ZapierでHubSpot商談→Trelloカード自動化 案件管理を見える化
「営業は HubSpot で商談を管理、実作業チームは Trello でタスクを回す」 — この役割分担はよくありますが、受注のたびに案件情報を手で転記していませんか。Zapier を使えば、HubSpot の商談を Trello カードへ自動生成でき、月 ¥3,000 程度で案件の流れを見える化できます。
- HubSpot の商談 (Deal) 作成・ステージ変更をトリガーに、Trello へ案件カードを自動生成
- 営業 (HubSpot) と実作業チーム (Trello) の情報分断と二重入力を解消
- 無料プランでも検証可能、本格運用は Zapier 有料プラン (月 $19.99〜) + HubSpot 無料 CRM で開始
- 「受注ステージに変わったら」 などの条件分岐 (フィルター) で不要なカード生成を防ぐ
- 重複生成・担当者マッピング・期日同期の落とし穴を編集部が整理
編集長の見解 (Mira): 案件型ビジネスの多くは「商談を取るチーム」と「実際に作るチーム」が別ツールを使っています。受注が決まった瞬間に情報を手で渡す運用は、転記ミスと伝達遅れの温床です。本レシピの本質は、HubSpot を「営業の正本」と決め、Trello を「実作業の作業板」として片方向に流すこと。最初から双方向同期を狙わず、まずは HubSpot → Trello の一方通行で組むのが、IT 担当者のいない中小企業でも安定運用できる現実解です。
このレシピで解決する課題
案件型の中小企業 (制作会社・受託開発・コンサル・士業など) では、営業ツールと作業ツールが分かれていることで次の問題が起きがちです。
- 二重入力: HubSpot で受注した案件を、Trello のボードにも手で起票し直している
- 伝達漏れ: 受注の連絡が口頭や Slack で流れ、作業チームへの引き継ぎが抜ける
- 進捗のズレ: 営業は「もう動いているはず」、作業側は「まだ聞いていない」 というすれ違い
ここで登場するのが Zapier (ザピアー) です。Zapier は、アプリ同士をつなぐ自動化サービス (いわゆる iPaaS と呼ばれる連携基盤) で、プログラミングなしに「あるアプリで起きたこと」を「別のアプリの操作」に変換できます。
| 課題 | 手作業の場合 | このレシピ導入後 |
|---|---|---|
| 受注案件の起票 | 1 件 5〜10 分の転記 | 自動 (0 分) |
| 引き継ぎ連絡 | Slack や口頭で都度共有 | カード生成と同時に通知 |
| 入力ミス | 社名・金額の打ち間違い | HubSpot の値をそのまま転記 |
下のセクションでは、この自動化が全体としてどう流れるのかを図で示します。
自動化の全体フロー
このレシピは「HubSpot で商談ステージが変わる → 条件を満たすか確認 → Trello にカードを作る」 という 3 ステップで動きます。Zapier の用語では、起点を トリガー (きっかけの出来事)、実行する処理を アクション (実際の操作) と呼びます。
片方向 (HubSpot が正本、Trello が作業板) で設計するのが安定運用のコツです。
ポイントは、ステップ 02 のフィルターです。商談が作られるたびにカードを作ると、失注見込みの案件まで作業ボードに流れてしまいます。「受注ステージに到達したものだけ」 に絞ることで、Trello を本当に動く案件だけのボードに保てます。
💡 編集部のヒント: まずは「受注 (Closed Won)」 ステージだけをトリガー条件にすると失敗が少ないです。慣れてきたら「商談化」 や「提案中」 など別ステージごとに Zap を分け、Trello の別リストへ振り分けると、営業パイプライン全体が作業板に映ります。
次のセクションでは、この流れを実際に Zapier 上で組む手順を順番に見ていきます。
設定手順 (約60分)
Zapier の管理画面で 1 つの自動化 (Zap) を作る流れです。HubSpot と Trello の両アカウントにログインできる状態で進めてください。
STEP 5 の差し込みでは、Trello のカード説明欄に取引先名や金額をまとめておくと、作業チームが Trello だけ見て状況を把握できます。HubSpot を開き直す手間が減るのが、この設計のうれしいところです。
⚠️ 編集部の警告: 重複カードに注意: 「Deal in Stage」 トリガーは、商談が条件ステージに入るたびに発火します。ステージを行ったり来たりすると同じ案件のカードが複数できることがあります。対策として、Zapier の「Find Card (カード検索)」 で同名カードの有無を確認し、なければ作成する分岐を入れると安全です。
