GAS×OpenAI APIで問い合わせ・アンケートを自動要約 月5時間の集計を15分に

問い合わせフォームやアンケートの自由記述欄は、集めた後に誰も読み返さないまま溜まりがちです。本レシピは Google Apps Script (以下 GAS) から OpenAI API を呼び出し、スプレッドシートの回答を 1 行ずつ「60 字の要約」と「6 分類のタグ」に変換する仕組みを、そのまま動くコード付きで構築します。API キーはコードに書かず安全に保管します。

• スプレッドシートに溜まった自由記述を、1 行ずつ「60 字要約」と「分類タグ」に自動変換する
• Google Apps Script は無料。かかるのは OpenAI API の従量課金だけで、月 500 件でも編集部試算で約 ¥12
• この記事のコードはコピーして設定 4 行を書き換えるだけで動く実物です
• API キーはコードに直接書かず、スクリプトプロパティに保管する安全な作りにしています
• 編集部の試算では、月 500 件の回答処理にかかる 4.9 時間の手作業が、15 分の確認作業に置き換わります

自由記述が「読まれないデータ」になる理由

問い合わせフォームや顧客アンケートを運用している事業者に共通する詰まりを整理します。

1. 量が読み切れない: 1 件あたり数百字の自由記述が数百件溜まり、通読する時間が確保できない
2. 分類が属人化する: 「これは不具合か要望か」の判断が担当者ごとにブレる
3. 集計が手作業: スプレッドシートを目で追いながら、別シートに要約を打ち直している
4. 鮮度が落ちる: 月次でまとめて処理するため、対応が必要な声に気づくのが 3 週間後になる
5. 共有されない: 生の回答は長すぎて、経営会議の資料に載せられない

これらは「読んで、短くして、箱に入れる」という定型処理です。次のセクションで、完成する仕組みの全体像を示します。

完成形 (フロー図)

要点は 5 番目の「処理済み行は再送しない」 です。要約欄が空の行だけを対象にすることで、トリガーが回るたびに同じ回答へ課金される事故を防ぎます。次に、必要なものと費用を確認します。

必要なものと費用

追加の月額固定費はありません。発生するのは OpenAI API の従量課金だけで、使った分だけの後払いではなく、事前にクレジットを購入して残高から消費する前払い方式 です[出典]。残高が尽きると処理が止まるため、上限が読めない請求に怯える必要はありません。

すでに OpenAI API の全体像や他の使い道を知りたい場合は、OpenAI API 中小企業の自社AI開発 月¥10,000規模のコスト試算と実装手順 を先にご覧ください。

では、どのモデルを選ぶと月いくらになるのか。次のセクションで公式単価をもとに試算します。

モデル選びと費用の試算

OpenAI API はモデルごとに 100 万トークン (AI が文章を処理する単位。日本語ではおおむね 1 文字 = 1 トークンが目安) あたりの単価が決まっています。本レシピに関係する選択肢は以下のとおりです[出典]。

円換算は $1 = ¥150 で編集部が算出した目安です。為替により変動します。

推奨モデル gpt-5.4-nano を使い、1 件あたり入力 400 トークン (指示文 200 + 回答本文 200)、出力 60 トークン と置いた場合の月額試算が以下です。

上記は 編集部による試算 です。実際の費用は回答の長さと指示文の分量で変動します。

月 1 万件を処理しても API 費用は ¥250 前後です。判断作業を人手で回した場合の人件費と比べれば、費用は事実上の誤差になります。次のセクションから構築手順に入ります。

設定手順 (50 分)

以上で構築は完了です。次に、実際に貼り付けるコードの全文を掲載します。

コード全文 (そのまま動きます)

以下は編集部が動作を確認した実物です。冒頭の設定部分だけを書き換えてください。API キーはコードに含まれていません。Step 4 で登録したスクリプトプロパティから読み出します。

// ===== 設定: ここだけ書き換える =====
const SHEET_NAME   = 'フォームの回答 1';  // 回答が入っているシート名
const TEXT_COLUMN  = 3;   // 自由記述が入っている列番号 (A=1)
const SUMMARY_COL  = 6;   // 要約を書き込む列番号
const CATEGORY_COL = 7;   // 分類を書き込む列番号
const MODEL        = 'gpt-5.4-nano';
const MAX_ROWS     = 30;  // 1 回の実行で処理する上限 (6 分制限への保険)
const MAX_CHARS    = 4000;// 1 件あたりに送る本文の最大文字数
const CATEGORIES   = ['不具合', '機能要望', '料金', '使い方', '称賛', 'その他'];
// ====================================

const OPENAI_URL = 'https://api.openai.com/v1/chat/completions';

/**
 * 回答シートの未処理行を OpenAI で要約・分類し、シートへ書き戻す。
 * トリガーから 1 時間ごとに呼ばれる想定。
 */
function summarizeResponses() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) throw new Error('シートが見つかりません: ' + SHEET_NAME);

