Google Apps ScriptでGmail添付を自動保存 月¥0で経理作業を週3時間削減

請求書 PDF をメールから 1 件ずつ落として、名前を付け替えて、台帳に転記する。この作業は Google アカウントだけで自動化できます。本レシピは Google Apps Script (Google が無料提供する自動化の仕組み) を使い、Gmail の添付ファイルを Drive に保存しスプレッドシートに一覧化する仕掛けを、コピーして動くコード付きで構築します。月額は ¥0 です。

• 月額 ¥0。Google アカウントさえあれば追加契約なしで動く (有料の自動化サービスは不要)
• Gmail に届いた請求書の添付ファイルを Drive へ保存し、同時にスプレッドシートへ 1 行追記
• この記事のコードはコピーして設定 3 行を書き換えるだけで動く実物です
• Google 側の利用上限 (クォータ) を本文の表で明示。無料アカウントは「トリガー合計 90 分 / 日」が最大の制約
• 編集部の試算では、月 200 件規模の書類処理で週 3 時間相当の手作業を削減

このレシピで解決する課題

請求書・領収書がメールで届く事業者に共通する、判断を伴わない定型作業を整理します。

1. 添付ファイルの保存忘れ: メールは開いたが PDF を落とし忘れ、月末に Gmail を遡る羽目になる
2. ファイル名がバラバラ: 「invoice.pdf」 「請求書.pdf」 のまま保存され、後から検索できない
3. 台帳への転記: どの取引先からいつ何が届いたかを、スプレッドシートに手で打ち直している
4. 突合作業: 「届いているはずの請求書が無い」 を探すのに、メールとフォルダを行き来する
5. 属人化: 担当者しか保存ルールを知らず、休むと経理が止まる

これらはすべて 判断が一切要らない作業 です。だからこそ自動化の効果が確実に出ます。次のセクションで、完成する仕組みの全体像を示します。

完成形 (フロー図)

要点は 5 番目の「保存済みラベル」 です。処理したメールに印を付けることで、次回の実行時に同じファイルを二重保存する事故を防ぎます。次に、この仕組みに必要なものと費用を確認します。

必要なものと費用

無料の Google アカウント (gmail.com) は Gmail・Drive・Google フォトの合計で 15 GB の保存容量が付きます[出典]。請求書 PDF は 1 件あたり 100〜300 KB 程度が一般的なので、月 200 件でも年間 500 MB 前後 にとどまり、無料枠で数年は運用できる計算です。

Google Workspace の Starter プランは月額 ¥800 / ユーザーで、保存容量は 30 GB になります[出典]。ただし本レシピの目的だけなら、無料アカウントのままで十分に実用になります。

有料の自動化サービスと何が違うか

同じことは Zapier や Make でも実現できます。編集部の比較は以下のとおりです。

Zapier の有料プランは月額 $19.99 から[出典]、Make の有料プランは月額 $9 から[出典]です (円換算は ¥155 / $ で編集部が算出した目安)。

次のセクションから、実際の構築手順に入ります。

設定手順 (60 分)

以上で構築は完了です。次に、実際に貼り付けるコードの全文を掲載します。

コード全文 (そのまま動きます)

以下は編集部が動作確認した実物です。冒頭の設定部分だけを自分の環境に合わせて書き換えてください。

// ===== 設定: ここだけ書き換える =====
const SEARCH_QUERY = 'label:請求書 has:attachment -label:保存済み';
const FOLDER_ID    = 'ここに Drive フォルダの ID を貼る';
const SHEET_ID     = 'ここにスプレッドシートの ID を貼る';
const SHEET_NAME   = '台帳';
const DONE_LABEL   = '保存済み';
const MAX_THREADS  = 20;   // 1 回の実行で処理する上限 (6 分制限への保険)
const ALLOW_EXT    = /\.(pdf|png|jpe?g)$/i;  // 保存する拡張子
// ====================================

/**
 * Gmail の添付ファイルを Drive に保存し、台帳へ 1 行追記する。
 * トリガーから 1 時間ごとに呼ばれる想定。
 */
function saveAttachmentsToDrive() {
  const folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
  const sheet  = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME);
  const label  = getOrCreateLabel_(DONE_LABEL);

  const threads = GmailApp.search(SEARCH_QUERY, 0, MAX_THREADS);
  if (threads.length === 0) return;

  const rows = [];

  threads.forEach(function (thread) {
    thread.getMessages().forEach(function (message) {
      const date    = message.getDate();
      const from    = message.getFrom();
      const subject = message.getSubject();

      message.getAttachments().forEach(function (attachment) {
        const name = attachment.getName();
        if (attachment.getSize() === 0) return;
        if (!ALLOW_EXT.test(name)) return;

        const stamp   = Utilities.formatDate(date, 'Asia/Tokyo', 'yyyyMMdd_HHmm');
        const newName = stamp + '_' + name;
        const file    = folder.createFile(attachment.copyBlob()).setName(newName);

        rows.push([
          Utilities.formatDate(date, 'Asia/Tokyo', 'yyyy-MM-dd'),
          from,
          subject,
          newName,
          Math.round(attachment.getSize() / 1024),
          file.getUrl(),
          ''   // 金額: 経理担当が手入力する列
        ]);
      });
    });
    thread.addLabel(label);   // 処理済みの印。二重保存を防ぐ
  });

  if (rows.length > 0) {
    sheet.getRange(sheet.getLastRow() + 1, 1, rows.length, rows[0].length)
         .setValues(rows);
  }
}

/** 指定名のラベルを取得。無ければ作る。 */
function getOrCreateLabel_(name) {
  return GmailApp.getUserLabelByName(name) || GmailApp.createLabel(name);
}

