Make.comでNotionタスク→Gmail日次ダイジェスト自動送信 確認を効率化
Notion にタスクを溜めても、毎朝開いて確認しなければ意味がありません。Make.com で Notion のタスクを毎朝自動集計し、Gmail に「今日やること」を 1 通のメールで届ければ、Notion を開かずに優先順位が分かります。本記事では集計 → 整形 → 送信までを 1 シナリオで完結させる設計図を、約 50 分で組める手順として解説します。
- 毎朝決まった時刻に Make.com が Notion のタスクを検索し、本日締切・期限切れ・未着手を抽出
- 抽出結果を 1 通の HTML メールに整形し、Gmail から自分や担当者へ自動送信
- Notion を開く前に「今日の優先順位」がメールで把握でき、確認の手間を毎朝数分削減
- 月コストは Make.com Core 約 $9 + Notion 無料プランで実質 約 ¥1,400、個人事業主でも導入可能
編集長の見解 (Mira): タスク管理ツールの最大の落とし穴は「見に行かないと気づけない」点です。Notion は優秀な台帳ですが、能動的に通知してくれません。一方でメールは多くの経営者が 1 日に何度も開きます。「人がツールを見に行く」のではなく「ツールが人にメールで知らせに来る」設計へ反転させるだけで、確認漏れは激減します。月 1,400 円程度で「毎朝の確認」という習慣を自動化できる投資対効果 (ROI) は、士業や少人数チームほど大きいと考えます。
このレシピで解決する課題
Notion でタスクを管理していても、運用が定着しない事業者には共通の悩みがあります。
- 見に行く習慣が続かない: 毎朝 Notion を開くつもりが、忙しいと数日空く
- 優先順位が埋もれる: タスクが増えると「今日やるべきもの」が一覧から探しにくい
- 期限切れに気づかない: 締切を過ぎたタスクが赤字にならず、放置される
- チームへの共有不足: 担当者ごとの今日のタスクを朝礼で口頭共有していて手間がかかる
- モバイルで開きづらい: 外出先では Notion アプリより、届いたメールの方が確認が速い
これらは「Notion が悪い」のではなく「能動的に確認させる仕組みがない」ことが原因です。次のセクションでは、その仕組みを Make.com でどう組むかを全体像から示します。
全体フロー — 集計から送信まで
このレシピは「定時起動 → Notion 検索 → 整形 → Gmail 送信」の 4 ステップで完結します。Make.com の 1 シナリオに収まり、追加のサーバーやコードは不要です。
毎朝 1 回、Make.com が自動で実行します
ポイントは、Notion 検索の「フィルター条件」を正しく組むことです。次のセクションで、抽出する 3 区分の考え方を整理します。
抽出する 3 区分とフィルター設計
ダイジェストの価値は「全部送る」のではなく「今日見るべきものだけ送る」点にあります。編集部は以下の 3 区分での抽出を推奨します。
| 区分 | フィルター条件 | メールでの見せ方 |
|---|---|---|
| 期限切れ | 締切 < 今日 かつ ステータス ≠ 完了 | 🔴 最優先・赤見出しで先頭 |
| 本日締切 | 締切 = 今日 かつ ステータス ≠ 完了 | 🟡 本日中・中央に配置 |
| 未着手 | ステータス = 未着手 かつ 締切が今後 7 日以内 | ⚪ 予告・末尾にまとめる |
Notion の「データベースを検索」モジュールでは、これらの条件を「フィルター」で指定します。締切日の比較には Make.com の関数 now(現在時刻) や addDays(日数加算) を組み合わせます。
編集部のヒント: 最初から 3 区分すべてを作り込むと挫折しやすいので、まずは「本日締切」の 1 区分だけで動かしてください。動作確認できてから「期限切れ」「未着手」を足す方が、つまずく箇所を切り分けやすくなります。
3 区分が決まれば、あとは検索結果を 1 通のメール本文に組み立てるだけです。次のセクションで構築手順を時系列で示します。
構築手順 — 約 50 分のセットアップ
実際の構築を時系列で示します。Notion 側の準備が終わっていれば、Make.com の設定は 30 分程度です。
メール本文の差込では、タスクのタイトルや締切を {{タイトル}} {{締切}} のように Make.com のマッピング変数で埋め込みます。テキストアグリゲーターを使うと、複数件のタスクを 1 つの本文に連結できます。
導入の手応えを示すため、編集部のシミュレーションで前後比較を示します。
- Notion を開いて締切順に並べ替え