  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) return;   // 見出し行のみ

  const width  = Math.max(TEXT_COLUMN, SUMMARY_COL, CATEGORY_COL);
  const values = sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, width).getValues();
  let processed = 0;

  for (let i = 0; i < values.length; i++) {
    if (processed >= MAX_ROWS) break;

    const text = String(values[i][TEXT_COLUMN - 1] || '').trim();
    const done = String(values[i][SUMMARY_COL - 1] || '').trim();
    if (!text || done) continue;   // 空欄・処理済みは飛ばす (二重課金の防止)

    const result = askOpenAi_(text);
    const rowNo  = i + 2;
    sheet.getRange(rowNo, SUMMARY_COL).setValue(result.summary);
    sheet.getRange(rowNo, CATEGORY_COL).setValue(result.category);

    processed++;
    Utilities.sleep(1000);   // 連続呼び出しの間隔を空ける
  }
  SpreadsheetApp.flush();
}

/** OpenAI に 1 件分の本文を送り、要約と分類を受け取る。 */
function askOpenAi_(text) {
  const apiKey = PropertiesService.getScriptProperties()
                                  .getProperty('OPENAI_API_KEY');
  if (!apiKey) throw new Error('OPENAI_API_KEY がスクリプトプロパティに未設定です');

  const systemPrompt =
    'あなたは中小企業のカスタマーサポート担当者です。' +
    '与えられた問い合わせまたはアンケート回答を、日本語で 60 字以内に要約してください。' +
    '続けて、内容を次のいずれか 1 つに分類してください: ' + CATEGORIES.join(' / ') + '。' +
    '本文に書かれていない事実を補ってはいけません。' +
    '出力は summary と category の 2 つのキーを持つ JSON のみとし、前後に説明を付けないこと。';

  const payload = {
    model: MODEL,
    messages: [
      { role: 'system', content: systemPrompt },
      { role: 'user',   content: text.slice(0, MAX_CHARS) }
    ],
    temperature: 0.2
  };

  const response = UrlFetchApp.fetch(OPENAI_URL, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    headers: { Authorization: 'Bearer ' + apiKey },
    payload: JSON.stringify(payload),
    muteHttpExceptions: true   // エラーでも例外にせず自分で処理する
  });

  const code = response.getResponseCode();
  if (code !== 200) {
    // 課金停止・レート超過などはシート上に残し、後で見つけられるようにする
    return { summary: 'API エラー (HTTP ' + code + ')', category: '要確認' };
  }

  const body = JSON.parse(response.getContentText());
  return parseResult_(body.choices[0].message.content);
}

/** モデルの応答文字列を安全に JSON へ変換する。 */
function parseResult_(raw) {
  const cleaned = String(raw).replace(/```json/gi, '').replace(/```/g, '').trim();
  try {
    const parsed = JSON.parse(cleaned);
    return {
      summary : parsed.summary  || cleaned,
      category: parsed.category || 'その他'
    };
  } catch (e) {
    // JSON として読めなかった場合も本文は捨てず、目視確認に回す
    return { summary: cleaned, category: '要確認' };
  }
}

初回だけ実行する見出し行の作成と、トリガー登録の関数も併せて貼り付けておくと便利です。

/** 初回に 1 回だけ実行: 追加した 2 列に見出しを付ける */
function setupHeaders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  sheet.getRange(1, SUMMARY_COL).setValue('要約').setFontWeight('bold');
  sheet.getRange(1, CATEGORY_COL).setValue('分類').setFontWeight('bold');
  sheet.setFrozenRows(1);
}

/** 初回に 1 回だけ実行: 1 時間ごとのトリガーを登録する */
function createTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function (t) {
    if (t.getHandlerFunction() === 'summarizeResponses') {
      ScriptApp.deleteTrigger(t);   // 重複登録を防ぐ
    }
  });
  ScriptApp.newTrigger('summarizeResponses')
           .timeBased()
           .everyHours(1)
           .create();
}

分類の内訳を毎朝メールで受け取りたい場合は、以下も追加してください。日次トリガーで動かします。

/** 前日分の分類件数を集計し、自分宛にメールで送る */
function sendDailyDigest() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) return;

  const width = Math.max(TEXT_COLUMN, SUMMARY_COL, CATEGORY_COL);
  const rows  = sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, width).getValues();

  const since = new Date(Date.now() - 24 * 60 * 60 * 1000);
  const count = {};
  const lines = [];

  rows.forEach(function (row) {
    const stamp = row[0];                       // A 列 = タイムスタンプ想定
    if (!(stamp instanceof Date) || stamp < since) return;
    const category = String(row[CATEGORY_COL - 1] || '未分類');
    count[category] = (count[category] || 0) + 1;
    lines.push('[' + category + '] ' + String(row[SUMMARY_COL - 1] || ''));
  });

  if (lines.length === 0) return;   // 新着なしの日はメールを送らない

  const head = Object.keys(count)
    .map(function (k) { return k + ': ' + count[k] + ' 件'; })
    .join(' / ');

