Make.comでNotionデータベース間を自動同期 情報の二重管理をなくすレシピ

「顧客の会社名が変わったのに、片方の台帳だけ古いまま」——同じ情報を複数の Notion データベースで手入力していると、いつか必ず食い違いが生まれます。Make.com を使えば、片方のデータベースの変更をもう片方へ自動で反映し、二重管理を仕組みで解消できます。本記事では、2 つの Notion DB を同期する設定を、約 40 分で組める手順として解説します。

• 案件DBと請求DB、営業DBと顧客DBのように「同じ情報を 2 か所で持つ」状態を Make.com で自動同期し、手入力の二重化をなくす
• 片方の DB でページが追加・更新されると、Make.com が対応する相手側ページを検索し、新規作成または更新して整合を保つ
• 月コストは Make.com Core $9 (約 ¥1,400) + Notion 無料プランで、個人事業主でも導入できる水準
• 「照合キー」を 1 つ決めることが成否を分ける。メールアドレスや案件IDなど一意な値を必ず用意する
• 設定は約 40 分、双方向にすると無限ループの危険があるため、まずは片方向同期から始めるのが安全

このレシピで解決する課題

Notion を業務で使い込むと、目的別にデータベースが増えていきます。その結果、次のような「二重管理」の問題が繰り返し起きます。

1. 同じ情報の二度入力: 新規顧客を営業DBに登録し、同じ内容を請求DBにも手で入力している
2. 更新漏れによる食い違い: 片方だけ住所や担当者を直し、もう片方が古いまま残る
3. 表記ゆれ: 同じ会社名が DB ごとに違う書き方になり、名寄せができない
4. どちらが最新か分からない: 2 つの台帳を見比べて、その都度どちらを信じるか判断している
5. 転記の手間: 重要な変更を手作業でもう片方にコピペする時間が積み重なる

これらは「人間が 2 か所を手で揃え続ける」運用が原因です。片方の DB を「正 (マスター)」と決め、変更を Make.com がもう片方へ自動反映すれば、二重入力そのものが消えます。

次のセクションでは、この用途で Make.com を選ぶ理由を整理します。

なぜ Make.com を選ぶか

Make.com 公式 は欧州発のノーコード自動化プラットフォームで、Zapier と並ぶ二大ツールの一角です。Notion DB 間の同期という用途で、当編集部が Make.com を推奨する理由は次のとおりです。

DB 同期では「相手側に既存ページがあるか検索し、あれば更新・なければ作成」という分岐が必要です。Make.com は Search モジュールと Router が標準で使えるため、この用途に向きます。料金は Make.com 公式 Pricing ページ で必ず確認してください。本記事執筆時点では Free $0 / Core $9 / Pro $16 という構成です。

Notion 側は Notion 公式 の無料プランで、個人利用や小規模チームなら十分に始められます。料金は改定の可能性があるため、契約前に必ず公式で確認してください。

次のセクションで、完成形の全体フローを図で確認します。

完成形 (フロー図)

このフローの肝は「02 の照合キー」と「03 の検索」です。照合キーが曖昧だと、同じレコードを二重に作ってしまい、かえって台帳が汚れます。

必要なツールとコスト

導入に必要なツールと、月額の目安を整理します。

合計目安は 月 ¥1,400 程度です。すでに Notion を無料プランで使っているなら、追加コストは Make.com の約 ¥1,400 だけで始められます。

次のセクションでは、Notion 側の準備と Make.com のシナリオ構築手順を時系列で示します。

設定手順 (約 40 分)

全体の流れを時系列で示します。各ステップは独立して動作確認できるよう分割しています。

Step 1: 同期する 2 つの DB と照合キーを決める (5 分)

まず「どちらを正とするか」と「何で突き合わせるか」を決めます。これが設計の核です。

照合キーは DB 内で重複しない一意な値を選びます。会社名は表記ゆれが起きるため、キーには不向きです。メールアドレスや、自分で採番した案件ID・顧客コードが安全です。

Step 2: Notion インテグレーションを作成し両 DB に共有 (5 分)

Notion 公式 の「Settings」→「Connections」から内部インテグレーションを作成し、トークンを控えます。作成手順は Notion 公式 API リファレンス に従ってください。

作成したインテグレーションを、同期する両方の DBの「Connections」に追加します。片方だけに共有すると、そのDBしか読み書きできず同期が片肺になります。

Step 3: Make.com で Notion を接続 (5 分)

1. Make.com 公式サイト からサインアップ (Free プランで開始可)
2. 「Create a new scenario」をクリック
3. Make の「Connections」で Notion 接続を追加し、Step 2 のインテグレーショントークンを登録

トークンの登録後、Make のモジュール設定でマスターDB・ミラーDBの両方が候補に表示されれば接続は成功です。

Step 4: 監視 → 検索 → 分岐 のシナリオ作成 (15 分)