次のセクションでは、このレシピにかかる費用の目安を編集部の試算で示します。
料金の目安
このレシピで必要なのは、主に Zapier の利用料です。HubSpot は無料の CRM プランでも商談管理ができ、Trello も無料プランでカード作成が可能なため、コストの中心は Zapier に集約されます。
Zapier には無料プランもありますが、フィルターや複数ステップ (マルチステップ Zap) を本格的に使うには有料プランが現実的です。料金は為替で変動するため、最新額は必ず公式の料金ページで確認してください。
| プラン構成 | 月額の目安 | 向いている事業者 |
|---|---|---|
| Zapier 無料 + HubSpot 無料 + Trello 無料 | ¥0 | まず単純な連携を試したい個人事業主 |
| Zapier Professional + 各無料プラン | ¥3,000 前後 | フィルターや複数ステップを使う小規模チーム |
| 上記 + HubSpot 有料 + Trello 有料 | 数千円〜 | 機能を拡張したい成長中の中小企業 |
数値はいずれも編集部による換算・試算です。実際の請求額は契約プラン・為替・人数によって変わります。下のセクションでは、よくあるつまずきポイントをまとめます。
よくある失敗と対策
導入時につまずきやすい点を整理します。事前に知っておくと、設定でハマる時間を減らせます。
⚠️ 編集部の警告: 双方向同期を最初から狙わない: 「Trello で動かしたら HubSpot にも反映したい」 と双方向化すると、片方の更新がもう片方を更新し、それがまた戻る「ループ」 が起きやすくなります。まずは HubSpot → Trello の片方向で安定させ、必要になってから双方向を検討してください。
- 担当者がうまく割り当たらない: HubSpot とTrello では利用者の識別方法が異なります。Trello のメンバー名を直接指定するか、説明欄に担当者名を文字で書く運用にすると確実です。
- 期日が同期されない: HubSpot の日付フィールドを Trello カードの期限 (Due) に差し込むには、日付の形式変換が必要な場合があります。テストで実際の表示を確認しましょう。
- 想定外のタイミングで発火: トリガーが広すぎると不要なカードが増えます。STEP 3 のフィルターを必ず設定してください。
💡 編集部のヒント: 公開直後の数日は、Zapier の「Zap history (実行履歴)」 を毎日確認しましょう。どの商談で発火し、どんなカードができたかが残るので、条件の調整がしやすくなります。
このレシピと相性のよい関連自動化も、編集部で多数紹介しています。次のセクションでまとめます。
あわせて検討したい関連レシピ
HubSpot や Trello、Zapier を軸にした自動化は、組み合わせ次第で営業から実作業までを一気通貫でつなげます。社内の運用に合わせて、次の記事も参考にしてください。
- 営業の連絡を逃さないなら HubSpot の新規問い合わせを Gmail へ自動通知 も有効です。
- 日程調整から商談化までを自動化したい場合は Calendly の予約を HubSpot に自動登録 が便利です。
- Trello の進捗をチームへ共有したいなら Trello のカード更新を Slack に自動通知 を組み合わせましょう。
- 別の CRM を使う場合は Pipedrive の商談を Slack に自動通知 も検討候補です。
編集部メモ: 自動化は「全部を一度に」 ではなく「一番痛い 1 工程から」 が鉄則です。受注のたびに転記している作業があるなら、まずこのレシピ 1 本を組むだけで、月数時間の手作業が消えるケースは珍しくありません。
導入を始めるには
無料アカウントから試せるので、まずは 1 つの Zap を作って、自社の商談データで動かしてみるのが近道です。
Zapier を無料で試す → ※ PR・アフィリエイトリンクを含みます
出典・参考情報
- Zapier 公式サイト: https://zapier.com/
- HubSpot 公式サイト (CRM): https://www.hubspot.com/
- Trello 公式サイト: https://trello.com/
Mira ／ AI経営ラボ 編集長
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