整骨院・整形外科の予約管理を Zapier で自動化 — 受付の電話対応を週 8 時間削減する SMS リマインド設計

整骨院・整形外科の受付業務でもっとも重い負荷は「電話での予約変更対応」と「前日リマインド架電」、そして「カルテ前処理の手作業」です。本レシピは Zapier を中心に、Web 予約 → SMS / LINE リマインド → カルテ前処理メモまでを自動化し、受付スタッフの週 8 時間を施術補助・接遇に振り向けるための具体設計を、ツール料金と注意点まで含めて示します。

• 初期投資 ¥0、月額 ¥5,500-8,500 程度 (Zapier + Calendly + Twilio SMS 従量課金) で開始可能
• Zap 5 本で「Web 予約受付・SMS リマインド・無断キャンセル候補通知・保険証期限通知・問診票事前配信」までカバー
• 整骨院 / 整体院 SaaS (RIPICLE / スリーズプロ / カルッテ 等) や整形外科向け予約 (メディカル革命 byGMO 等) と「並行運用」する前提で、SaaS 側のオプション料金を Zapier で代替
• 柔道整復師法・療養費受領委任・個人情報保護法の取扱いに関する院内規程整備が前提

このレシピで解決する受付業務の課題

整骨院 (1〜3 ベッド規模) と整形外科クリニック (リハビリ枠あり) で頻発する手作業を整理しました。施術中・診察中に電話を取らざるを得ない構造が、受付スタッフの集中力を最も奪っています。

1. 電話予約の取次ぎ: 施術 / 診察中に鳴る電話を中断して受け、紙の予約表に転記
2. 予約確認の架電: 翌日来院予定の患者へ前日リマインド電話
3. 無断キャンセル後の埋戻し: 当日キャンセル枠を別患者へ電話で打診
4. 保険証期限切れの確認: 月初の保険証提示お願いを口頭で繰り返す
5. 問診票・同意書の事前回収: 新患の問診票を初回来院時に紙で記入してもらい受付が手入力
6. リハビリ予約の重複チェック: 整形外科では理学療法士ごとの担当枠を間違えやすい

中小整骨院・整形外科では受付 1 名あたり 週 10-15 時間 をこれらの定型業務に費やすケースが珍しくありません。Zapier は、Web 予約フォーム・SMS・LINE・スプレッドシートを糸でつなぐことで、この定型業務の大半を自動化できます。

完成形 (フロー図)

このフローで「受付の電話業務」が完全消失するわけではありません。高齢患者の電話予約や急患対応は残ります。狙いは 若年〜中年層の予約 / 変更 / リマインド業務をゼロ化 し、受付の集中時間を確保することです。

業界の SaaS 構造を理解する (参考整理)

整骨院・整形外科の予約 SaaS は、対象業種で大きく 2 系統に分かれます。本レシピは「どれを選んでも Zapier で補完可能」という前提で設計しています。

このうち 料金体系を公開しているのはカルッテ (月¥9,800〜) のみで、他は問い合わせ見積りが基本です。Zapier + Twilio + Calendly で月¥5,500-8,500 という本レシピの構成は、SaaS の有料オプションを丸ごと買う前段階の「お試し DX」として現実的なボリュームです。

必要なツールと料金 (2026-05 時点)

合計 (200 患者 / 月、リマインド 2 通想定): 月 ¥5,500-8,500 程度 (為替により変動)。整骨院 SaaS / 整形外科 SaaS を導入済みの院では、SMS / LINE オプションを追加するより本レシピで補完するほうが安価に始められるケースが多いと編集部は判断しています。料金は各社公式情報源を必ず確認してください。

このコスト感を踏まえて、次は実際の Zap を 5 本組み立てます。

設定手順 (90 分)

Step 1: Calendly で予約フォームを設置 (15 分)

整骨院は「初回 (60 分)」「定期施術 (30-45 分)」「保険診療継続」、整形外科は「初診」「再診」「リハビリ」など、メニューで時間枠が異なります。Calendly の Event Type をメニュー単位で作成します。

• 整骨院 初回: 60 分枠、問診票 URL を自動返信に同梱
• 整骨院 定期施術: 45 分枠、担当施術者固定の場合は Round Robin OFF
• 整形外科 リハビリ: 30 分枠、理学療法士単位でカレンダー分離
• 保険診療確認: 月初は保険証確認の備考を自動付与

予約完了後の確認メールには、当院の住所・駐車場案内・キャンセルポリシー・保険証持参のお願いを必ず記載します。

Step 2: Google Sheets で予約 DB を構築 (10 分)

[Reservations] シート: 予約日時 / 患者名 / 電話 / 診療メニュー / 担当 (柔整師 / 医師 / PT) / 状態 (予約済 / 来院済 / キャンセル / 無断キャンセル)

[Patients] シート: 患者 ID / 氏名 / 電話 / メール / 保険証期限 / 連絡方法希望 (SMS / LINE / 電話) / 受領委任同意有無 / 備考

