Make.comでGmail重要メール→Todoistタスク自動登録 メール管理を効率化
業種: 全業種 (士業/コンサル/小売/サービス業など個人事業主〜中小企業)
使用ツール: Make.com
難易度: ★★☆ 中
所要時間: 約 45 分
「あのメール、対応するつもりだったのに忘れていた」——受信トレイが to-do リスト代わりになっている経営者は少なくありません。本レシピは Make.com に Gmail を監視させ、重要メールだけを Todoist のタスクとして自動登録する仕組みを 45 分で構築します。やるべきメールの取りこぼしをなくし、受信トレイ整理にかけていた月 10 時間を削減する設計を、料金と注意点まで含めて示します。
- 初期費用 ¥0、月額 ¥1,500 程度 (Make.com Core のみ) で開始可能。Gmail も Todoist も無料プランで足りる
- シナリオ 1 本で「Gmail 新着監視 → 重要度フィルタ → Todoist タスク作成 → 既読/ラベル付け」までカバー
- 既存のメール運用を変えずに後付けできる「疎結合」設計。Gmail のラベルや星マークをそのまま判定条件に使える
- 編集部試算では受信トレイ管理が月 12 時間 → 2 時間 (-83%)、対応漏れ起因の機会損失も削減できる
編集部の見解: メール対応の本質的な問題は「届いた瞬間に対応できない案件が、受信トレイの中で埋もれていく」ことです。重要メールを人間が手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、結局やらなくなります。Make.com を使えば、特定の差出人・件名・ラベルに合致したメールだけを自動で抽出し、Todoist にタスクとして登録できます。月額 ¥1,500 から始められ、今のメール運用を一切変えずに導入できる点が、個人事業主や中小企業に向いています。
このレシピで解決する課題
メールを「受信箱に置きっぱなし」で管理している事業者に共通する問題を整理しました。
- 対応漏れ: 重要メールが新着メールに押し流され、返信や対応を忘れる
- 二重管理の手間: 重要メールを別途タスク管理ツールに手で転記する作業が発生
- 優先順位がつかない: 受信トレイ上では緊急の依頼も広告メールも同じ並び
- 担当の引き継ぎ漏れ: 「このメール対応した?」が口頭確認で、抜けが起きる
- 検索のしづらさ: 後から「あの案件のメール」を探すのに時間がかかる
メール 1 通あたりの確認・仕分けに 1-2 分かかると仮定すると、1 日 50 通受信する事業者なら毎日 30 分以上を受信トレイの整理に費やしている計算になります (編集部のシミュレーション)。
Make.com で 重要メールのタスク化 を自動化すれば、この手間と対応漏れを同時に減らせます。
完成形 (フロー図)
新着メールを Make.com が監視し、重要メールだけを Todoist タスクに自動変換
このフロー全体は Make.com のシナリオ 1 本で完結します。次のセクションでは必要なツールと費用感を整理します。
必要なツールと月額費用
| ツール | 役割 | 月額目安 |
|---|---|---|
| Make.com (中核) | 自動化シナリオ実行 | Core プラン ¥1,500 程度 |
| Gmail | メール受信・監視対象 | 無料 (Workspace なら ¥800〜) |
| Todoist | タスク管理・登録先 | 無料プラン or Pro ¥600 程度 |
合計の月額目安は ¥1,500-2,100。Gmail も Todoist も個人利用なら無料プランで十分なため、実質 Make.com の費用だけで運用できます。
Todoist の無料プランでも本レシピは動作します。ただし無料プランはアクティブなプロジェクト数や 1 プロジェクトあたりのタスク数に上限があるため、メール由来のタスクが多い事業者は Pro プラン (月 ¥600 程度) を検討してください。まずは無料で試し、足りなくなってから上げるのが堅実です。
なぜ Zapier ではなく Make.com か
Zapier でも同じ自動化は可能ですが、本ユースケースでは Make.com を推奨します。