  MailApp.sendEmail(
    Session.getActiveUser().getEmail(),
    '【日次】新着の回答 ' + lines.length + ' 件',
    head + '\n\n' + lines.join('\n')
  );
}

コードを動かす前に、Google 側の利用上限を確認します。

Google Apps Script の利用上限 (クォータ)

Google Apps Script は無料ですが無制限ではなく、アカウント種別ごとに 1 日あたりの上限が定められています[出典]。本レシピで効いてくる項目は以下です。

外部通信は 1 日 20,000 回まで使えるため、回答 1 件 = 1 通信の本レシピでは実質的に問題になりません。先に詰まるのはトリガーの合計実行時間 90 分 / 日 のほうです。

トリガー間隔の選び方を、編集部の判断としてまとめます。

上限を踏まえたうえで、削減できる工数を試算します。

Mira のシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は回答の長さと運用体制により変動します。

前提: 1 件あたり平均 300 字の自由記述を、担当者が読んで要約し分類するのに 25 秒かかるものとします。自動化後は、AI が付けた分類の妥当性を目視確認する時間のみが残ると想定します。

工数削減以上に大きいのは、対応までの遅れが 3 週間から 1 時間になる 点です。不具合の報告が当日中に把握できれば、同じ不満を抱えた顧客の離脱を止められます。次に、導入時に実際に起きる失敗を挙げます。

編集部の警告 ⚠️ よくある 3 つの失敗

失敗の多くはコードではなく運用設計に起因します。まずは 1 つのフォームに絞って試してください。

補助金の活用 (編集部の提案)

補助金を待たずに今日から始められるのが、無料の仕組みで完結する本レシピの利点です。

関連レシピ

• Google Apps ScriptでGmail添付を自動保存 月¥0で経理作業を週3時間削減
• Google Apps ScriptでGoogleフォーム回答をSlack即時通知 無料で初動を10分に
• Make.comとOpenAIで長文メール要約を自動化 中小企業の情報処理80%短縮
• Make.comでGoogleフォーム回答→ChatGPT分類→担当者振り分け自動化
• GASでスプレッドシート→請求書PDF自動生成→メール送信 月末3時間を削減

よくある質問

Q. プログラミングの経験がなくても設定できますか?

編集部の答え: 書き換える箇所は冒頭の 4 行に限定してあります。列番号の指定とシート名の一致だけ守れば、コードの中身を理解していなくても動きます。ただし想定外の動きをした際に自力で直すには多少の読解力が必要です。不安な場合は、まず 3 行程度のテストデータで試してください。

Q. Make.com や Zapier を使う方法と、どちらが良いですか?

編集部の答え: 連携先が Google スプレッドシートと OpenAI だけで閉じているなら、月額固定費のかからない本レシピが有利です。一方、Slack や Notion など他のサービスへ結果を流したい場合は、Make.com を使ったレシピ のほうが設定が簡単です。無理に一方へ寄せる必要はなく、用途で使い分けて構いません。

Q. 要約の文字数や分類の項目を変えられますか?

編集部の答え: 変えられます。分類の項目はコード冒頭の CATEGORIES を自社の言葉に書き換えるだけです。文字数は指示文の「60 字以内」 の部分を書き換えてください。ただし要約を長くすると出力トークンが増え、費用も比例して増えます。

Q. 過去に溜まった数千件の回答も処理できますか?

編集部の答え: できます。要約列が空の行だけを対象にする作りなので、手動実行を繰り返せば 30 件ずつ消化されます。ただし 1 回の実行が 6 分の制限に触れないよう、MAX_ROWS は 30 前後のままにしてください。数千件を一気に処理する場合は、トリガーの合計実行時間 90 分 / 日 に達して翌日へ持ち越される可能性があります。

出典・参考情報

• OpenAI API 料金 — https://developers.openai.com/api/docs/pricing
• OpenAI Chat Completions API リファレンス — https://developers.openai.com/api/docs/api-reference/chat
• Google Apps Script のクォータと制限 — https://developers.google.com/apps-script/guides/services/quotas
• Google Apps Script UrlFetchApp リファレンス — https://developers.google.com/apps-script/reference/url-fetch/url-fetch-app
• Google Apps Script PropertiesService リファレンス — https://developers.google.com/apps-script/reference/properties/properties-service
• Google Apps Script SpreadsheetApp リファレンス — https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/spreadsheet-app
• 中小企業庁 IT 導入補助金 — https://www.it-hojo.jp/

本記事の数値のうち、「編集部の試算」 と明示された箇所は編集部によるシミュレーションです。実際の効果は事業特性により変動します。料金・利用上限は各社公式情報源を確認のうえご判断ください。記事中の API キーはすべて架空のプレースホルダであり、実在するものではありません。

編集長 Mira ／ AI経営ラボ 本記事は 2026-07-29 時点の情報です。OpenAI API の料金および Google Apps Script の利用上限は予告なく変更される場合があります。