ZapierでHubSpot商談→Notion案件DB自動同期 二重入力を撲滅する設定
「HubSpot に入力した商談を、わざわざ Notion の案件表にも手で写している」——この二重入力こそ、転記ミスと残業の温床です。本レシピは HubSpot で商談を 1 件動かすだけで、Zapier が Notion の案件データベースへ自動同期する仕組みを 90 分で構築します。月 ¥3,000 程度で、営業とバックオフィスの転記作業を週 3 時間削減する編集部おすすめの設計です。
- 初期投資 ¥0、月額 ¥3,000 前後で開始可能 (Zapier Starter + HubSpot 無料 CRM + Notion 無料プラン)
- HubSpot で商談ステージを動かすだけで、Notion 案件データベースの該当行が自動で作成・更新される
- 「新規」「商談中」「受注」「失注」 などステージ別に Notion 側のステータスを自動で書き分けできる
- 編集部の試算では転記・突き合わせ作業が週 3-4 時間削減、月換算で約 13-16 時間の余裕創出
- 担当 1 名でも 90 分で構築可能、プログラミング知識は不要
編集長の見解: HubSpot は営業が使い、Notion はバックオフィスやプロジェクト管理で使う——この「ツールの分断」 が、中小企業で二重入力を生む典型パターンです。営業が商談を進めるたびに、誰かが Notion の案件表へ手作業で写し、写し忘れや数字のズレが起きます。Zapier で両者をつなげば、営業の自然な操作 (商談ステージの更新) が、そのまま Notion 側の最新状態になります。月 ¥3,000 で「転記専任の事務担当」 を 1 人雇うのと同じ効果が得られ、しかも入力ミスをしません。
このレシピで解決する課題
中小企業 (従業員 ~50 名) や個人事業主の営業・案件管理でよく見かける手作業を整理します。
- 二重入力: HubSpot に入れた商談を、Notion の案件表やプロジェクト管理にもう一度手で写す
- 転記ミス: 金額や顧客名の写し間違い、ステージ更新の写し忘れで数字が合わなくなる
- 更新の遅延: 営業は HubSpot を更新したが、Notion 側は数日遅れの古い情報のまま
- 情報の分断: 営業は HubSpot、納品チームは Notion を見ており「今どの案件がどの段階か」 を全員が把握できない
- 属人化: 転記担当が休むと案件表の更新が完全に止まる
少人数チームでは、こうした転記・突き合わせ作業に 週 3-5 時間 を割いているケースが一般的です。その大半は「HubSpot の内容を Notion に写すだけ」 の定型作業であり、自動化に最も向いています。
完成形 (フロー図)
HubSpot で商談を作成・更新すると、Zapier がステージを判定し Notion の案件データベースへ自動で反映
このフローの肝は、HubSpot の「商談ステージ」 を判定して Notion 側のステータスを書き分ける点です。次のセクションでは、構築に必要なツールと費用を一覧で示します。
必要なツール
| ツール | プラン | 月額 | 役割 |
|---|---|---|---|
| Zapier | Starter | 約 ¥3,000 ($19.99) | 自動化エンジン |
| HubSpot | 無料 CRM | ¥0 | 商談・顧客管理 (営業側) |
| Notion | Free / Plus | ¥0 〜 約 ¥1,650 | 案件データベース (社内共有側) |
合計: 月 ¥3,000 〜 ¥4,650 程度 で開始できます。HubSpot は無料の顧客管理 (CRM) を提供しており[出典]、商談 (取引) 管理は無料プランでも利用できます。Notion も無料プランがあり、少人数なら案件データベースを十分運用できます[出典]。Zapier Starter は月 750 タスクまで自動化を実行でき[出典]、月 100-200 件の商談更新にも余裕で対応します。
まず無料で試したい場合
Zapier には無料プラン (月 100 タスク・2 ステップまで) があります。まずは「HubSpot で商談更新 → Notion に行追加」 の 2 ステップだけを無料プランで試し、効果を確認してから Starter に切り替える進め方が、編集部のおすすめです。
設定手順 (90 分)
Notion で新規データベース「案件管理」 を作成し、以下のプロパティ (列) を用意します。
- 案件名 (タイトル)
- 顧客名 (テキスト)
- 金額 (数値)
- ステータス (セレクト): 新規 / 商談中 / 受注 / 失注
- HubSpot商談ID (テキスト): 重複作成を防ぐ照合用の鍵
- 最終更新日 (日付): Zapier が自動で書き込む列
この「HubSpot商談ID」 列が、後のステップで「既存の案件を更新するか、新規に作るか」 を見分ける決め手になります。
HubSpot の「取引 (商談)」 で使っているパイプラインのステージ名を確認します。標準では「アポイント設定」「契約締結」 などのステージがあります。
- Notion の「ステータス」 とどう対応させるかを、紙でよいので 1 対 1 で書き出す
- 例: HubSpot「契約締結」 → Notion「受注」、HubSpot「失注」 → Notion「失注」
この対応表を先に決めておくと、後の分岐設定が迷わず進みます。
Zapier で新しい Zap を作成し、Trigger (きっかけ) を設定します。
- App に HubSpot を選択
- Event に 「New Deal」 または 「Updated Deal」 を選択 (商談の作成・更新を検知)
- HubSpot アカウントを接続し、テスト商談で正しく検知されるか確認
更新も拾いたい場合は「Updated Deal」 を選びます。これでステージを動かすたびに Zap が動きます。
同じ商談で 2 回行が増えるのを防ぐため、Notion で「Find Database Item」 を追加します。