- コストの伸びにくさ: Zapier はメール 1 通の処理ごとにタスク (実行回数) を消費し、受信量が多いと一気に枠を使います。Make.com は 1 オペレーション単位の課金で、同じ処理量でも安く収まる傾向があります
- フィルタ条件の柔軟さ: 「差出人ドメイン or 件名キーワード or 特定ラベル」といった複合条件を GUI で細かく組める
- エラー時のリトライ制御: Todoist 側の一時的なエラーで取りこぼさないよう、自動再試行を画面上で設定できる
ただし学習曲線は Zapier よりやや急なので、本記事の手順に沿って組むのが近道です。
設定手順 (45 分)
初回設定の所要時間と各ステップの概要
Step 1 詳細: Gmail の判定用ラベル
Gmail の左メニューから新しいラベルを 2 つ作成します。
| ラベル名 | 役割 |
|---|---|
| 要対応 | 自分でメールに付ける、または重要差出人に自動付与する判定タグ |
| タスク化済 | Make.com が処理後に付ける、二重登録を防ぐためのタグ |
「要対応」は Gmail のフィルタ機能で「特定ドメインからのメールに自動でラベルを付ける」よう設定しておくと、毎回手で付ける必要がなくなります。
Step 3 詳細: Gmail 新着監視モジュール
Make.com で新規シナリオを作成し、最初のモジュールに Gmail > Watch Emails を選択。
Connection: (自分の Gmail アカウント)
Folder / Label: 要対応 (Step 1 で作ったラベル)
Filter type: All emails
Maximum number of results: 10その後、シナリオ下部の Schedule 設定で実行間隔を指定します。
Run scenario: At regular intervals
Interval: 15 minutes15 分ごとに「要対応」ラベルの新着メールを最大 10 件取得する設定です。
Step 4 詳細: フィルタ条件
Gmail モジュールと Todoist モジュールの間に Filter を設置し、二重登録を防ぐ条件を入れます。
- 条件 A (ラベル未処理): メールに「タスク化済」ラベルが付いていない
- 条件 B (任意の重要度判定): 件名に「依頼」「請求」「至急」などのキーワードを含む (差出人で絞る場合は不要)
ラベルで既に絞っている場合は条件 A だけで十分です。件名キーワードで追加判定したい場合のみ条件 B を加えてください。
Step 5 詳細: Todoist タスク作成
Todoist > Create a Task モジュールを追加し、Gmail から取得した値をマッピングします。
Content (タスク名): 【メール対応】{{件名}}
Description (説明): 差出人: {{差出人}}
受信: {{受信日時}}
本文冒頭: {{本文の先頭200文字}}
Project: 受信箱 (or 任意のプロジェクト)
Due date: {{addDays(now; 2)}} ← 受信2日後を期日に
Priority: 2 (やや高)最後に Gmail > Add a Label モジュールを追加し、処理済みメールに「タスク化済」ラベルを付けて、同じメールが再びタスク化されるのを防ぎます。
フィルタの「タスク化済ラベルが付いていない」条件を入れ忘れると、15 分ごとの実行で同じメールが何度もタスク登録されます。Todoist が同じタスクで溢れる典型的な事故なので、Step 4 の条件 A は必ず設定してください。
編集部によるシミュレーション
以下は 編集部の試算 です。実際の効果はメール受信量・業務内容・現状の管理方法で変動します。 前提: 1 通あたりの仕分け・転記に 1.5 分、1 日 50 通受信、うち「要対応」が 10 通という個人事業主〜小規模事業者を想定。
- 受信トレイ仕分け・転記: 月 12 時間
- 重要メールの対応漏れ: 月 3-5 件
- タスク管理ツールへの転記: 手作業 (毎回)
- タスクの優先順位付け: 受信トレイ上では不可
- 受信トレイ仕分け・転記: 月 2 時間 (確認のみ)
- 重要メールの対応漏れ: 月 0-1 件
- タスク管理ツールへの転記: 自動 (Make.com)
- タスクの優先順位付け: Todoist で優先度・期日管理