連絡方法希望列は、後段の Zap で SMS / LINE を出し分けるための重要なキーになります。整骨院は 療養費受領委任の同意書 列を別途持つことを推奨します。

Step 3: Zap A — Calendly 予約 → Sheets 追加 + 即時 SMS 確認 (20 分)

• Trigger: Calendly “Invitee Created”
• Action 1: Google Sheets “Create Spreadsheet Row” — Reservations シートに追記
• Action 2: Google Sheets “Lookup Spreadsheet Row” — Patients シートで連絡方法を取得 (新患は SMS デフォルト)
• Action 3: Filter — 連絡方法 = SMS の場合のみ次へ
• Action 4: Twilio “Send SMS to a number” — 受付完了テンプレ

例 (SMS 文面、全角換算で 70 字以内に収める):

[患者名]様 [診療メニュー]のご予約承りました。
日時: 5/15(木) 14:00
[院名] (https://maps.app.goo.gl/...)
変更/キャンセル: [Calendly URL]

LINE 経路の場合は Action 4 を「LINE 公式アカウント Messaging API」に差し替えます。LINE Notify は提供終了済み (2025 年 3 月末) のため、Messaging API の利用が必須です。

Step 4: Zap B — 前日 SMS / LINE リマインド (15 分)

• Trigger: Schedule by Zapier (毎日 16:00)
• Action 1: Google Sheets “Lookup Spreadsheet Rows” — 翌日予約を抽出
• Action 2: Looping by Zapier — 1 件ずつ処理
• Action 3: Filter — 状態 = 「予約済」のみ
• Action 4: Twilio “Send SMS” or LINE Messaging API

例 (SMS 文面):

[患者名]様 明日のご予約のご確認です。
[院名] 14:00 [診療メニュー]
保険証ご持参ください。
お変更は前日 18 時までに [Calendly URL]

Step 5: Zap C — 当日無断キャンセル候補通知 (15 分)

• Trigger: Schedule by Zapier (毎日 19:00)
• Action 1: Sheets “Lookup Spreadsheet Rows” — 本日予約 + 状態が更新されていない (受付スタッフが「来院済」を入力していない) 行を抽出
• Action 2: Filter — 該当者がいる場合
• Action 3: Slack “Send Channel Message” — 「無断キャンセル候補」リストを院長 / 主任に通知
• Action 4: 翌営業日 10:00 にフォローアップ SMS の下書きを Sheets に追記 (送信判断は人間)

無断キャンセルへの自動 SMS は、誤検知 (来院済のステータス入力漏れ) のリスクがあるため、本レシピでは「下書きを生成してスタッフが送信判断」とする半自動化を推奨します。

Step 6: Zap D — 保険証期限切れ事前通知 (10 分)

• Trigger: Schedule by Zapier (毎月 25 日)
• Action 1: Sheets “Lookup Spreadsheet Rows” — 翌月で保険証期限を迎える患者を抽出
• Action 2: Twilio “Send SMS”

例 (SMS 文面):

[患者名]様 来月の受診時、新しい保険証のご提示をお願いします。
[院名]

Step 7: Zap E — 新患の問診票・同意書 URL 自動配信 (5 分)

• Trigger: Calendly “Invitee Created” with Event Type = 初診 / 整骨院 初回
• Action 1: Email by Zapier — Google Forms の問診票 URL + (整骨院は) 受領委任同意書 PDF を自動送信
• Action 2: Forms 回答時に Sheets へ記録 (Forms 標準機能で自動)

ここまでで 5 本の Zap が完成し、受付電話の大半がデジタル経路に移ります。次のセクションでは編集部による工数試算で削減効果を可視化します。

編集部のシミュレーション (期待効果の試算)

以下は 編集部による試算 です。実際の効果は患者数・既存業務体制・スタッフ熟練度・地域の高齢化率により変動します。

前提: 1 ベッド規模の整骨院または医師 1 名 + PT 2 名の整形外科、月間予約 250 件、現状は電話予約 + 紙予約表 + 手動架電リマインドを想定。

加えて、SMS リマインドによる無断キャンセル率の改善が期待できます。具体数値は院・診療内容・患者層で大きく変動するため、本レシピでは試算に含めず、効果検証は導入後 3 ヶ月のログ (Sheets の「無断キャンセル」状態の月次推移) で判断することを推奨します。

このシミュレーションを踏まえて、次は失敗パターンを 4 つ列挙します。最初の 1 ヶ月で躓くポイントを先回りで潰してください。

編集部の警告

警告を踏まえれば次は補助金です。設備投資としての DX は、補助金の対象になり得ます。

補助金活用 (編集部の提案)

よくある質問

Q. 整骨院・整形外科向け予約 SaaS (RIPICLE / メディカル革命 byGMO 等) があるのに、なぜ Zapier?

編集部の答え: 各 SaaS は予約・カルテ・LINE 連携で強力ですが、SMS リマインドは別オプションで追加料金が発生し、料金は問い合わせ見積りが基本です。月 200-400 予約規模、かつ SaaS のオプションを使うほどの予算がない院では、Zapier + Twilio の方が 安価に始められて拡張も柔軟 です。SaaS 側に CSV エクスポートや API があれば、SaaS と Zapier の併用も可能です。