- 今日やるタスクを目視で拾う
- 担当者へ朝礼で口頭共有
- 確認漏れ・開き忘れが週数回
- 朝 8:00 にメールが届く
- 赤・黄・白の区分で優先度が一目瞭然
- 担当者にも同報メールで自動共有
- Notion を開かなくても把握可能
毎朝の確認作業を数分短縮し、開き忘れによる確認漏れを減らせます (効果は運用状況により異なります)
次のセクションでは、導入前に押さえておきたい失敗パターンと注意点を整理します。
編集部の警告 — つまずきやすい 3 点
便利なレシピですが、設計を誤ると「届かない」「内容がずれる」事故が起きます。編集部が特に注意すべきと考える点を挙げます。
警告 1: 日付の比較で時差に注意。Make.com の now は協定世界時 (UTC) を基準にする場合があります。日本時間の「今日」と判定するには、関数でタイムゾーンを調整するか、Notion 側のフィルターで日付を相対指定してください。深夜の境界で「本日締切」がずれる事故の多くはここが原因です。
警告 2: 検索結果 0 件のときの挙動。今日対応すべきタスクが無い日は検索結果が 0 件になり、空メールが届くことがあります。「結果が 0 件ならメールを送らない」分岐 (フィルター) を入れるか、本文に「本日対応すべきタスクはありません」と表示する設計にしておきましょう。
警告 3: 大量タスクで処理上限に注意。Notion のタスクが数百件を超えると、検索で取得する件数や Make.com の処理回数 (オペレーション) が増えます。フィルターで「今後 7 日以内」など範囲を絞り、無駄に全件を取得しない設計にしてください。
これらを踏まえれば、安定運用は難しくありません。続いて気になる料金を整理します。
料金 — 月コストの目安
このレシピに必要なサービスと、中小企業・個人事業主にとっての費用感を整理します。為替は 1 ドル約 155 円で換算した編集部の目安です。
| サービス | プラン | 月額目安 | 役割 |
|---|---|---|---|
| Make.com | Core | 約 ¥1,400 ($9) | シナリオ実行・スケジュール起動 |
| Notion | フリー / プラスプラン | ¥0 〜 | タスクデータベースの管理 |
| Gmail | 無料 / Google Workspace | ¥0 〜 | ダイジェストの送信元 |
毎朝 1 回の起動であれば、Make.com の無料プランでも月間オペレーション数の範囲に収まる可能性があります。複数の区分検索や同報送信で処理が増える場合は Core プランが安心です。正確な上限と最新料金は公式の料金ページで必ず確認してください。
編集部のヒント: まずは Make.com の無料プランで「本日締切だけを自分宛てに送る」最小構成から始め、運用が定着してから Core プランや同報送信に拡張すると、無駄なコストをかけずに導入できます。
料金の見通しが立ったところで、よくある質問に答えます。
よくある質問
導入前に寄せられやすい疑問を、編集部の見解としてまとめます。
- Q. プログラミングの知識は必要ですか？ A. 不要です。Make.com は画面上でモジュールをつなぐ操作が中心で、関数も日付計算など限定的な範囲で済みます。
- Q. 送信先を複数にできますか？ A. できます。Gmail の宛先に複数アドレスを指定するか、担当者ごとにフィルターを分けて個別送信する設計も可能です。
- Q. Notion 以外のタスク管理でも使えますか？ A. 考え方は同じです。Todoist や Google スプレッドシートでも「検索 → 整形 → メール送信」の構成で代替できます。
- Q. 送信時刻は変えられますか？ A. はい。スケジュールモジュールで任意の時刻・曜日に設定できます。週次のまとめ送信にも応用できます。
最後に、このレシピの位置づけを整理します。
まとめ
Notion のタスクを Make.com で毎朝集計し、Gmail でダイジェストとして自動送信するだけで、「人がツールを見に行く」運用を「ツールが人に知らせに来る」運用へ反転できます。月 約 ¥1,400 の投資で、Notion を開かなくても今日の優先順位がメールで届きます。
最大の効果は「確認の習慣を自動化できる」こと。開き忘れに左右されず、個人事業主でも少人数チームでも、約 50 分の構築で導入できます。
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出典・参考情報
Mira ／ AI経営ラボ 編集長
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