Make.com で以下のモジュールを順に配置します。

[Trigger]
  Notion > Watch Database Items
    Database: 営業DB (マスター)
    Watch: Created and updated items
    Limit: 10

[Module 2]
  Notion > Search Objects (or Search Database Items)
    Database: 請求DB (ミラー)
    Filter: 照合キー(メール) が {{マスターのメール}} と一致

[Router]
  ├─ Route A (相手が見つからない = 新規)
  │    Filter: 検索結果が空
  │    [Notion > Create a Database Item]
  │      Database: 請求DB
  │      各プロパティ: {{マスターの値}} をマッピング
  │
  └─ Route B (相手が存在 = 更新)
       Filter: 検索結果が 1 件以上
       [Notion > Update a Database Item]
         Page ID: {{検索でヒットしたページID}}
         各プロパティ: {{マスターの値}} で上書き

トリガーは「Notion > Watch Database Items」でマスターDBの変更を検知します。次に Search モジュールで照合キーを使ってミラーDBを検索し、Router で「見つからなければ作成」「見つかれば更新」に分岐させるのが基本形です。

Step 5: 動作テストとループ対策 (10 分)

1. マスターDB (営業DB) にテスト用のレコードを 1 件追加
2. シナリオを「Run once」で手動実行し、ミラーDB (請求DB) に 1 件作成されるか確認
3. 同じレコードの値を変更して再実行し、二重作成されず「更新」されるか確認
4. 問題なければトリガーのスケジュールを設定して本番稼働

双方向 (お互いをマスターにする) 同期は、片方の更新がもう片方を更新し、それがまた元を更新する 無限ループを招きやすい設定です。まずは片方向 (マスター → ミラー) から始めるのが安全です。Make.com のスケジュール仕様はプラン依存のため、詳細は Make.com シナリオスケジューリング 公式ヘルプ を確認してください。

次のセクションでは、導入前後でどれだけ運用が変わるかを編集部の試算で示します。

編集部によるシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は同期するレコード件数・更新頻度・現状の運用により変動します。

前提: 個人事業主または 5 名規模の事業者、顧客・案件情報を 2 つの Notion DB で管理し、月間の新規・更新が 60 件、現状は片方に入力後もう片方へ手でコピペしていると想定します。

費用感の整理は次のとおりです。

• 月コスト: Make.com Core $9 = 約 ¥1,400 (Notion 無料枠)
• 削減: 月 3.5 時間の転記・突き合わせ作業 (時給換算 ¥2,000 で月 ¥7,000 相当)
• 効果: 台帳の食い違いによる請求ミス・連絡ミスの防止

数値は事業者ごとに変動しますが、転記工数の削減だけでも投資を上回る構造です。

失敗パターン

注意点 (法務・規約面)

• 個人情報保護法: 顧客DBには氏名・連絡先などの個人情報が含まれます。Make.com / Notion は海外データセンター運用のため、自社のプライバシーポリシーに外部サービス利用を明記してください
• Notion / Make.com の利用規約: DB の内容を外部サービス経由で処理する運用が各社の規約に反しないか確認してください (Notion 公式、Make.com 公式)
• バックアップ: 自動更新は既存の値を上書きします。本番導入前に、ミラーDBの現在の内容をエクスポートしておくと安全です

次のセクションで、つまずきやすい点への対処をまとめます。

トラブルシューティング

Q: 同じレコードが二重に作成される

A: Search モジュールの照合キー条件が正しく効いていない可能性があります。Make.com の実行履歴で Search の結果件数を確認し、Router の Filter が「検索結果が空か否か」で正しく分岐しているか見直してください。

Q: 更新が相手DBに反映されない

A: Notion インテグレーションがミラーDB側に共有されていない、または Update モジュールの Page ID マッピングが空の可能性があります。両DBへの接続共有と、検索結果のページIDが Update に渡っているかを確認してください。

Q: クレジットを消費しすぎる

A: Watch Database Items の Limit を絞り、実行間隔を必要以上に短くしないよう調整してください。1 レコードあたり検索・分岐で複数クレジットを使うため、更新頻度の低いDBは実行間隔を長めにするのが有効です。

まとめ

2 つの Notion データベースを Make.com で同期するだけで、情報の二重管理を構造的になくせます。月 約 ¥1,400 の投資で、片方を「正」と決め、もう片方は自動で追従する。担当者が 2 か所を手で揃える必要がなくなります。

成否を分けるのは「一意な照合キーを 1 つ決めること」と「まず片方向から始めること」の 2 点です。この 2 つさえ押さえれば、個人事業主でも 5 名規模でも、約 40 分の構築で台帳の食い違いから解放されます。

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出典・参考情報

• Make.com 公式サイト
• Make.com Pricing 公式
• Make.com シナリオスケジューリング 公式ヘルプ
• Notion 公式サイト
• Notion 公式 API リファレンス

Mira ／ AI経営ラボ 編集長

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