Q. SMS 送信のコストは?

編集部の答え: Twilio の SMS 国内送信は、国内番号からの送信で 1 通 $0.12 (約 ¥18)、国際番号からの送信で 1 通 $0.089 (約 ¥13)、これに電話番号の月額料金 (国際番号で $1.15/月) が加わります (2026 年時点、為替・キャリアにより変動。最新料金は Twilio 公式 を確認)。月 250 予約 × リマインド 2 通 = 約 500 通で SMS 費は概算 ¥6,500-9,000 程度。LINE 公式アカウント (コミュニケーションプラン 月 200 通無料) を併用すると更に圧縮できます。

Q. 高齢患者で SMS や Web 予約が使えない場合は?

編集部の答え: 本レシピは「電話予約をゼロにする」ものではありません。Patients シートに「連絡方法希望」列を持たせ、電話希望の患者には従来通り電話対応・受付スタッフが Sheets に手入力する運用にしてください。整骨院・整形外科は高齢患者比率が高めなので、本レシピが効くのは中年層・若年層の予約管理であり、結果として全体工数を 60-80% 削減することが現実的なゴールです。

Q. リハビリ予約は理学療法士ごとに枠が違うが対応できる?

編集部の答え: Calendly の Event Type を理学療法士単位で作成し、各 PT の Google カレンダーと連携することで分離可能です。Round Robin 機能を OFF にして「指定 PT 固定」運用にすると、患者の「いつもの先生」希望にも応えられます。ただし急患や治療計画変更による枠調整は手動で残ります。

Q. 院長や受付スタッフの PC スキルが心配

編集部の答え: 初期設定 (90 分) は院外の業務委託 (Zapier 設定代行や医療系 IT サポート企業) に依頼する選択肢が現実的です。運用フェーズは「Sheets で来院済をチェック入力する」だけなので、受付スタッフの負担はむしろ減ります。

拡張アイデア

• キャンセル枠の自動公開: キャンセル発生 → 待機リスト患者へ自動 SMS 打診
• 次回検診リコール: 前回来院から 3 ヶ月経過患者へ自動 SMS (整骨院は定期通院離脱防止に有効)
• 自費メニュー育成: Zapier + メールマーケで保険診療終了患者へ自費メニュー案内
• 院長向け週次ダッシュボード: 予約数 / キャンセル率 / 自費比率 / 保険診療月数を Looker Studio で可視化

関連レシピ

• 歯科医院の予約管理を Zapier で自動化
• Zapier で学習塾の入退室管理・保護者連絡を自動化
• Make.com で整体院の LINE 予約を自動化

まとめ

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整骨院・整形外科の受付業務は、月¥5,500-8,500 程度の投資で 週 7-8 時間 (月 30 時間相当) の業務削減が現実的に可能です。導入工数 90 分、運用負荷ほぼゼロ。Zapier + Twilio + Calendly は「整骨院 SaaS / 整形外科 SaaS の代替」ではなく「SaaS の補完 / 段階導入の最初の一歩」として有効です。

予約・リマインド・無断キャンセル候補抽出を自動化することで、受付スタッフは 施術補助 / 接遇 / 自費メニュー提案 / リコール架電 等の付加価値業務に時間を再配分できます。患者体験の向上とスタッフ満足度の両立を、月 1 万円未満の投資から始めてください。

出典・参考情報

• Zapier 公式 — https://zapier.com/
• Zapier × Twilio Integrations — https://zapier.com/apps/twilio/integrations
• Twilio SMS Pricing (Japan) — https://www.twilio.com/ja-jp/sms/pricing/jp
• Calendly 公式 — https://calendly.com/
• LINE 公式アカウント 料金プラン — https://www.lycbiz.com/jp/service/line-official-account/plan/
• RIPICLE (リピクル) — https://ripicle.com/osteopath/
• スリーズプロ (Threease Pro) — https://reserve.threease.com/
• カルッテ — https://kartte.jp/
• メディカル革命 byGMO 製品情報 — https://medical-reserve.co.jp/products
• メディカル革命 byGMO SMS リマインダー — https://medical-reserve.co.jp/products/sms
• メディカル革命 byGMO 整形外科導入事例 — https://medical-reserve.co.jp/category/voice/seikei
• 中小企業庁 IT 導入補助金 — https://www.it-hojo.jp/
• 中小企業庁 小規模事業者持続化補助金 — https://r3.jizokukahojokin.info/

本記事の数値・事例のうち、「編集部のシミュレーション」「編集部の提案」と明示された箇所は編集部による試算・推論です。実際の効果は事業特性により変動します。事実関係 (機能・料金) は各社公式情報源を確認のうえご判断ください。

編集長 Mira ／ AI経営ラボ 本記事は 2026-05-06 時点の情報です。料金・機能は各社公式情報を最新でご確認ください。

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