月 10 時間の削減 (¥1,200/時換算で ¥12,000) - ¥1,500 (Make.com) = 月 ¥10,500 相当の改善 + 対応漏れ削減
投資対効果 (ROI):
- 投資: 月 ¥1,500 (Make.com Core)
- リターン: 月 10 時間の作業削減 (¥12,000 相当) + 対応漏れによる機会損失の削減
- 回収期間: 初月内
削減効果は「要対応メールの比率」で変わります。受信メールの大半が定型処理で済む事業者ほど効果は大きく、逆に 1 通ずつ熟読が必要な専門職 (士業など) では転記の手間だけが削減対象になります。導入後 1 ヶ月の数字で見極めてください。
失敗パターンとその回避
失敗 1: 監視ラベルを絞らず全メールを対象にする
「要対応」ラベルを使わず受信トレイ全体を監視すると、広告メールやメルマガまで Todoist に流れ込みタスクが氾濫します。判定ラベルか差出人条件で必ず絞り込むのが鉄則です。
失敗 2: 実行間隔が短すぎて Make.com の枠を消費する
実行間隔を 1 分にすると、新着が無くても毎分シナリオが起動し操作回数 (オペレーション) を無駄に消費します。メール対応は 15 分間隔で十分実用的です。緊急性が高い業務でも 5 分が下限の目安です。
失敗 3: Todoist の期日を設定せず、結局やらない
期日 (Due date) を空のままにするとタスクが「いつかやる」の山に埋もれます。受信から 2-3 日後など自動で期日を入れる設定にしておくと、Todoist の「今日」ビューに自然と上がってきます。
Make.com の無料プランは月 1,000 オペレーションまでです。15 分間隔 (1 日 96 回 × 月 30 日 = 2,880 回) では無料枠を超えるため、本レシピは Core プラン以上が前提になります。無料で試す場合は実行間隔を 1 時間に広げてください。
個人情報と運用ルール
メール本文には取引先名・金額・個人情報が含まれます。Todoist のタスク説明欄にメール本文をそのまま転記する設計のため、社内ルールとして以下を整備してください。
- Todoist のプロジェクト共有範囲を、メールを見てよいメンバーに限定する
- 機密性の高いメールは「要対応」ラベルではなく別運用にする (タスク化対象から外す)
- 退職者の Todoist アクセス権は速やかに削除する
これは Make.com 固有の論点ではなく、メール情報をクラウドのタスク管理ツールに連携する場合の一般的な注意点です。
トラブルシューティング (頻出)
Q: 新着メールが Make.com で取得できない
A: Watch Emails モジュールの接続アカウントと、ラベルの指定が正しいか確認してください。Gmail 側でラベル名を変更すると連携が外れます。
Q: 同じメールが何度もタスク化される
A: Step 4 のフィルタ条件「タスク化済ラベルが付いていない」が抜けている、または Step 5 のラベル付与モジュールが動いていない可能性が高いです。Make.com の実行履歴で各モジュールの結果を確認してください。
Q: Todoist にタスクは作られるが期日が入らない
A: Due date フィールドの式 ({{addDays(now; 2)}} など) が正しいか、Todoist 側のタイムゾーン設定が日本時間かを確認してください。
まとめ
Gmail の重要メールを Todoist タスクへ自動登録する仕組みは、業種を問わず効果が出やすい自動化テーマです。Make.com Core (¥1,500/月) と無料の Gmail・Todoist の組み合わせで、初期費用 0 円・45 分の設定で運用を開始できます。
受信トレイ整理の月 10 時間削減と、重要メールの対応漏れ防止は、初月内に投資を回収できる規模の改善です。今のメール運用を一切変えずに後付けできるため、導入リスクも限定的です。まずは「要対応」ラベルの設計から始めてみてください。
関連レシピ
- Zapier で Gmail の問い合わせを Google Sheets に自動転記する
- Zapier で受信フォームを Notion タスクに自動登録する
- Make.com で Notion とカレンダーを連携しスケジュール管理を自動化
出典・参考情報
Mira ／ AI経営ラボ 編集長
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