Make.comでGmail問い合わせ→Notionタスク自動登録 対応漏れ防止レシピ

問い合わせメールの「見落とし」は、信頼と売上を同時に削ります。Gmail に届いた問い合わせを Make.com で受け取り、Notion のタスクとして自動登録すれば、対応漏れを構造的に防げます。本記事では受信 → 解析 → Notion 起票 → Slack 通知までを 1 シナリオで完結させる設計図を、公式仕様に沿って約 60 分で組める手順として解説します。

• Gmail の問い合わせを Make.com が受信 → 本文解析 → Notion データベースに 1 件のタスクとして自動起票
• 担当者・期限・ステータスを最初から付与でき、「誰がいつまでに対応するか」が一目で分かる
• 月コストは Make.com Core $9 + Notion 無料プランで実質 約 ¥1,400、個人事業主でも導入可能
• 受信から起票までを数十秒に短縮し、メールの埋もれによる対応漏れを月 0 件に近づける

このレシピで解決する課題

問い合わせ対応を Gmail だけで回している事業者では、以下の問題が日常的に起きています。

1. メールの埋もれ: 1 日数十通のメールに問い合わせが紛れ、未対応のまま下に流れる
2. 対応状況が分からない: 「返信済みか」「誰が担当か」がメールでは記録されない
3. 期限管理の不在: 見積もり依頼や折り返し約束の期日が抜け落ちる
4. 属人化: 担当者しか把握しておらず、休んだ日に問い合わせが止まる
5. 転記の手間: メール内容を手作業で管理表にコピペする時間が積み重なる

これらはすべて「メールをタスク台帳として扱おうとしている」ことが原因です。問い合わせを Notion のデータベースへ自動で写し、ステータス・担当・期限を持たせれば、受信箱から独立した「対応漏れの起きない仕組み」になります。

次のセクションでは、なぜこの用途で Make.com を選ぶのかを整理します。

なぜ Make.com を選ぶか

Make.com 公式 は欧州発のノーコード自動化プラットフォームで、Zapier と並ぶ二大ツールの一角です。Gmail から Notion への転記という用途で、当編集部が Make.com を推奨する理由は次のとおりです。

料金は Make.com 公式 Pricing ページ を確認してください。本記事執筆時点では Free $0 / Core $9 / Pro $16 という構成です。Notion 側は Notion 公式 の無料プランで個人利用なら十分に始められます。

問い合わせ 1 件あたりの処理は 4〜6 クレジット程度のため、月 1,000 件でも Core プランの 10,000 クレジット枠に収まる計算です。料金は改定の可能性があるため、契約前に必ず公式で確認してください。

次のセクションで、完成形の全体フローを図で確認します。

完成形 (フロー図)

このフローの肝は「03 の Notion 起票」です。メールが届いた瞬間にタスク化されるため、人間が受信箱を見張る必要がなくなります。

必要なツールとコスト

導入に必要なツールと、月額の目安を整理します。

合計目安は 月 ¥2,250 程度、すでに Google Workspace を使っているなら追加は Make.com の約 ¥1,400 だけです。Gmail を無料アカウントで使う個人事業主なら、さらに低コストで開始できます。

次のセクションでは、Notion 側の準備と Make.com のシナリオ構築手順を時系列で示します。

設定手順 (約 60 分)

全体の流れを時系列で示します。各ステップは独立して動作確認できるよう分割しています。

Step 1: Notion 側でタスク DB を準備 (10 分)

Notion 公式 で新規データベースを作成し、以下のプロパティを用意します。

• 件名 (タイトル)
• 送信者名 (テキスト)
• メールアドレス (メール型)
• 受信日時 (日付)
• ステータス (セレクト: 未対応 / 対応中 / 返信済 / 完了)
• 担当者 (人 または セレクト)
• 期限 (日付)
• 本文メモ (テキスト)

Notion API の操作仕様は Notion 公式 API リファレンス に準拠します。Make.com の Notion モジュールはこの API を内部で利用します。

Step 2: Make.com アカウントと接続準備 (10 分)

1. Make.com 公式サイト からサインアップ (Free プランで開始可)
2. 「Create a new scenario」をクリック
3. Make の「Connections」で Gmail を OAuth 認証で接続
4. Notion 接続は、Notion の「Integrations」で内部インテグレーションを作成し、Step 1 の DB に「Connections」から接続を共有してから、Make 側にトークンを登録

Notion インテグレーションの作成手順は Notion 公式 API リファレンス に従ってください。DB への接続共有を忘れると、後の起票モジュールがページを作成できません。

Step 3: 受信 → 解析 → Notion 起票のシナリオ作成 (20 分)