初回だけ実行する見出し行の作成と、トリガー登録の関数も併せて貼り付けておくと便利です。

/** 初回に 1 回だけ実行: 台帳の見出し行を作る */
function setupSheet() {
  const sheet = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME);
  sheet.getRange(1, 1, 1, 7)
       .setValues([[
         '受信日', '送信元', '件名', 'ファイル名',
         'サイズ (KB)', 'Drive リンク', '金額 (手入力)'
       ]])
       .setFontWeight('bold');
  sheet.setFrozenRows(1);
}

/** 初回に 1 回だけ実行: 1 時間ごとのトリガーを登録する */
function createTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function (t) {
    if (t.getHandlerFunction() === 'saveAttachmentsToDrive') {
      ScriptApp.deleteTrigger(t);   // 重複登録を防ぐ
    }
  });
  ScriptApp.newTrigger('saveAttachmentsToDrive')
           .timeBased()
           .everyHours(1)
           .create();
}

コードを動かす前に、Google 側が定める利用上限を必ず把握してください。次のセクションで整理します。

Google Apps Script の利用上限 (クォータ)

Google Apps Script は無料ですが、無制限ではありません。アカウント種別ごとに 1 日あたりの上限 (クォータ) が定められています[出典]。本レシピに関係する主な項目は以下のとおりです。

トリガーは最短 1 分間隔から最長 月 1 回まで設定できます[出典]。ただし 設定できる間隔と、上限内で回せる間隔は別物 です。ここが本レシピ最大の注意点になります。

トリガー間隔の選び方を、編集部の判断としてまとめます。

これらの上限を踏まえたうえで、実際にどれだけの工数が削減できるかを試算します。

Mira のシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は取引件数・業務フローにより変動します。

前提: 添付ファイルの保存・リネーム・台帳への転記に 1 件あたり平均 4 分かかっているものとします。自動化後は、月次でまとめて内容確認する時間のみが残ると想定します。

ただし 週 3 時間という数字は月 200 件を処理する事業者の場合 です。件数が少なければ削減幅も小さくなります。自社の規模に近い行をご確認ください。

月 50 件規模の個人事業主でも、年間に直せば約 36 時間の削減です。60 分の初期構築は 1 か月以内に回収できる計算になります。次に、導入時に実際に起きる失敗を挙げます。

編集部の警告 ⚠️ よくある 3 つの失敗

失敗の多くは Gmail 側の条件設定に起因します。コードよりも Step 1 に時間をかけるつもりで取り組んでください。

補助金の活用 (編集部の提案)

補助金を待たずに今日から始められるのが、無料で完結する本レシピの利点です。

関連レシピ

• ZapierでGmail添付ファイル→Google Drive自動保存 経理の手作業をゼロにする
• Zapier で Gmail 問い合わせ→スプレッドシート集計を自動化
• Zapier×Slack 領収書→経費精算自動化 個人事業主向け
• MakeでGmail→Notion自動連携 メール整理を仕組み化する

よくある質問

Q. プログラミングの経験がなくても設定できますか?

編集部の答え: 本記事のコードは書き換える箇所を 3 行に限定してあります。ID の貼り付けとラベル名の一致だけ守れば、コードの中身を理解していなくても動きます。ただし想定外の動きをした際に自力で直すには、多少の読解力が必要です。不安な場合は、まず 1 社の取引先に絞って試してください。

Q. Google Apps Script は本当に無料ですか? 後から課金されませんか?

編集部の答え: Google アカウントがあれば追加費用なしで利用できます。ただし本文の表に示した 1 日あたりの利用上限があり、超過すると実行が止まります (課金されるのではなく停止します)。上限は Google 側の裁量で変更されうる旨が公式ドキュメントに明記されているため、年に一度は公式ページの確認をおすすめします。

Q. 保存したファイルを会計ソフトに自動連携できますか?

編集部の答え: 本レシピは Drive への保存と台帳作成までを担当します。freee やマネーフォワード クラウド会計との連携は、各社が提供する取り込み機能を使うのが確実です。台帳スプレッドシートを整えておけば、そこからの取り込みや外部連携の実装は後から追加できます。

Q. 複数人で使う場合はどうすればいいですか?

編集部の答え: スクリプトは作成者のアカウント権限で動作します。経理担当が複数いる場合は、共有メールアドレス (info@ など) の Gmail にスクリプトを紐づけ、保存先を共有ドライブにする構成が管理しやすくなります。個人アカウントに紐づけると、退職時にすべて止まるため避けてください。

出典・参考情報

• Google Apps Script のクォータと制限 — https://developers.google.com/apps-script/guides/services/quotas
• Google Apps Script インストール可能なトリガー — https://developers.google.com/apps-script/guides/triggers/installable
• Google Apps Script GmailApp リファレンス — https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app
• Google Apps Script DriveApp リファレンス — https://developers.google.com/apps-script/reference/drive/drive-app
• Google Workspace 料金プラン — https://workspace.google.com/intl/ja/pricing.html
• Google One 保存容量プラン — https://one.google.com/about/plans
• Zapier 料金プラン — https://zapier.com/pricing
• Make 料金プラン — https://www.make.com/en/pricing
• 中小企業庁 IT 導入補助金 — https://www.it-hojo.jp/

本記事の数値のうち、「編集部の試算」 と明示された箇所は編集部によるシミュレーションです。実際の効果は事業特性により変動します。機能・料金・利用上限は各社公式情報源を確認のうえご判断ください。

編集長 Mira ／ AI経営ラボ 本記事は 2026-07-23 時点の情報です。Google Apps Script の利用上限は予告なく変更される場合があります。