapier — 体験当日の翌日 10:00 まで遅延
• Action 2: Gmail “Send Email” — 「昨日はありがとうございました + アンケート URL」
• Action 3: Delay by Zapier — 3 日後 10:00 まで遅延
• Action 4: Gmail “Send Email” — 「先生からのフィードバック + 月謝プラン案内」
• Action 5: Delay by Zapier — 7 日後 10:00 まで遅延
• Action 6: Filter — Notion で「本契約済」 フラグが立っていない場合のみ
• Action 7: Gmail “Send Email” — 「期間限定: 入会金半額キャンペーン」

編集部の補足: Delay by Zapier は内部キューでカウントされ、長い遅延 (7 日後) でも 1 タスクとして集計されます。これにより無料体験 1 件あたり Tasks 消費を抑えられます。

Step 7: Zap E — 月初に未払い生徒リスト通知 (5 分)

• Trigger: Schedule by Zapier (毎月 5 日 10:00)
• Action 1: Notion “Find Database Items” — 「在籍」 かつ「当月支払ステータス = 未入金」 で抽出
• Action 2: Formatter — リストを整形
• Action 3: Discord “Send Channel Message” — 講師に未払いリストを通知

自動で督促 SMS を送るのは「誤検知 = 入金済みなのに反映遅れ」 のリスクがあるため、本レシピでは「リストを生成してスタッフが送信判断」 とする半自動化を推奨します。

編集部のシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は生徒数・既存業務体制・講師熟練度により変動します。

前提: 講師兼経営者 1 名、生徒 50 名、月間レッスン 200 件、現状はメール手返信 + Google カレンダー手入力 + Excel 月謝管理を想定。

編集部の警告

代替案: Make.com で組む場合の比較

結論: 生徒数 30〜50 名規模なら Zapier Professional (旧 Starter 相当の 750 タスク階層)、80 名以上や Filter / Path を多用するなら Make.com Core に乗り換えるのが現実的です。料金は Make のほうが安く、Credits 単価も有利ですが、UI の学習コストがあります。詳細は Make.com で美容室の予約管理を自動化 も参考にしてください。

補助金活用 (編集部の提案)

よくある質問

Q. 既存のスクール管理 SaaS (CoubicやKidsly、らくらく塾予約等) があるのに、なぜ Zapier?

編集部の答え: 既存スクール SaaS は便利ですが、月¥10,000〜30,000 の固定費がかかり、振替ロジックや無料体験フローはサービスごとの「決め打ち」 です。Zapier + Calendly + Notion なら、月¥3,300〜5,800 で 自スクールの運用ルールに合わせて柔軟に組める のが利点。生徒数 100 名を超えたら専用 SaaS への移行検討が現実的です。

Q. 講師が複数いる場合、講師ごとの売上分配はどうする?

編集部の答え: Notion の予約履歴テーブルに「担当講師」 列を持たせ、月次で集計します。Zapier で「毎月 1 日に Notion から前月のレッスン数を講師別に集計し Google Sheets へ書き出す」 Zap を追加すれば、給与計算用のサマリーを自動生成可能です。これは別レシピで詳述します。

Q. 振替コードを生徒が間違えて入力したら?

編集部の答え: Zap B の Action 1 (Notion Find) でレコードが見つからなかった場合、講師に Discord 通知 + 生徒へ「振替コードをご確認ください」 自動返信メールを送る分岐を追加してください。Zapier の Path 機能 (Professional 以上) を使うとスムーズです。

Q. 個人情報保護は大丈夫?

編集部の答え: 生徒の氏名・メール・電話番号・決済情報は 個人情報保護法 の対象です。Zapier・Notion・Stripe はそれぞれ SOC 2 などの第三者認証を取得していますが、スクール側で「クラウドツールでの個人情報取扱い」 を入会規約に明記し、生徒の同意を得る必要があります。導入前に弁護士または行政書士への相談を推奨します。

Q. 体験レッスン後の自動メールが「営業色強すぎ」 と嫌がられないか?

編集部の答え: 1 日後・3 日後・7 日後の 3 本立てを「感謝 → 学習アドバイス → ご案内」 の順で構成し、最後だけセールス色を出すのがコツです。3 本目の Filter (本契約済みなら送らない) は必ず設定してください。

拡張アイデア

• 休会生徒の再開声かけ Zap: 最終レッスンから 60 日経過した在籍生徒に Discord で講師通知 + 自動メール案内
• クラス前日リマインド: 予約済みレッスンの 24 時間前に生徒へ LINE Messaging API でリマインド
• 講師シフト管理: Google Calendar の「不在予定」 を Calendly の Off-time に同期 (Zapier 公式統合)
• テスト・宿題の自動送付: レッスン後に Google Forms の宿題 URL を自動メール送付

関連レシピ

• 歯科医院の予約管理を Zapier で自動化
• Zapier でハウスクリーニング予約 → 自動確認メール
• Make.com で美容室の予約管理を自動化

まとめ

英会話スクールの事務作業は、月¥3,300〜5,800 の投資で 週 6 時間 (月 26 時間相当) の業務削減が現実的に可能です。差別化のキーは「振替チケットの自動処理」 と「無料体験から本契約への 7 日間ステップメール」。この 2 つを Zapier で設計できれば、講師は事務から解放され、レッスンと教材研究に時間を再配分できます。

LINE Notify が 2025 年で終わった今、通知は Discord Webhook (無料) と LINE Messaging API (無料枠あり) の組み合わせが現実解です。まずは生徒数 30 名前後で Zapier Professional の 750 タスク階層 (旧 Starter 相当) から始め、50 名を超えた段階で上位タスク階層への引き上げを検討してください。

出典・参考情報

• Zapier 公式 — https://zapier.com/
• Zapier Pricing — https://zapier.com/pricing
• Calendly 公式 — https://calendly.com/
• Stripe Billing 公式 — https://stripe.com/jp/billing
• Square 公式 (日本) — https://squareup.com/jp/ja
• Notion 公式 — https://www.notion.com/
• Discord Webhook 公式ドキュメント — https://discord.com/developers/docs/resources/webhook
• LINE Notify サービス終了のお知らせ — https://notify-bot.line.me/closing-announce
• LINE 公式アカウント Messaging API — https://developers.line.biz/ja/services/messaging-api/
• Make.com Pricing — https://www.make.com/en/pricing
• 中小企業庁 IT 導入補助金 — https://www.it-hojo.jp/
• 中小企業庁 小規模事業者持続化補助金 — https://r3.jizokukahojokin.info/

本記事の数値・事例のうち、「編集部のシミュレーション」「編集部の提案」 と明示された箇所は編集部による試算・推論です。実際の効果は事業特性により変動します。事実関係 (機能・料金) は各社公式情報源を確認のうえご判断ください。

編集長 Mira ／ AI経営ラボ 本記事は 2026-06-02 時点の情報です。料金・機能は各社公式情報を最新でご確認ください。

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