Make.com で以下のモジュールを順に配置します。

[Trigger]
  Gmail > Watch Emails
    folder: INBOX
    filter: label:問い合わせ OR to:info@example.com
    Maximum: 10 (1 回の起動で最大 10 件処理)

[Module 2]
  Tools > Set multiple variables
    本文をプレーンテキスト化、件名・送信者名・メールアドレスを変数に格納

[Module 3]
  Notion > Create a Database Item
    Database: Step 1 で作成したタスク DB
    件名: {{件名}}
    送信者名: {{送信者名}}
    メールアドレス: {{メールアドレス}}
    受信日時: {{受信日時}}
    ステータス: 未対応
    本文メモ: {{本文の冒頭 500 文字}}

トリガーは「Gmail > Watch Emails」で問い合わせ用ラベルや宛先に絞り込みます。Set multiple variables で本文を整形してから Notion に渡すと、起票内容が安定します。

Step 4: Slack 通知を追加 (10 分)

シナリオの末尾に Slack モジュールを追加し、起票結果をチームへ通知します。

[Module 4]
  Slack > Create a Message
    Channel: #問い合わせ
    Text: "📨 新規問い合わせ
           送信者: {{送信者名}} ({{メールアドレス}})
           件名: {{件名}}
           [Notion で開く]({{Module 3 で返る Notion ページ URL}})"

Module 3 (Notion 起票) が返すページ URL を Slack 本文に差し込むと、通知から 1 クリックでタスクへ移動できます。

Step 5: 動作テストとスケジュール設定 (10 分)

1. 問い合わせ用アドレスにテストメールを送信
2. シナリオを「Run once」で手動実行し、Notion に 1 件起票されるか確認
3. Slack に通知が届くか確認
4. 問題なければトリガーのスケジュールを「Immediately」または「最短 1 分間隔」に設定して本番稼働

Make.com のスケジュール仕様はプラン依存です。詳細は Make.com シナリオスケジューリング 公式ヘルプ を確認してください。

次のセクションでは、導入前後でどれだけ運用が変わるかを編集部の試算で示します。

編集部によるシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は問い合わせ件数・チーム規模・現状の運用により変動します。

前提: 個人事業主または 5 名規模の事業者、月問い合わせ 150 件、現状はメールを目視確認して管理表へ手入力していると想定します。

費用感の整理は次のとおりです。

• 月コスト: Make.com Core $9 = 約 ¥1,400 (Notion / Slack 無料枠)
• 削減: 月 7 時間の転記作業 (時給換算 ¥2,000 で月 ¥14,000 相当)
• 効果: 問い合わせ取りこぼしの削減による失注防止

数値は事業者ごとに変動しますが、転記工数の削減だけでも投資の数倍を回収できる構造です。

失敗パターン

注意点 (法務・規約面)

• 個人情報保護法: 問い合わせには氏名・連絡先などの個人情報が含まれます。Make.com / Notion は海外データセンター運用のため、自社のプライバシーポリシーに外部サービス利用を明記してください
• Notion / Make.com の利用規約: メール内容を外部サービスへ転送・保存する運用が各社の規約に反しないか確認してください (Notion 公式、Make.com 公式)
• Gmail の自動処理: Google Workspace のデータ取り扱いポリシーに沿って運用してください

次のセクションで、つまずきやすい点への対処をまとめます。

トラブルシューティング

Q: 同じメールが二重に起票される

A: Watch Emails の処理位置 (last message ID) がリセットされると再取得が起きます。トリガーを再設定し、Notion 側で「メールアドレス + 受信日時」で重複検索する Router を挟むと安全です。

Q: Notion へ本文の全文が入らない

A: Notion のテキストプロパティには文字数制限があります。本文は冒頭 500 文字程度に切り、全文が必要なら Notion ページ本文 (ブロック) 側に追記する構成にしてください。

Q: クレジットを消費しすぎる

A: Watch Emails の Maximum を 10 → 5 に絞り、不要なモジュール (使っていない変数整形など) を削減してください。

まとめ

Gmail の問い合わせを Make.com で Notion に自動起票するだけで、メールの見落としによる対応漏れを構造的に防げます。月 約 ¥1,400 の投資で、受信箱は「通知」、Notion は「対応漏れの起きないタスク台帳」と役割が分かれます。

最大の効果は「受信した瞬間にタスク化される」こと。人間が受信箱を見張る必要がなくなり、個人事業主でも 5 名規模でも、約 60 分の構築で導入できます。

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出典・参考情報

• Make.com 公式サイト
• Make.com Pricing 公式
• Make.com シナリオスケジューリング 公式ヘルプ
• Notion 公式サイト
• Notion 公式 API リファレンス

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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