- 検索条件: Notion の「HubSpot商談ID」 列 = HubSpot の商談 ID
- 「見つからなければ新規作成する」 オプションを有効にする
この一手間で、同じ商談を何度更新しても Notion の行は 1 つに保たれます。
Notion の「Create Database Item」 または「Update Database Item」 を追加し、HubSpot の値を各プロパティへ差し込みます。
- 案件名・顧客名・金額・HubSpot商談ID を HubSpot 側の項目から差し込む
- ステータスは、Step 2 の対応表どおりに HubSpot ステージから変換して入れる
- 最終更新日には実行日時を入れる
差し込み項目は Zapier の画面から選ぶだけで、コードを書く必要はありません。
HubSpot でテスト商談を 1 件作り、Notion に正しく行が作られるかを確認します。
- 新規商談 → Notion に新しい行ができるか
- 同じ商談のステージを変更 → 同じ行が更新されるか (行が増えないか)
- 問題なければ Zap を ON にして本番運用開始
設定が完了すれば、あとは営業が普段どおり HubSpot を更新するだけで、Notion の案件表が常に最新に保たれます。次のセクションでは、削減できる工数を編集部の試算で示します。
Mira のシミュレーション (期待効果の試算)
以下は 編集部による試算 です。実際の効果は事業内容・案件数により変動します。
前提: 月の新規商談 40 件、ステージ更新 80 回、手動転記 1 件あたり平均 3 分と想定します。
- Notion 案件表の鮮度: 数日遅れ (古い情報が混在)
- 転記ミス発生率: 月数件 (金額・名前の写し間違い)
- ステージ更新の反映: 手動・写し忘れあり
- 転記・突き合わせ時間: 週 3-4 時間
- 情報共有: 営業と社内で食い違い
- 合計: 週 3-4 時間 / 月 13-16 時間
- Notion 案件表の鮮度: 商談更新の直後に自動反映
- 転記ミス発生率: ほぼ 0 (機械が転記)
- ステージ更新の反映: 自動・写し忘れなし
- 転記・突き合わせ時間: 週 0.5 時間 (例外対応のみ)
- 情報共有: 全員が同じ最新状態を参照
- 合計: 週 0.5 時間 / 月 約 2 時間
編集部の試算: 転記作業を週 3 時間以上削減。月 ¥3,000 の投資で月 11-14 時間分の余裕を創出 (時給 ¥2,000 換算で月 ¥2-3 万円相当)
週 3 時間という削減幅は、編集部が複数の小規模事業者の案件管理作業量から導出した範囲です。商談件数が多い事業ほど削減効果は大きくなります。
編集部の警告 ⭐ CRM 連携自動化の落とし穴
失敗パターン 1: 「重複行が止まらなくなる」
商談を更新するたびに Notion へ新しい行が増えてしまう事故が頻発します。これは Step 4 の「Find (既存行検索)」 を省いたときの典型です。必ず HubSpot 商談 ID を照合鍵にして既存行を検索し、「見つからなければ作成」 の設定を入れてください。
失敗パターン 2: 「ステージ名の対応がズレて全部が新規になる」
HubSpot のステージ名を後から変えると、Notion 側の変換ルールとズレてステータスが空欄や誤りになります。ステージ名を変更したら必ず Zap の分岐設定も合わせて見直す 運用を決めておきましょう。Step 2 の対応表を Notion に残しておくと安心です。
失敗パターン 3: 「顧客情報の取り扱いが無防備になる」
商談データには顧客名や連絡先など個人情報が含まれます。HubSpot・Zapier・Notion をまたいで連携する以上、アクセス権限の最小化と退職者アカウントの即時無効化 が必須です。個人情報保護法の趣旨に沿って、誰がどのデータを見られるかを定期的に棚卸ししてください。
補助金活用 (編集部の提案)
IT 導入補助金 2026 が使える可能性
営業 DX として HubSpot + Zapier + Notion のセット導入は IT 導入補助金 (補助率 1/2) の対象になり得ます。ただし対象 IT ツールとして登録された組み合わせかどうかの確認が必要です。IT 導入補助金 2026 の詳細はこちら から、自社が対象かを判定してください。
小規模事業者持続化補助金も視野に
個人事業主や小規模事業者であれば、案件管理の仕組み化を販路開拓の取り組みとして 小規模事業者持続化補助金 に組み込める場合があります。営業プロセスの改善と合わせて計画すると採択 (申請が通ること) の説明がしやすくなります。
関連レシピ
- Zapier で HubSpot 商談を Gmail フォローに自動連携
- Zapier で HubSpot 取引を Google スプレッドシートに自動蓄積
- Zapier で Stripe 決済を Notion に自動記録する
- Zapier で Slack の依頼を Notion タスクに自動登録
よくある質問
Q. HubSpot の無料プランでも連携できますか。 A. はい。商談 (取引) の作成・更新は無料 CRM でも扱え、Zapier の HubSpot 連携も利用できます。台数や項目の制限が増えたら有料プランを検討してください。
Q. Notion のページが二重に増えてしまいます。 A. Step 4 の「Find Database Item」 で HubSpot 商談 ID を照合鍵にしていないことが原因です。照合鍵を設定し「見つからなければ作成」 にすると、行が 1 つに保たれます。
Q. 双方向 (Notion → HubSpot) も同期できますか。 A. 可能ですが、両方向の自動更新は「どちらが正」 かで衝突しやすくなります。まずは HubSpot → Notion の一方向から始め、運用が安定してから検討するのが安全です。
Mira ／ AI経営ラボ 編集長
Zapier を無料で試す → ※ PR・アフィリエイトリンクを含みます